Automation-repository

Avatar
Laura CARBO

Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel kun je:

  • Begrijpen hoe een Automation werkt
  • Bepalen welke Automation-scenario’s bij jouw toepassing passen

Info

Wat is Spacewell Automation?
Met Spacewell Automation kun je voorwaarden definiëren (bijvoorbeeld: “ALS de temperatuur hoger is dan 25 °C”) en acties instellen (bijvoorbeeld: “Stuur een e-mail naar Jan Jansen”) en deze aan elkaar koppelen. Zodra aan een voorwaarde is voldaan, wordt een actie geactiveerd.
Spacewell Automation heeft geen gebruikersinterface. Dit betekent dat je niet kunt inloggen op een Workplace-touchpoint om voorwaarden en acties aan te maken. Momenteel is alleen een vaste reeks scenario’s beschikbaar (zie de lijst hieronder). Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation-scenario te laten implementeren.

Wil je scenario’s maken die lijken op de voorbeelden hieronder, maar er niet precies mee overeenkomen? Ook daarvoor hebben we een oplossing. Gebruik het onderstaande sjabloon en dien via je Spacewell-accountmanager een productaanvraag in.

 

image-20230417-075214.png

 

Wil je zien welke Automation-scenario’s actief zijn in jouw omgeving? Raadpleeg Automation-visualisatie

Hoe werkt Spacewell Automation?

Sommigen beschouwen Spacewell Automation als een eenvoudige IFTTT-engine (IF-This-Then-That). Dat helpt om de basis te begrijpen, maar beschrijft niet volledig wat Automation doet. De kracht van Spacewell Automation is dat het continu alle binnenkomende streaminggegevens uit elke gegevensbron in het Workplace-platform controleert. Het controleert dus alle sensor- en BMS-gegevens, maar ook de IWMS-gegevens die beschikbaar zijn in Workplace. Spacewell Automation is daarmee geen eenvoudige IFTTT-engine, maar een hulpmiddel voor complexe gebeurtenisverwerking.

Voor de technische liefhebbers: in de Workplace-architectuur heet Spacewell Automation “Backchat”. Het bestaat uit de Drools Engine, het AKKA-framework voor gelijktijdige applicatieverwerking en de zelf ontwikkelde Backchat-architectuurcode. (Spacewell intern: Meer informatie is beschikbaar onder Backchat (The Brain))

 

image-20230417-083645.png

Automation-deeplinks: bevestiging via een knop in plaats van alleen via de deeplink
Spacewell Automation verstuurt meestal meldingen via e-mail of sms met een deeplink. Door op een deeplink in zo’n melding te klikken, kunnen twee acties worden geactiveerd:

  1. Verzoek om een reservering te behouden
  2. Verzoek om een reservering te annuleren

Soms is antimalwaresoftware ingesteld die automatisch op links klikt om de veiligheid ervan te controleren. Hierdoor kunnen onbedoeld acties worden geactiveerd.

Om dit te voorkomen, kan op de webpagina achter de deeplink een extra bevestigingsstap worden toegevoegd.

Wanneer “Spacewell Automation-deeplinks” is geconfigureerd, wordt niet direct een actie uitgevoerd zodra iemand op de link in de e-mail klikt. De eindgebruiker moet de actie op de webpagina bevestigen door op een knop te klikken.

image-20230619-135427.png

Standaardscenario’s voor Automation

Bepaal welke Automation-scenario’s je wilt implementeren op basis van je toepassing en situatie, zoals de geïnstalleerde apparaten.

Mogelijke Automation-scenario’s voor locaties met aanwezigheids- of bezettingsgraadsensoren:

Reserveringen automatisch annuleren als geen aanwezigheid wordt gedetecteerd (en een bericht sturen)
Scenariobeschrijving
  • Stuurt automatisch een annuleringsbericht als tijdens de eerste X minuten na het begin van de reservering geen aanwezigheid wordt gedetecteerd. 
    • Je kunt ook een bufferperiode (Z minuten) vóór het begin van de reservering instellen. Als tijdens deze bufferperiode aanwezigheid wordt gedetecteerd, wordt de Automation niet uitgevoerd.
  • Stuurt een bericht met een deeplink naar de organisator van de vergadering. Als op de link wordt geklikt, wordt de vergadering niet geannuleerd, ongeacht of aanwezigheid wordt gedetecteerd.
  • Het systeem annuleert de vergadering automatisch Y minuten nadat het bericht is verstuurd, mits in de tussentijd geen aanwezigheid is gedetecteerd.

 

image-20240807-122842.png

Info

Het is raadzaam om alleen voor werkplekken een bufferperiode in te stellen, zodat vergaderruimtes zo optimaal mogelijk worden benut.

