Automation-repository

Beschrijving van het scenario

• Verstuurt automatisch een bericht om te annuleren wanneer er gedurende de eerste X minuten na de start van de reservering geen bezetting is gedetecteerd.

  • Het is ook mogelijk om voorafgaand aan de start van de reservering een bufferperiode (Z minuten) te definiëren: als er tijdens deze respijtperiode aanwezigheid wordt gedetecteerd, wordt de Automation niet uitgevoerd.

• Verstuurt een bericht met een deep link naar de organisator van de vergadering. Wanneer op de link wordt geklikt, wordt de vergadering niet geannuleerd, ongeacht of er aanwezigheid is gedetecteerd.
• Het systeem annuleert de vergadering automatisch Y minuten nadat het bericht is verzonden (en als er ondertussen geen bezetting is gedetecteerd).

 

Info

Het is een best practice om alleen voor Workplaces een buffertijd/respijtperiode te definiëren, omdat je het gebruik van vergaderruimten wilt optimaliseren.

Uitzonderingen op het scenario

• Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt het scenario niet uitgevoerd.
• Als er gedurende 24 uur geen aanwezigheidssignaal (van welke aard dan ook) is ontvangen, wordt het scenario niet uitgevoerd.
• De functie voor reserveringen van meerdere dagen is niet compatibel met deze Automation. Daarom worden reserveringen van meerdere dagen eruit gefilterd en niet meegenomen voor deze Automation.

Componenten

• Buffertijd (respijtperiode) voordat het bericht wordt geactiveerd Z

  • Standaard = 0 minuten (gedefinieerd in milliseconden)

• Tijd voordat het bericht wordt geactiveerd X

  • Standaard = 15 minuten (*)

• Tijd nadat het bericht is verzonden en voordat de reservering wordt geannuleerd Y

  • Standaard = 10 minuten

• Berichttype

  • Opties = e-mail of sms

  • Standaard = e-mail
• Onderwerp van het e-mailbericht

  • Standaard = “Je reservering wordt binnenkort geannuleerd”

• Berichttekst

  • Standaard = “We hebben vastgesteld dat je gereserveerde ruimte (<NAME>) leeg is. We annuleren deze over 10 minuten. Als je vertraging hebt, klik dan op deze link en we houden de reservering actief: <deep link>”

• Locaties

  • Opties = alle locaties (waar aanwezigheid wordt gemeten) of een selectie van locaties (bijvoorbeeld alleen vergaderruimten)

Vereisten

• Sensoren die aan de locatie(s) zijn gekoppeld, moeten ten minste elke 24 uur een heartbeat leveren.
• Toegewijde gebruiker vereist: om reserveringsgegevens te wijzigen, zijn een toegewijde medewerker (die als reserveringsverantwoordelijke kan worden gebruikt) en account (dat uitsluitend door de Automation moet worden gebruikt) nodig. Stel bij voorkeur een systeemaccount in dat de vereiste handelingen kan uitvoeren.
• Bij een sms-bericht moet de klant een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/) met voldoende budget beschikbaar stellen.
• Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet zijn geconfigureerd.
• Locatiebereik (kies een specifieke locatieverzameling (= statische lijst) of pas het scenario toe op alle locaties van dezelfde categorie in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping (dynamisch)):

  • statisch: lever een lijst aan van alle locaties (op basis van Spacewell-locatie-ID) waarop dit scenario van toepassing moet zijn, met behulp van het volgende sjabloon.

     

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie (Room/Workplace/Parking) en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Aanvullende opmerkingen

(*) Wanneer de bezetting wordt gemeten met Browan PIR-sensoren, mag de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" niet korter zijn dan 15 minuten. Browan PIR-sensoren sturen namelijk slechts elke 8 tot 12 minuten een nieuw signaal "bezet". Elke waarde lager dan 15 minuten zou ertoe leiden dat onjuiste berichten worden verspreid. Wanneer de bezetting wordt gemeten met Pointgrab-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" slechts 1 minuut bedragen.

Het Spacewell Workplace-team heeft de ID van elke locatie nodig om de Automation te koppelen (en de verdieping-ID als locaties zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hiermee kun je aangeven of er een verschil is in "reactietijd" ("na X minuten") voor bijvoorbeeld vergaderruimten en Workplaces.

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een zelfstandige functie voor een respijtperiode. Als deze wordt gebruikt in combinatie met de beschreven Automation, ontstaat er een conflict. Als de gebruiker in de e-mail of sms op “bevestigen” klikt, moet hij of zij ook op het display bevestigen. Als dit niet gewenst is, kan de respijtperiode voor het display worden uitgeschakeld.

Mogelijke aanpassingen van dit scenario binnen het opzetten van een standaardscenario (per tenant per Automation)

• Tijd voordat het bericht wordt geactiveerd X (zie aanvullende opmerkingen voor de minimale tijd per sensortype)
• Tijd nadat het bericht is verzonden Y
• Berichttype: e-mail of sms
• Onderwerp van het e-mailbericht: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd
• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<NAME> en <deep link>)
• Tijd tussen het verzenden van een bericht en het annuleren van de reservering
• Locatiebereik
• Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deep link te klikken (zie de beschrijving in het bovenstaande hoofdstuk "Hoe werkt het?")

