Info
Dit artikel maakt deel uit van de volledige documentatie over 'Externe agenda-integratie (Outlook/Google Calendar)'. Bekijk het volgende artikel voor een volledig overzicht: Externe agenda-integratie (Outlook/Google Calendar)
- Reserveringsscenario's maken voor Microsoft Exchange
- Reserveringsscenario's maken voor Google Calendar
- No-show via automatisering
- Lopende reservering eerder beëindigen
- Reservering annuleren
- Goed om te weten
- Meer informatie
De integratie tussen Workplace en externe agenda's (Outlook/Google Calendar) maakt gebruik van een ruimtegerichte aanpak. Hierbij ligt de nadruk op de ruimteagenda (postvak), waarvoor volledige toegang tot de postvakken van reserveringsruimten vereist is. Reserveringen die in Workplace worden gemaakt, worden toegevoegd aan de ruimteagenda en gebruikers worden als deelnemers uitgenodigd.
Hieronder worden verschillende scenario's beschreven die laten zien hoe de ruimtegerichte aanpak werkt bij het maken en bijwerken van reserveringen vanuit Workplace naar Microsoft Exchange of Google Calendar, en omgekeerd.
Info
Binnen Spacewell gebruiken we de volgende terminologie om snel aan te geven waar een reservering is gemaakt:
- Een 'uitgaande' reservering wordt gemaakt in een van de Workplace-touchpoints en gesynchroniseerd met Microsoft Exchange/Google Calendar.
- Een 'inkomende' reservering wordt gemaakt in Microsoft Exchange/Google Calendar en gesynchroniseerd met Workplace.
Reserveringsscenario's maken voor Microsoft Exchange
Reservering maken in Workplace - gesynchroniseerd met Outlook
Er wordt een nieuwe reservering gemaakt in een van de Workplace-touchpoints.
De reservering wordt gesynchroniseerd met Outlook. De ruimteagenda wordt de organisator van de reservering en de aanvrager wordt als deelnemer toegevoegd:
Omdat de oorspronkelijke aanvrager als deelnemer wordt toegevoegd aan de reservering in de ruimteagenda, ontvangt de aanvrager een e-mail om de reservering te accepteren, te weigeren of voorlopig te accepteren:
De reservering kan alleen worden bewerkt of geannuleerd vanuit Workplace.
Opmerking
Als er geen andere deelnemers worden toegevoegd, is de aanvrager de enige deelnemer aan de reservering. Als de aanvrager besluit de reservering te weigeren (zijn eigen reservering die in Workplace is gemaakt), blijft de reservering in de agenda van de ruimte staan.
Reservering maken in Outlook - gesynchroniseerd met Workplace
Er wordt een nieuwe reservering gemaakt in Outlook. De ruimteagenda wordt aan de reservering toegevoegd.
De reservering wordt gesynchroniseerd met Workplace. De gebruiker die de reservering in Outlook heeft gemaakt, wordt de aanvrager in Workplace. De ruimte wordt aan de reservering toegevoegd.
Info
De knop 'Reserveringsdetails bewerken' is zichtbaar, maar er kunnen geen daadwerkelijke wijzigingen worden aangebracht aan de toekomstige reservering in de Workplace-app.
Info
Er zijn geen opties beschikbaar om de reservering te wijzigen of te annuleren in Workplace.
Info
Als de gebruiker de reservering probeert te wijzigen in Asset, krijgt deze een foutmelding:
De gebruiker kan de reservering annuleren. Hierdoor wordt de reservering geannuleerd in Workplace. In Outlook wordt de reservering uit de ruimteagenda verwijderd, waardoor de ruimte weer beschikbaar is. De reservering blijft in de gebruikersagenda in Outlook staan totdat de gebruiker deze in Outlook verwijdert.
Reserveringsscenario's maken voor Google Calendar
Reservering maken in Workplace - gesynchroniseerd met Google Calendar
De nieuwe reservering wordt gemaakt in een van de Workplace-touchpoints:
De reservering wordt gesynchroniseerd met Google Calendar. De ruimteagenda wordt de organisator van de reservering en de aanvrager wordt als gast (deelnemer) toegevoegd:
Omdat de oorspronkelijke aanvrager als gast aan de reservering van de ruimte wordt toegevoegd, ontvangt de aanvrager een e-mail om de reservering te accepteren (Ja), te weigeren (Nee) of voorlopig te accepteren (Misschien):
De reservering kan alleen worden bewerkt of geannuleerd vanuit Workplace.
Opmerking
Als er geen andere deelnemers worden toegevoegd, is de aanvrager de enige deelnemer aan de reservering. Als de aanvrager besluit de reservering te weigeren (zijn eigen reservering die in Workplace is gemaakt), blijft de reservering in de agenda van de ruimte staan.
Reservering maken in Google Calendar - gesynchroniseerd met Workplace
De nieuwe reservering wordt gemaakt in Google Calendar. De ruimteagenda wordt aan de reservering toegevoegd.