Uitzonderingen op het scenario
  • Als geen telefoonnummer of e-mailadres beschikbaar is, wordt het scenario niet uitgevoerd.
  • Als gedurende 24 uur geen enkel aanwezigheidssignaal is ontvangen, wordt het scenario niet uitgevoerd.
  • Reserveringen voor meerdere dagen zijn niet compatibel met deze Automation. Daarom worden ze uitgefilterd en niet meegenomen in deze Automation.
Componenten
  • Bufferperiode Z voordat het bericht wordt geactiveerd
    • Standaard = 0 minuten (gedefinieerd in milliseconden)
  • Tijd X voordat het bericht wordt geactiveerd
    • Standaard = 15 minuten (*)
  • Tijd Y tussen het versturen van het bericht en het annuleren van de reservering
    • Standaard = 10 minuten
  • Berichttype
    • Opties = e-mail of sms
    • Standaard = e-mail
  • Onderwerp van de e-mail
    • Standaard = “Je reservering wordt binnenkort geannuleerd”
  • Berichttekst
    • Standaard = “We hebben gemerkt dat de door jou gereserveerde ruimte (<NAME>) leeg is. We annuleren de reservering over 10 minuten. Ben je wat later? Klik op deze link om je reservering te behouden: <deep link>”
  • Locaties
    • Opties = alle locaties waar aanwezigheid wordt gemeten, of een selectie daarvan (bijvoorbeeld alleen vergaderruimtes)
Vereisten
  • Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten minimaal elke 24 uur een heartbeat versturen.
  • Specifieke gebruiker vereist: om reserveringsgegevens te wijzigen, zijn een specifieke medewerker (die als reserveringsverantwoordelijke kan worden gebruikt) en een account nodig die uitsluitend voor de Automation worden gebruikt. Maak bij voorkeur een systeemaccount aan dat de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.
  • Bij sms-berichten: een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet door de klant beschikbaar worden gesteld.
  • Het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn ingesteld.
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

Vraag Automation-scenario’s bij voorkeur aan via afzonderlijke aanvragen en documenten.

 

Aanvullende opmerkingen

(*) Als aanwezigheid wordt gemeten met Browan PIR-sensoren, mag de tijd voordat het bericht wordt geactiveerd niet korter zijn dan 15 minuten. Deze sensoren versturen namelijk slechts elke 8 tot 12 minuten een nieuw signaal voor aanwezigheid. Een waarde onder 15 minuten kan daardoor onterechte berichten veroorzaken. Bij aanwezigheidsmeting met PointGrab-sensoren kan deze tijd worden verlaagd tot 1 minuut.

Het Spacewell Workplace-team heeft het ID van elke locatie nodig om de Automation te koppelen, en ook het verdiepings-ID als de locaties op verschillende verdiepingen liggen. Hiermee kun je aangeven of de reactietijd (“na X minuten”) verschilt voor bijvoorbeeld vergaderruimtes en werkplekken.

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een zelfstandige bevestigingsperiode. Als je die combineert met deze Automation, ontstaat een conflict. Wanneer de gebruiker in de e-mail of sms op “bevestigen” klikt, moet diegene ook nog op het display bevestigen. Is dat niet gewenst, dan kun je de bevestigingsperiode op het display uitschakelen.

