Doelgroep: facilitair, IT en projectteams
- Werking
- Acties namens de ruimte
- Acties van de organisator
- Waarom ruimtegericht?
- Scenario-overzicht
- Veelgestelde vragen
Reservation Sync is ruimtegericht: koppelt Exchange-/Google-ruimteagenda’s, niet persoonlijke agenda’s. Hieronder praktische scenario’s.
Werking
Elke ruimte heeft eigen mailbox/resource, gekoppeld aan Workplace.
- Workplace-boeking wordt in de ruimteagenda gemaakt. Ruimte wordt organisator en boeker deelnemer.
- Outlook-/Google-uitnodiging aan ruimte wordt na acceptatie naar Workplace gesynchroniseerd met persoon als aanvrager.
- Ruimteagenda bepaalt beschikbaarheid en vrijgave.
Acties namens de ruimte
- Beschikbaarheid tonen.
- Synchroniseren.
- Accepteren/afwijzen volgens beschikbaarheid.
- Vrijgeven na no-show.
- Vrijgeven bij vroeg einde.
- Verlengen waar proces dit ondersteunt.
Voorbeeld 10:00–11:00 eindigt 10:30. Vrijgave via display/app past ruimteagenda aan, anderen kunnen boeken; organisatoragenda blijft ongewijzigd.
Acties van de organisator
Organisator van Outlook-/Google-afspraak beheert:
- Onderwerp, deelnemers en details;
- Tijd van hele afspraak;
- Annulering voor iedereen;
- Eigen agenda-item.
Waarom ruimtegericht?
- Beperkte ruimtescope eenvoudiger voor IT.
- Geen directe persoonlijke-agendatoegang, ondersteunt eigen privacy-/beveiligingsregels.
|
Ruimteagenda-integratie Spacewell Reservation Sync |
Persoonlijke-agendaintegratie Geen Spacewell-optie |
|
| Scope | Ruimteagenda’s | Direct persoonlijke agenda’s |
| Outlook-interactie | Ruimtedeelname beheren | Organisatorafspraak beheren |
| Beheer | Ruimte accepteert/weigert/vrijgeeft/verlengt | Gebruikersafspraken maken/wijzigen/annuleren |
| Privacy/beheer | Alleen geconfigureerde ruimtes | Breder, mogelijk extra review |
| Hoofddoel | Ruimtebeschikbaarheid | Volledig agendabeheer |
Scenario-overzicht
Exchange/Google gelijk tenzij aangegeven. Google-deelnemers zijn guests, reacties Yes/No/Maybe.
Workplace-bron
| Actie | Ruimteagenda | Gebruikersagenda |
|---|---|---|
| Aanmaken | Gemaakt, ruimte organisator | Gebruiker uitgenodigd, accepteren/weigeren/voorlopig |
| Uitnodiging afwijzen | Ruimte blijft geboekt | Uit persoonlijke agenda |
| Wijzigen/annuleren in Workplace | Bijgewerkt/verwijderd, niet via Outlook/Google | Bijgewerkt/verwijderd |
| Vroeg einde via app/display/automatisering met sensoren | Nieuwe eindtijd, vrij | Nieuwe eindtijd |
| Annuleren in Workplace/Asset | Verwijderd | Verwijderd |
Werking bij Workplace-bron
Boeking in Asset via platform naar ruimteagenda, ruimte organisator, medewerker uitnodiging. Alleen in Workplace wijzigen, dezelfde route.
Outlook-/Google-bron
| Actie en plaats | Resultaat |
|---|---|
| Openen in app/GO | Geen wijziging/annuleeropties. |
| Organisator wijzigt/annuleert in kalender | Naar Workplace, soms tot circa drie minuten. |
| Wijzigen in Asset | Fout: niet toegestaan |
| Coördinator annuleert in Asset | Workplace geannuleerd, ruimte weigert en wordt vrij; organisator moet eigen afspraak verwijderen. |
| Vroeg einde via app/automatisering | Nieuwe ruimteeindtijd, organisator oorspronkelijk. |
| No-show via sensor automatisatie. | Asset no show, ruimte wijst af en vrij; organisatorafspraak zonder ruimte blijft. |
Voorbeeld 15:00–17:00 eindigt 15:30. Ruimte tot 15:30 geboekt, daarna vrij. Organisator blijft 15:00–17:00.
Info
Onbekende gebruiker kan Outlook-ruimte boeken. Workplace toont trustrelation-gebruiker, standaard Spacewell Integration.
Werking bij bron Outlook of Google Calendar
Organisator nodigt ruimte uit. Na acceptatie platform naar Asset, organisator aanvrager. Wijzigingen/annulering in bron.
Coördinator annuleert in Asset
Ruimte weigert en is vrij, organisatorafspraak blijft zonder ruimte. Vroeg einde past alleen ruimtetijd aan. Voor Google zijn deze acties nog te bevestigen; zie Functies, vereisten en beperkingen)
No-show/vroeg einde via automatisering
Sensorafwezigheid kan ruimte automatisch vrijgeven, bijvoorbeeld geen bezetting eerste vijftien minuten. Zie Workplace Automation
Meer scenario’s: Ruimtegerichte kalenderintegratie: voorbeelden
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Overal wijzigen? | Nee, alleen de bron. |
| Gegevens veilig? | Met beschreven application access policy alleen ruimtepostvakken. |
| AVG-conform? | Kalendertijd, organisator, deelnemers en onderwerp zijn persoonsgegevens; admin geeft namens gebruikers toestemming. Geen persoonlijke agenda’s. |
| Gebruikers beperkt? | Enigszins, maar kleinere toegangsscope is eenvoudiger voor IT/beveiliging goed te keuren. |