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Aanvullende opmerkingen

(*) In combinatie met het scenario voor automatisch annuleren wil je dat het scenario voor automatisch beëindigen pas na enige tijd wordt geactiveerd. Bijvoorbeeld: als er in de eerste 15 minuten geen aanwezigheid wordt gedetecteerd, wil je dat de vergadering wordt geannuleerd. Als daarna geen aanwezigheid wordt gedetecteerd, wil je dat de vergadering automatisch wordt ingekort.

(**) Wanneer de bezetting wordt gemeten met Browan PIR-sensoren, mag de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" niet korter zijn dan 15 minuten. Browan PIR-sensoren sturen namelijk slechts elke 8 tot 12 minuten een nieuw signaal "bezet". Elke waarde lager dan 15 minuten zou ertoe leiden dat onjuiste berichten worden verspreid. Wanneer de bezetting wordt gemeten met Pointgrab-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" slechts 1 minuut bedragen.

Het Workplace-team heeft de ID van elke ruimte nodig om de Automation te koppelen (en de verdieping-ID als ruimten zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hiermee kun je aangeven of er een verschil is in "reactietijd" ("na X minuten") voor bijvoorbeeld vergaderruimten en Workplaces.

Mogelijke aanpassingen van dit scenario binnen het opzetten van een standaardscenario (per tenant per Automation)

• Tijd X voordat het bericht wordt geactiveerd: de timer begint te lopen zodra geen bezetting wordt gedetecteerd (zie aanvullende opmerkingen voor de minimale tijd per sensortype)
• Berichttype: e-mail of sms
• Onderwerp van het e-mailbericht: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd
• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<NAME> en <deep link>)
• Tijd tussen het verzenden van een bericht en het beëindigen van de reservering
• Locatiebereik
• Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deep link te klikken (zie de beschrijving in het bovenstaande hoofdstuk "Hoe werkt het?")

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Aanvullende opmerkingen

Wanneer de bezetting wordt gemeten met Browan PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" 15 minuten bedragen. Browan PIR-sensoren sturen namelijk slechts elke 8 tot 12 minuten een nieuw signaal "bezet". Elke waarde lager dan 15 minuten zou ertoe leiden dat onjuiste berichten worden verspreid. Wanneer de bezetting wordt gemeten met telsensoren, bedraagt de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" 1 minuut.

Het Workplace-team heeft de ID van elke locatie nodig om de Automation te koppelen (en de verdieping-ID als locaties zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hiermee kun je aangeven of er een verschil is in "meldingen die voor dezelfde gebeurtenis in de tijd worden geactiveerd" ("bericht wordt elke X minuten per locatie verzonden") voor bijvoorbeeld vergaderruimten en Workplaces.

Mogelijke aanpassing van dit scenario binnen het opzetten van een standaardscenario (per tenant per Automation)

• Duur “X” voor herhaalde berichten
• Berichttype: e-mail of sms
• Onderwerp van het e-mailbericht: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (${location.name})
• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (${room/workplace name} en ${building name})
• Locatiebereik

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Mogelijke aanpassing van dit scenario binnen het opzetten van een standaardscenario (per tenant per Automation)

• Duur “X” voor herhaalde berichten
• Berichttype: e-mail of sms
• Onderwerp van het e-mailbericht: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<room/workplace name>)
• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<headcount for room or workplace>, <room/workplace name>, <building name> en <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >)
• Locatiebereik

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Mogelijke aanpassing van dit scenario binnen het opzetten van een standaardscenario (per tenant per Automation)

• Duur “X” voor herhaalde berichten
• Berichttype: e-mail of sms
• Onderwerp van het e-mailbericht: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<room/workplace name>)
• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<headcount for room or workplace>, <room/workplace name>, <building name> en <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >)
• Locatiebereik

Mogelijke Automation-scenario's voor locaties waar deur­tellersensoren zijn geïnstalleerd:

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Mogelijke Automation-scenario's voor statuslampjes (LoRa):

Aanvullende opmerkingen

Er is slechts 1 scenario per lamp mogelijk.

Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing moet zijn. De kleuren zijn afgeleid van de hierboven genoemde instellingen van de plattegrond.

Mogelijke aanpassing van dit scenario: n.v.t.

Aanvullende opmerkingen

Er is slechts 1 scenario per lamp mogelijk.

Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing moet zijn. De kleuren zijn afgeleid van de hierboven genoemde instellingen van de plattegrond.

Mogelijke aanpassing van dit scenario: n.v.t.

Aanvullende opmerkingen

Er is slechts 1 scenario per lamp mogelijk.

Neem contact op met je Spacewell-accountmanager om een Automation aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing moet zijn. De kleuren zijn afgeleid van de hierboven genoemde instellingen van de plattegrond.

Mogelijke aanpassing van dit scenario: n.v.t.