Mogelijke aanpassingen binnen dit standaardscenario (per tenant per Automation)
  • Tijd X voordat het bericht wordt geactiveerd (zie de aanvullende opmerkingen voor de minimale tijd per sensortype)
  • Tijd Y na het versturen van het bericht
  • Berichttype: e-mail of sms
  • Onderwerp van de e-mail: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven.
  • Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<NAME> en <deep link>).
  • Tijd tussen het versturen van een bericht en het annuleren van de reservering
  • Locatiebereik
  • Extra bevestiging via een knop in plaats van alleen via de deeplink (zie de beschrijving onder “Hoe werkt Spacewell Automation?” hierboven)
Reserveringen automatisch beëindigen als geen aanwezigheid wordt gedetecteerd (en een bericht sturen)
Scenariobeschrijving
  • Beëindigt een vergadering automatisch door de eindtijd te wijzigen als gedurende X minuten geen aanwezigheid in de vergaderruimte is gedetecteerd.
    • De timer voor afwezigheid begint te lopen zodra geen aanwezigheid meer wordt gedetecteerd. Dit is niet noodzakelijk het begin van de reservering.
  • Stuurt een bericht met een deeplink naar de organisator van de vergadering. Als de organisator via die link bevestigt dat de reservering ongewijzigd moet blijven, wordt de vergadering niet ingekort, ongeacht of aanwezigheid wordt gedetecteerd. 
  • Het systeem beëindigt of verkort de vergadering automatisch Y minuten nadat het bericht is verstuurd, mits in de tussentijd geen aanwezigheid is gedetecteerd. De vergadering wordt dus niet geannuleerd.
Uitzonderingen op het scenario
  • Als geen telefoonnummer of e-mailadres beschikbaar is, wordt het scenario niet uitgevoerd.
  • Als gedurende 24 uur geen enkel aanwezigheidssignaal is ontvangen, wordt het scenario niet uitgevoerd.
  • Reserveringen voor meerdere dagen zijn niet compatibel met deze Automation. Daarom worden ze uitgefilterd en niet meegenomen in deze Automation.
  • Vanwege de integratiemethode van Bosch-parkeersensor (LoRa) in Workplace is deze Automation niet compatibel met de Bosch-parkeersensor.
Componenten
  • Tijd voordat het scenario actief wordt
    • Standaard = 15 minuten (*)
  • Tijd voordat het bericht wordt geactiveerd
    • Standaard = 15 minuten (**)
  • Berichttype
    • Opties = e-mail of sms
    • Standaard = e-mail
  • Onderwerp van de e-mail
    • Standaard = “Je reservering wordt binnenkort beëindigd”
  • Berichttekst
    • Standaard = “We hebben gemerkt dat de door jou gereserveerde ruimte (<NAME>) leeg is. We beëindigen je reservering over 10 minuten. Klik op deze link om je reservering te behouden: <deep link>”
  • Tijd tussen het versturen van een bericht en het beëindigen van de reservering
    • Standaard = 10 minuten
  • Ruimtes
    • Opties = alle ruimtes of een selectie daarvan (alleen ruimtes waar aanwezigheid wordt gemeten)
Vereisten
  • Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten minimaal elke 24 uur een heartbeat versturen.
  • Specifieke gebruiker vereist: om reserveringsgegevens te wijzigen, zijn een specifieke medewerker (die als reserveringsverantwoordelijke kan worden gebruikt) en een account nodig die uitsluitend voor de Automation worden gebruikt. Maak bij voorkeur een systeemaccount aan dat de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.
  • Bij sms-berichten: een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet door de klant beschikbaar worden gesteld.
  • Het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn ingesteld.
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

Vraag Automations bij voorkeur aan via afzonderlijke aanvragen en documenten.

Aanvullende opmerkingen

(*) Als je dit scenario combineert met het scenario voor automatisch annuleren, wil je dat automatisch beëindigen pas later actief wordt. Als bijvoorbeeld in de eerste 15 minuten geen aanwezigheid wordt gedetecteerd, moet de vergadering worden geannuleerd. Als daarna geen aanwezigheid wordt gedetecteerd, wil je de vergadering automatisch inkorten.

(**) Als aanwezigheid wordt gemeten met Browan PIR-sensoren, mag de tijd voordat het bericht wordt geactiveerd niet korter zijn dan 15 minuten. Deze sensoren versturen namelijk slechts elke 8 tot 12 minuten een nieuw signaal voor aanwezigheid. Een waarde onder 15 minuten kan daardoor onterechte berichten veroorzaken. Bij aanwezigheidsmeting met PointGrab-sensoren kan deze tijd worden verlaagd tot 1 minuut.

Het Workplace-team heeft het ID van elke ruimte nodig om de Automation te koppelen, en ook het verdiepings-ID als de ruimtes op verschillende verdiepingen liggen. Hiermee kun je aangeven of de reactietijd (“na X minuten”) verschilt voor bijvoorbeeld vergaderruimtes en werkplekken.

Mogelijke aanpassingen binnen dit standaardscenario (per tenant per Automation)
  • Tijd X voordat het bericht wordt geactiveerd: de timer begint te lopen zodra geen aanwezigheid wordt gedetecteerd (zie de aanvullende opmerkingen voor de minimale tijd per sensortype).
  • Berichttype: e-mail of sms
  • Onderwerp van de e-mail: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven.
  • Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<NAME> en <deep link>).
  • Tijd tussen het versturen van een bericht en het beëindigen van de reservering
  • Locatiebereik
  • Extra bevestiging via een knop in plaats van alleen via de deeplink (zie de beschrijving onder “Hoe werkt Spacewell Automation?” hierboven)
Een bericht sturen bij aanwezigheid op een buiten gebruik gestelde locatie
Scenariobeschrijving
  • Als aanwezigheid wordt gemeten in een vergaderruimte of op een werkplek die op inactief is gezet, wordt ongewenst gebruik gedetecteerd en een bericht verstuurd naar een specifieke groep gebruikers.
  • Het bericht wordt na detectie verstuurd.
  • Dit bericht wordt elke X minuten per locatie verstuurd om te voorkomen dat dezelfde gebeurtenis te veel meldingen veroorzaakt.
    • Standaard: 1 uur
Uitzonderingen op het scenario
  • Als geen telefoonnummer of e-mailadres beschikbaar is, wordt het scenario niet uitgevoerd.
Componenten
  • Berichttype
    • E-mail of sms
    • Standaard = e-mail
  • Onderwerp van de e-mail: “Aanwezigheid gedetecteerd ${location.name}”
  • Berichttekst
    • Standaard: “We hebben aanwezigheid gedetecteerd in ${room/workplace name} van gebouw ${building name}, terwijl deze locatie niet mag worden gebruikt.”
  • Telefoonnummers of e-mailadressen van de ontvangers
  • Locatiebereik
    • Alleen locaties waar aanwezigheid wordt gemeten
    • Opties: alle locaties binnen het bereik of een selectie daarvan
Vereisten
  • Aanwezigheid wordt gemeten op locaties die buiten gebruik zijn of de status Uitgeschakeld hebben.
  • Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten minimaal elke 24 uur een heartbeat versturen.
  • Bij sms-berichten: een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld.
  • Het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn ingesteld.
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