De reservering wordt gesynchroniseerd met Workplace. De gebruiker die de reservering in Google Calendar heeft gemaakt, wordt de aanvrager in Workplace. De ruimte wordt aan de reservering toegevoegd.
Info
De knop 'Reserveringsdetails bewerken' is zichtbaar, maar er kunnen geen daadwerkelijke wijzigingen worden aangebracht aan de toekomstige reservering in de Workplace-app.
Info
Er zijn geen opties beschikbaar om de reservering te wijzigen of te annuleren in Go.
Info
Als de gebruiker de reservering probeert te wijzigen in Asset, krijgt deze een foutmelding:
De gebruiker kan de reservering annuleren. Hierdoor wordt de reservering geannuleerd in Workplace. In Outlook wordt de reservering uit de ruimteagenda verwijderd, waardoor de ruimte weer beschikbaar is. De reservering blijft in de gebruikersagenda in Outlook staan totdat deze in Outlook wordt verwijderd.
No-show via automatisering
Een actieve automatisering kan automatisch een ruimte vrijmaken als de gebruiker die de ruimte heeft gereserveerd niet komt opdagen. Deze afwezigheid wordt gedetecteerd met een bezettingssensor. Zie Workplace Automation voor meer informatie.
In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat er in de eerste 15 minuten na de start van de reservering geen bezetting wordt gedetecteerd. In dat geval wijzigt de automatisering automatisch de reserveringsstatus in 'no-show' in Asset:
- Een 'no-show'-update voor een reservering die afkomstig is uit Spacewell, wordt beschouwd als een 'normale' update, omdat de update afkomstig is van dezelfde bron als waar de reservering is gemaakt.
- Een 'no-show'-update voor een reservering die afkomstig is van het externe platform, wordt beschouwd als een 'speciale' update, omdat de update (afkomstig van Workplace) niet afkomstig is van dezelfde bron als waar de reservering is gemaakt (Outlook/Google Calendar).
Voor reserveringen die in Outlook/Google Calendar zijn gemaakt:
De sensor in de ruimte detecteert binnen de eerste 15 minuten na de start van de reservering geen bezetting. Hierdoor wordt de automatisering geactiveerd om de reserveringsstatus in Asset te wijzigen in 'no-show'. In de ruimtegerichte aanpak heeft Workplace geen toestemming om de reservering in de gebruikersagenda te bewerken, maar kan de reservering in de ruimteagenda wel worden bijgewerkt/geannuleerd. In het geval van een no-show wordt de reservering in de ruimteagenda volledig verwijderd (alsof de ruimte de reservering weigert), waardoor de ruimte weer beschikbaar is.
Eindresultaat na de automatiseringsflow:
- in de gebruikersagenda: de reservering is nog steeds beschikbaar, maar er is geen ruimte meer aan de reservering gekoppeld
- in de ruimteagenda: doordat de ruimteagenda de reservering heeft geweigerd, is de ruimte gedurende deze periode beschikbaar voor andere gebruikers om te reserveren.
Lopende reservering eerder beëindigen
In Workplace is het mogelijk om een lopende reservering eerder te beëindigen. Deze actie is mogelijk voor reserveringen die afkomstig zijn uit Spacewell of van het externe platform.
Reservering gemaakt in Spacewell (uitgaand)
- Reservering gemaakt in: Workplace of Asset
- Lopende reservering eerder beëindigen vanuit: Workplace-app
Omdat de reservering in Workplace is gemaakt en het eerder beëindigen van de lopende reservering ook vanuit Workplace gebeurt (dezelfde bron als de reservering), wordt dit beschouwd als een 'normale' update.
De reservering wordt gemaakt in Workplace en gesynchroniseerd met Microsoft Exchange/Google Calendar. In een ruimtegerichte aanpak wordt de reservering gemaakt in de agenda van de ruimte in Microsoft Exchange/Google Calendar en wordt de gebruiker als deelnemer voor de reservering uitgenodigd. De actie 'eerder beëindigen' wordt uitgevoerd op de lopende reservering.
Dit leidt tot het volgende:
- De reservering in de ruimteagenda wordt bijgewerkt met de nieuwe eindtijd en de ruimte wordt beschikbaar voor andere reserveringen
- De reservering in de gebruikersagenda wordt ook bijgewerkt met de nieuwe eindtijd
De reservering in de agenda van de ruimte en van de gebruikers (deelnemers) wordt bijgewerkt met de nieuwe eindtijd. De oorspronkelijke reservering liep van 15:45 tot 16:45, maar de ruimteagenda wordt nu bijgewerkt naar 15:45 tot 16:00, waardoor de ruimte vanaf 16:00 weer beschikbaar is om door iemand anders te worden gereserveerd.
Reservering gemaakt op het externe platform (inkomend)
- Reservering gemaakt in: Microsoft Exchange/Google Calendar
- 'Lopende reservering beëindigen' vanuit: Workplace-app
Omdat de reservering is gemaakt in Microsoft Exchange/Google Calendar en de actie 'lopende reservering beëindigen' wordt uitgevoerd in Workplace (een ander platform dan de bron van de reservering), wordt dit in de ruimtegerichte aanpak beschouwd als een 'speciale' update.