Vraag Automations bij voorkeur aan via afzonderlijke aanvragen en documenten.

Aanvullende opmerkingen

Als aanwezigheid wordt gemeten met Browan PIR-sensoren, kan de tijd voordat het bericht wordt geactiveerd 15 minuten bedragen. Deze sensoren versturen slechts elke 8 tot 12 minuten een nieuw signaal voor aanwezigheid. Een waarde onder 15 minuten kan daardoor onterechte berichten veroorzaken. Bij aanwezigheidsmeting met personentelsensoren bedraagt deze tijd 1 minuut.

Het Workplace-team heeft het ID van elke locatie nodig om de Automation te koppelen, en ook het verdiepings-ID als de locaties op verschillende verdiepingen liggen. Hiermee kun je aangeven of de meldingsfrequentie voor dezelfde gebeurtenis (“elke X minuten per locatie”) verschilt voor bijvoorbeeld vergaderruimtes en werkplekken.

Mogelijke aanpassing binnen dit standaardscenario (per tenant per Automation)
  • Interval “X” voor herhaalde berichten
  • Berichttype: e-mail of sms
  • Onderwerp van de e-mail: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (${location.name}).
  • Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (${room/workplace name} en ${building name}).
  • Locatiebereik
Een bericht sturen voordat de volledige capaciteit is bereikt
Scenariobeschrijving
  • Wanneer de drempel voor een “rustige” bezettingsgraad wordt overschreden, wordt een bericht verstuurd naar een specifieke gebruiker of groep gebruikers.
  • Het bericht wordt na detectie verstuurd.
  • Dit bericht wordt elke X minuten per locatie verstuurd om te voorkomen dat dezelfde gebeurtenis te veel meldingen veroorzaakt.
    • Standaard: 1 uur
Uitzonderingen op het scenario
  • Als geen telefoonnummer of e-mailadres beschikbaar is, wordt het scenario niet uitgevoerd.
Componenten
  • Berichttype
    • E-mail of sms
    • Standaard = e-mail
  • Onderwerp van het bericht: Grens voor rustige bezetting overschreden <room/workplace name>
  • Berichttekst
    • Standaard: “We hebben <headcount for room or workplace> personen gedetecteerd in <room/workplace name> van gebouw <building name>, terwijl de rustige bezetting niet hoger mag zijn dan <“quiet” utilization threshold for room or 1 in case of workplace >.”
  • Telefoonnummers of e-mailadressen van de ontvangers
  • Locatiebereik
    • Alleen locaties waar personen worden geteld, kunnen binnen het bereik vallen.
    • Opties: alle ruimtes met personentelling binnen het bereik of een selectie daarvan
Vereisten
  • Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten minimaal elke 24 uur een heartbeat versturen.
  • In Workplace back-end Studio moeten de drempelwaarden voor de bezettingsgraad van ruimtes zijn ingeschakeld.
  • Bij sms-berichten: een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld.
  • Het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn ingesteld.
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

  • Als deze Automation samen met het scenario “Een bericht sturen wanneer de bezettingsgraad de maximale capaciteit overschrijdt” voor dezelfde locaties wordt aangevraagd, telt dit als één aanvraag.
  • Als de Automation-scenario’s op verschillende momenten worden aangevraagd, tellen ze als afzonderlijke aanvragen.
Mogelijke aanpassing binnen dit standaardscenario (per tenant per Automation)
  • Interval “X” voor herhaalde berichten
  • Berichttype: e-mail of sms
  • Onderwerp van de e-mail: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<room/workplace name>).
  • Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<headcount for room or workplace>, <room/workplace name>, <building name> en <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >).
  • Locatiebereik
Een bericht sturen wanneer de bezettingsgraad de maximale capaciteit overschrijdt
Scenariobeschrijving
  • Wanneer de drempel voor de bezettingsgraad wordt overschreden en ongewenst gebruik wordt gedetecteerd, wordt een bericht verstuurd naar een specifieke gebruiker of groep gebruikers.
  • Het bericht wordt na detectie verstuurd.
  • Dit bericht wordt elke X minuten per locatie verstuurd om te voorkomen dat dezelfde gebeurtenis te veel meldingen veroorzaakt.
    • Standaard: 1 uur
Uitzonderingen op het scenario
  • Als geen telefoonnummer of e-mailadres beschikbaar is, wordt het scenario niet uitgevoerd.
Componenten
  • Berichttype
    • E-mail of sms
    • Standaard = e-mail
  • Onderwerp van het bericht: Capaciteitsgrens overschreden <room/workplace name>
  • Berichttekst
    • Standaard: “We hebben <headcount for room or workplace> gedetecteerd in <room/workplace name> van gebouw <building name>, terwijl de maximale bezetting niet hoger mag zijn dan <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >.”
  • Telefoonnummers of e-mailadressen van de ontvangers
  • Locatiebereik
    • Alleen locaties waar personen worden geteld, kunnen binnen het bereik vallen.
    • Opties: alle ruimtes met personentelling binnen het bereik of een selectie daarvan
Vereisten
  • Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten minimaal elke 24 uur een heartbeat versturen.
  • In Workplace back-end Studio moeten de drempelwaarden voor de bezettingsgraad van ruimtes zijn ingeschakeld.
  • Bij sms-berichten: een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld.
  • Het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn ingesteld.
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

  • Als deze Automation samen met het scenario “Een bericht sturen voordat de volledige capaciteit is bereikt” voor dezelfde locaties wordt aangevraagd, telt dit als één aanvraag.
  • Als de Automation-scenario’s op verschillende momenten worden aangevraagd, tellen ze als afzonderlijke aanvragen.
Mogelijke aanpassing binnen dit standaardscenario (per tenant per Automation)
  • Interval “X” voor herhaalde berichten
  • Berichttype: e-mail of sms
  • Onderwerp van de e-mail: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<room/workplace name>).
  • Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<headcount for room or workplace>, <room/workplace name>, <building name> en <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >).
  • Locatiebereik

Info

“Reserveringen automatisch ANNULEREN en BEËINDIGEN als geen aanwezigheid wordt gedetecteerd” kan worden gecombineerd met Reservation Sync (Exchange). Omdat deze integratie ruimtegericht is, wordt de reservering alleen in Workplace geannuleerd. De ruimteagenda in Outlook weigert de uitnodiging voor de vergadering, maar de afspraak blijft in de persoonlijke Outlook-agenda van de gebruiker staan.

Zie voor meer informatie Externe agenda-integratie (Outlook/Google Calendar)

 

Mogelijke Automation-scenario’s voor locaties met deurtelsensoren:

Pulsteller automatisch resetten en een ticket aanmaken
Scenariobeschrijving
  • Wanneer de pulsteller voor een locatie de ingestelde bovengrens voor die locatie bereikt
  • Wordt een ticket aangemaakt in Workplace Management
  • Wordt de huidige tellerwaarde voor die locatie teruggezet op nul (0)
Componenten
  • Locatiebereik
    • Alleen locaties waar pulsen worden geteld
    • Opties: alle locaties binnen het bereik of een selectie daarvan
Vereisten
  • Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten minimaal elke 24 uur een heartbeat versturen.
  • Configuratie van drempelwaarden en resetfunctionaliteit
  • Configuratie van een externe app in Workplace Management
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

Vraag Automations bij voorkeur aan via afzonderlijke aanvragen en documenten.

 

Mogelijke Automation-scenario’s voor Statuslampen (LoRa) :

Statuslampen: aanwezigheidsscenario

Deze Automation kan worden ingesteld voor Statuslampen (LoRa)

Scenariobeschrijving
  • Voor locatie Y is het lampje groen als geen aanwezigheid wordt gedetecteerd.*
  • Wanneer aanwezigheid wordt gedetecteerd, wordt het statuslampje met apparaat-ID X rood.
    • Het blijft rood zolang aanwezigheid wordt gedetecteerd, plus 15 minuten.*
Componenten
  • Locatiebereik
    • Locaties waar aanwezigheid wordt gemeten, kunnen binnen het bereik vallen.
    • Opties: alle ruimtes/werkplekken binnen het bereik of een selectie daarvan
  • Bereik van de statuslampen

→ Vul het Excel-sjabloon in op basis van een basisexport uit Studio Devices. De eerste rij is een voorbeeld. Vermeld het ID van het statuslampje, het locatie-ID en de scenarionaam.

Workplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

 

Aanvullende opmerkingen

Per lampje is slechts één scenario mogelijk.

Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation aan te vragen en beschrijf welk van de drie scenario’s van toepassing moet zijn. De kleuren worden bepaald door de hierboven genoemde plattegrondinstellingen.