De reservering wordt in Microsoft Exchange/Google Calendar gemaakt in de gebruikersagenda en gesynchroniseerd met Workplace. In een ruimtegerichte aanpak heeft Workplace geen toegang tot de gebruikersagenda. Daarom kan de reservering in de gebruikersagenda niet worden gewijzigd wanneer de reservering vanuit de Workplace-app eerder wordt beëindigd. In dit geval kan de reservering in de ruimteagenda wel worden gewijzigd.
Dit leidt tot het volgende:
- De reservering in de gebruikersagenda blijft ongewijzigd
- De reservering in de ruimteagenda wordt bijgewerkt met de nieuwe eindtijd en de reserveringsruimte wordt weer beschikbaar voor andere reserveringen
De reservering in de gebruikersagenda blijft hetzelfde; de reservering in de ruimteagenda wordt eerder beëindigd. De oorspronkelijke reservering liep van 15:00 tot 17:00, maar de ruimteagenda wordt nu bijgewerkt naar 15:00 tot 15:30. De ruimte is vanaf 15:30 weer beschikbaar om door iemand anders te worden gereserveerd.
Reservering annuleren
Of een reservering kan worden geannuleerd, hangt af van een combinatie van factoren:
- of het een inkomende (gemaakt in Microsoft of Google) of uitgaande (gemaakt in een Spacewell-touchpoint) reservering betreft
- welk gebruikersprofiel de reservering probeert te annuleren
- in welk touchpoint de gebruiker de reservering probeert te annuleren
Reservering gemaakt op het externe platform (uitgaand)
- Reservering gemaakt in: Workplace of Asset
- Geannuleerd in: Workplace of Asset
Omdat de reservering in een Spacewell-touchpoint is gemaakt en de annuleringsactie ook vanuit een Spacewell-touchpoint wordt uitgevoerd (dezelfde bron als de reservering), wordt dit beschouwd als een 'normale' update.
De reservering wordt gemaakt in een Spacewell-touchpoint en gesynchroniseerd met Microsoft Exchange/Google Calendar. In een ruimtegerichte aanpak wordt de reservering gemaakt in de agenda van de reserveringsruimte in Microsoft Exchange/Google Calendar en wordt de gebruiker als deelnemer voor de reservering uitgenodigd. De annulering wordt op de reservering uitgevoerd.
Dit leidt tot het volgende:
- De reservering in de ruimteagenda wordt geannuleerd en uit de ruimteagenda verwijderd
- De reservering wordt ook uit de gebruikersagenda verwijderd
Reservering afkomstig van het externe platform (inkomend)
- Reservering gemaakt in: Microsoft Exchange/Google Calendar
- Geannuleerd in: Asset
- Gebruikersprofiel: Reserveringscoördinator
Info
Het is niet mogelijk om een inkomende reservering te annuleren vanuit de Workplace-app of GO. Een annuleringsactie kan alleen worden uitgevoerd in Asset, zoals hieronder beschreven.
Omdat de reservering in Microsoft Exchange/Google Calendar is gemaakt en de annulering vanuit Asset wordt uitgevoerd (een andere bron dan de bron van de reservering), wordt dit in de ruimtegerichte aanpak beschouwd als een 'speciale' update.
De reservering wordt in Microsoft Exchange/Google Calendar gemaakt in de gebruikersagenda en gesynchroniseerd met Workplace. In een ruimtegerichte aanpak heeft Workplace geen toegang tot de gebruikersagenda. Daarom kan de reservering in de gebruikersagenda niet worden verwijderd door Asset/Workplace. In dit geval kan de reservering in de ruimteagenda worden verwijderd door de reservering te weigeren.
Dit leidt tot het volgende:
- in de gebruikersagenda: de reservering is nog steeds beschikbaar, maar er is geen ruimte meer aan de reservering gekoppeld
- in de ruimteagenda: doordat de ruimte de reservering heeft geweigerd, is de ruimte gedurende deze periode beschikbaar voor andere gebruikers om te reserveren.
Goed om te weten
Het is mogelijk dat een gebruiker die niet bekend is op het Spacewell-platform, een reservering maakt in Outlook om een ruimte te boeken die is gesynchroniseerd met het Spacewell-platform. Uiteraard moet deze reservering ook met het Spacewell-platform worden gesynchroniseerd. Om dit scenario af te handelen, wordt in de reservering aangegeven dat de organisator de gebruiker is die aan de API Connector Trust-relatie is gekoppeld (standaard: 'Spacewell Integration').
Meer informatie
Naast een ruimtegerichte aanpak bestaat er ook een gebruikersgerichte aanpak. Beide aanpakken hebben voor- en nadelen. Meer informatie over de ruimtegerichte aanpak, de gebruikersgerichte aanpak en mogelijke beperkingen vind je hier: De mythen over beperkingen van een ruimtegerichte aanpak ontkracht