 

Mogelijke aanpassing van dit scenario: niet van toepassing
Statuslampen: reserveringsscenario

Deze Automation kan worden ingesteld voor Statuslampen (LoRa)

Scenariobeschrijving
  • Voor locatie Y zijn, afhankelijk van de reservering en de gedetecteerde aanwezigheid, de volgende situaties mogelijk:
    • Geen reservering = het statuslampje met apparaat-ID X wordt groen.*
    • Geen reservering, maar wel aanwezigheid = het statuslampje met apparaat-ID X knippert groen.
      • Het blijft knipperen zolang aanwezigheid wordt gedetecteerd, plus 15 minuten.*
    • Reservering = het statuslampje met apparaat-ID X wordt rood.
      • Het blijft rood zolang aanwezigheid wordt gedetecteerd, plus 15 minuten.*
    • Reservering, maar geen aanwezigheid = het statuslampje met apparaat-ID X wordt oranje.
Uitzonderingen op het scenario
  • Reserveringen voor meerdere dagen zijn niet compatibel met deze Automation. Daarom worden ze uitgefilterd en niet meegenomen in deze Automation.
Componenten
  • Locatiebereik
    • Locaties waar aanwezigheid wordt gemeten, kunnen binnen het bereik vallen.
    • Locaties waar reserveringen kunnen worden gemaakt, kunnen binnen het bereik vallen.
    • Opties: alle ruimtes/werkplekken binnen het bereik of een selectie daarvan
  • Bereik van de statuslampen

→ Vul het Excel-sjabloon in op basis van een basisexport uit Studio Devices. De eerste rij is een voorbeeld. Vermeld het ID van het statuslampje, het locatie-ID en de scenarionaam.

Workplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

 

Aanvullende opmerkingen

Per lampje is slechts één scenario mogelijk.

Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation aan te vragen en beschrijf welk van de drie scenario’s van toepassing moet zijn. De kleuren worden bepaald door de hierboven genoemde plattegrondinstellingen.

Mogelijke aanpassing van dit scenario: niet van toepassing
Statuslampen: CO2-scenario; wordt niet meer ondersteund

Dit Automation-scenario kan worden ingesteld voor Statuslampen (LoRa)

Scenariobeschrijving
  • Voor locatie Y, afhankelijk van de gemeten CO2-waarde:
    • Als de waarde = “excellent” (zoals gedefinieerd in Studio-instellingen (Studio > General > Plan)), krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur die in de plattegrondinstellingen is gedefinieerd.*
    • Als de waarde = “fair” (zoals gedefinieerd in Studio-instellingen (Studio > General > Plan)), krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur die in de plattegrondinstellingen is gedefinieerd.*
    • Als de waarde = “bad” (zoals gedefinieerd in Studio-instellingen (Studio > General > Plan)), krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur die in de plattegrondinstellingen is gedefinieerd.*
Componenten
  • Locatiebereik
    • Locaties waar CO2 wordt gemeten, kunnen binnen het bereik vallen.
  • Bereik van de statuslampen

→ Vul het Excel-sjabloon in op basis van een basisexport uit Studio Devices. De eerste rij is een voorbeeld. Vermeld het ID van het statuslampje, het locatie-ID en de scenarionaam.

Workplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

 

Aanvullende opmerkingen

Per lampje is slechts één scenario mogelijk.

Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation aan te vragen en beschrijf welk van de drie scenario’s van toepassing moet zijn. De kleuren worden bepaald door de hierboven genoemde plattegrondinstellingen.

Mogelijke aanpassing van dit scenario: niet van toepassing

Info

* Het kan even duren voordat een door Automation aangestuurde kleurwijziging op de statuslampen zichtbaar is. De vertraging kan oplopen tot 15 minuten.

 

Mogelijke Automation wanneer geen apparaten zijn geïnstalleerd:

Een bevestigingsbericht voor een aankomende reservering sturen (en annuleren als het wordt genegeerd)
Scenariobeschrijving
  • Stuur X minuten vóór het begin van een vergadering een bericht naar de organisator.
  • De organisator kan de vergadering bevestigen of annuleren.
  • Het systeem annuleert de vergadering automatisch als tijdens de eerste X minuten na het begin van de reservering geen bevestiging voor de locatie is ontvangen (bevestigingsperiode na de start: Y).
Uitzonderingen op het scenario
  • Als geen telefoonnummer of e-mailadres beschikbaar is, wordt de Automation niet uitgevoerd.
Componenten
  • Tijdinstellingen:
    • Bevestigingsperiode X
      • Standaard = 15 minuten (*)
      • Het bericht wordt aan het begin van de bevestigingsperiode verstuurd, dus x minuten vóór de geplande begintijd van de reservering.
      • Het bericht kan maximaal 24 uur vóór het begin van de reservering worden verstuurd.
    • Bevestigingsperiode na de start Y: 10 minuten (*)
      • De vergadering wordt x minuten na de geplande begintijd van de reservering geannuleerd als via e-mail of sms geen signaal is ontvangen om de reservering te behouden.
  • Berichttype
    • Opties = e-mail of sms
    • Standaard = e-mail
  • Onderwerp van de e-mail
    • Standaard = “Bevestig je aankomende vergadering, anders wordt de reservering geannuleerd”
  • Berichttekst
    • Standaard: “Je reservering in <ROOM NAME> begint over <CONFIRMATION PERIOD> minuten. Bevestig je reservering om deze te behouden: <DEEP LINK>. Als je niet bevestigt, annuleren we je reservering <GRACE PERIOD> minuten na de geplande begintijd. Klik op deze link om je reservering direct te annuleren: <DEEP LINK>.”
  • Locaties
    • Opties = alle locaties of een selectie daarvan (bijvoorbeeld alleen vergaderruimtes)
  • Label voor de deeplink
    • Standaard voor bevestiging: bevestigen
Vereisten
  • Specifieke gebruiker vereist: om reserveringsgegevens te wijzigen, zijn een specifieke medewerker (die als reserveringsverantwoordelijke kan worden gebruikt) en een account nodig die uitsluitend voor de Automation worden gebruikt. Maak bij voorkeur een systeemaccount aan dat de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.
  • Bij sms-berichten: een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet door de klant beschikbaar worden gesteld.
  • Het telefoonnummer en/of het e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn ingesteld.
  • Locatiebereik: kies een specifieke locatieset (een statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch):

    • Statisch: gebruik het onderstaande sjabloon om een lijst aan te leveren van alle locaties waarop dit scenario van toepassing moet zijn, op basis van hun Spacewell-locatie-ID.

      Workplace Automation Request.xlsx (bijlagelink niet beschikbaar)

    • Dynamisch:
      • Op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorieën (Room/Workplace/Parking) en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.
      • Op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en de specifieke gebouwen of verdiepingen die binnen deze Automation-aanvraag vallen.

Info

Elke Automation heeft een eigen prijs. Bespreek dit met je Spacewell-accountmanager.

Vraag Automations bij voorkeur aan via afzonderlijke aanvragen en documenten.

Aanvullende opmerkingen

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een zelfstandige bevestigingsperiode. Als je die combineert met deze Automation, ontstaat een conflict. Wanneer de gebruiker in de e-mail of sms op “bevestigen” klikt, moet diegene ook nog op het display bevestigen. Is dat niet gewenst, dan kun je de bevestigingsperiode op het display uitschakelen.

Mogelijke aanpassing binnen dit standaardscenario (per tenant per Automation)
  • Tijdstip van de bevestigingsperiode (maximaal 24 uur vóór het begin van de reservering)
  • Duur van de bevestigingsperiode na de start
  • Berichttype: e-mail of sms
  • Onderwerp van de e-mail: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven.
  • Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags behouden blijven (<ROOM NAME>, <CONFIRMATION PERIOD>, <DEEP LINK>, <GRACE PERIOD> en <DEEP LINK>).
  • Locatiebereik
  • Extra bevestiging via een knop in plaats van alleen via de deeplink (zie de beschrijving onder “Hoe werkt Spacewell Automation?” hierboven)

Info

Goed om te weten: “Een bericht sturen om een aankomende reservering te bevestigen” kan niet worden gecombineerd met de incheckfunctionaliteit: configureer beide niet voor dezelfde locatie, om conflicten te voorkomen.

Automation op maat

Wil je Automation-scenario’s maken die lijken op de bovenstaande scenario’s, maar er niet precies mee overeenkomen? Ook daarvoor hebben we een oplossing: gebruik het onderstaande sjabloon en dien via je Spacewell-accountmanager een productaanvraag in. Budget en implementatietijd zijn afhankelijk van je aanvraag.

Scenariobeschrijving
  • Beschrijf je scenario in woorden.
  • Denk na over alle situaties die kunnen optreden.
  • Beschrijf alleen regels en triggers voor gebeurtenissen die al in Workplace worden vastgelegd. Als de informatie niet in het systeem beschikbaar is, kunnen we er geen Automation voor maken.
Uitzonderingen op het scenario
  • Wanneer werkt de Automation niet?
Componenten
  • Definieer de variabelen van het scenario en hun inhoud.
Vereisten
  • Welke systeemconfiguratie is nodig om dit mogelijk te maken?

 

Info

Controleer welke Automations voor je tenant zijn ingesteld via Automation-visualisatie

Kwaliteitscontrole

Test na het implementeren van één of meer Automation-scenario’s of alles in jouw omgeving naar behoren werkt. Raadpleeg Kwaliteitscontrole van aanwezigheids- en bezettingsgraadsensoren voor tips over hoe je dit kunt testen.

Automation-scenario’s voeren acties uit op basis van de waarden van de sensor die aan dezelfde locatie is gekoppeld. Zie hierboven voor de kwaliteitscontrole van de sensorinstallatie.

Maak enkele testscenario’s om de verschillende automatisaties, die voor de tenant zijn geconfigureerd, te controleren:

  • Een reservering automatisch vrijgeven als geen aanwezigheid wordt gedetecteerd (en een bericht sturen) :
    1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.
    2. Zorg ervoor dat
      1. de bewegingssensor voor die locatie de komende tijd niet kan worden geactiveerd. Sluit bij voorkeur de deur van een afgesloten vergaderruimte en houd deze in de gaten, zodat geen collega naar binnen gaat en de sensor activeert.
      2. de Auto-Release-functionaliteit is uitgeschakeld als een Meeting Room Display aan deze locatie is gekoppeld.
    3. Maak voor het huidige tijdstip een reservering voor de geselecteerde locatie via een Workplace-touchpoint. Gebruik een gebruiker die voldoet aan de Automation-vereisten, bijvoorbeeld met een ingesteld telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke.
    4. Als de Automation werkt, ontvang je een bericht en wordt de reservering geannuleerd (het reserveringsobject krijgt de markering “cancelled”).
  • Een reservering automatisch beëindigen als geen aanwezigheid wordt gedetecteerd (en een bericht sturen) :
    1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.
    2. Maak een reservering voor de geselecteerde locatie via een Workplace-touchpoint. Gebruik een gebruiker die voldoet aan de Automation-vereisten, bijvoorbeeld met een ingesteld telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke.
    3. Ga bij het begin van de vergadering naar de locatie en activeer de bewegingssensor. Verlaat de locatie na enige tijd. Zorg dat de sensor daarna niet meer kan worden geactiveerd. Sluit bij voorkeur de deur van een afgesloten vergaderruimte en houd deze in de gaten, zodat niemand naar binnen gaat en de sensor activeert.
    4. Als de Automation werkt, ontvang je een bericht en wordt de locatie vrijgegeven doordat de reservering eerder eindigt (de eindtijd wordt gewijzigd).
  • Een bericht sturen wanneer de bezettingsgraad de maximale capaciteit overschrijdt :
    1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.
    2. Zorg ervoor dat
      1. de bezettingsgraad in deze ruimte of op deze locatie correct wordt gemeten (zie de kwaliteitscontrole van bewegings- en personentelsensoren).
      2. De capaciteit en drempelwaarden van ruimtes instellen is geconfigureerd in Workplace back-end Studio.
    3. Maak via een touchpoint een reservering voor de geselecteerde ruimte of locatie.
    4. Ga de locatie binnen met meer personen dan toegestaan volgens de De capaciteit en drempelwaarden van ruimtes instellen -configuratie.
    5. Als de Automation werkt, ontvangt de specifieke gebruiker of groep gebruikers die in de Automation is gedefinieerd een bericht.
  • Een bericht sturen om een aankomende vergadering te bevestigen (en annuleren als het wordt genegeerd) :
    1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.
    2. Maak via een touchpoint een reservering voor de nabije toekomst op de geselecteerde locatie. Gebruik een gebruiker die voldoet aan de Automation-vereisten, bijvoorbeeld met een ingesteld telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke.
    3. Als de Automation werkt, ontvang je een bericht.
      1. Na bevestiging blijft de reservering bestaan.
      2. Na annulering wordt de reservering geannuleerd (het reserveringsobject krijgt de markering “cancelled”).

 

Wat als de sensor geen gegevens meer verstuurt?

Voor uitvoering van de no-showregel moet in de afgelopen 24 uur minimaal één sensormeting of heartbeat voor de locatie zijn ontvangen:

  • Als we in de afgelopen 24 uur een meting of heartbeat van een sensor hebben ontvangen, gaan we ervan uit dat de sensor nog werkt. Mogelijk is alleen de verbinding met de gateway slecht. De no-showregel wordt dan uitgevoerd. In dat geval heeft de sensor waarschijnlijk geen aanwezigheid bevestigd: de laatst bekende status in Workplace is dan “niet bezet”, waardoor de reservering wordt geannuleerd.
  • Als de laatste meting of heartbeat meer dan 24 uur oud is, beschouwen we de status “niet bezet” als onbetrouwbaar en wordt de Automation niet uitgevoerd. De reservering blijft dan bestaan, ongeacht wat er in de ruimte gebeurt, omdat de sensor daarover geen informatie aan Workplace doorgeeft.

 

 

 

Artikelen in deze sectie