Mogelijke Automation wanneer er geen apparaten zijn geïnstalleerd:

• op basis van Workplace-categorieën (Room/Workplace/Parking): lever een lijst aan van de categorie en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft;

• op basis van IWMS-locatiecategorieën: lever een lijst aan van de IWMS-locatiecategorieën en het specifieke gebouw of de specifieke verdieping waarop deze Automation-aanvraag betrekking heeft.

Aanvullende opmerkingen

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een zelfstandige functie voor een respijtperiode. Als deze wordt gebruikt in combinatie met de beschreven Automation, ontstaat er een conflict. Als de gebruiker in de e-mail of sms op “bevestigen” klikt, moet hij of zij ook op het display bevestigen. Als dit niet gewenst is, kan de respijtperiode voor het display worden uitgeschakeld.

Mogelijke aanpassingen van dit scenario binnen het opzetten van een standaardscenario (per tenant per Automation)

• Duur van de bevestigingsperiode (maximaal 24 uur vóór de start van de reservering)
• Duur van de respijtperiode
• Berichttype: e-mail of sms
• Onderwerp van het e-mailbericht: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd
• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst aanleveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<ROOM NAME>, <CONFIRMATION PERIOD>, <DEEP LINK>, <GRACE PERIOD> en <DEEP LINK>)
• Locatiebereik
• Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deep link te klikken (zie de beschrijving in het bovenstaande hoofdstuk "Hoe werkt het?")

Aangepaste Automation

Ben je creatief en wil je Automation-scenario's maken die vergelijkbaar zijn met de bovenstaande scenario's, maar niet precies hetzelfde zijn? Ook daarvoor hebben we een oplossing: gebruik het onderstaande sjabloon en dien via je Spacewell-accountmanager een productaanvraag in. Het budget en de implementatietijd variëren afhankelijk van je aanvraag.

Beschrijving van het scenario

• Beschrijf je scenario in woorden.
• Denk goed na over alle situaties die zich kunnen voordoen.
• Beschrijf alleen regels en triggers voor gebeurtenissen die momenteel al in Workplace worden vastgelegd (als we de informatie niet in het systeem hebben, kunnen we geen Automation maken).

Uitzonderingen op het scenario

• Wanneer werkt de Automation niet?

Componenten

• Definieer de variabelen van het scenario en de bijbehorende inhoud.

Vereisten

• Wat is er vanuit het systeem (configuratie) nodig om dit mogelijk te maken?

Kwaliteitsborging

Test na het implementeren van een of meer Automation-scenario's voor jouw omgeving of alles werkt zoals bedoeld. Ga naar de pagina Kwaliteitsborging van bezettings- en gebruikssensoren voor tips en trucs om dit te testen.

Automation-scenario's voeren acties uit op basis van de sensorwaarden van de sensor die aan dezelfde locatie is gekoppeld. Zie daarom het bovenstaande gedeelte voor kwaliteitsborging van de sensorinstallatie.

Maak testscenario's om kwaliteitsborging uit te voeren op de verschillende https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=492317 die voor de tenant zijn geconfigureerd:

• Reservering automatisch vrijgeven wanneer geen bezetting wordt gedetecteerd (en een bericht verzenden):

  1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.

  2. Zorg ervoor dat

     1. de bewegingssensor voor die locatie in de komende periode niet kan worden geactiveerd (best practice is om bij een gesloten vergaderruimte de deur te sluiten en de deur in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat een collega niet naar binnen gaat/de sensor activeert);

     2. als er voor deze locatie een Meeting Room Display is geconfigureerd, de functie voor automatisch vrijgeven is uitgeschakeld.
  3. Maak op dit moment op een van de Workplace-touchpoints een reservering voor de geselecteerde locatie met een gebruiker die is geconfigureerd volgens de Automation-vereisten (het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet bijvoorbeeld zijn geconfigureerd).
  4. Als de Automation werkt, ontvang je een bericht en wordt de locatie geannuleerd (het reserveringsobject krijgt de markering "cancelled").
• Reservering automatisch beëindigen wanneer geen bezetting wordt gedetecteerd (en een bericht verzenden):

  1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.

  2. Maak op een van de Workplace-touchpoints een reservering voor de geselecteerde locatie met een gebruiker die is geconfigureerd volgens de Automation-vereisten (het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet bijvoorbeeld zijn geconfigureerd).
  3. Ga op de starttijd van de vergadering de locatie binnen en zorg ervoor dat de bewegingssensor wordt geactiveerd. Verlaat de locatie na enige tijd. Zorg ervoor dat de sensor niet kan worden geactiveerd (best practice is om bij een gesloten vergaderruimte de deur te sluiten en de deur in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat niemand naar binnen gaat/de sensor activeert).
  4. Als de Automation werkt, ontvang je een bericht en wordt de locatie vrijgegeven/beëindigd (de eindtijd van de reservering wordt gewijzigd).
• Een bericht verzenden wanneer het gebruik de maximale capaciteit overschrijdt:

  1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.

  2. Zorg ervoor dat

     1. het gebruik in deze ruimte/op deze locatie correct wordt gemeten (zie kwaliteitsborging voor bewegings- en telsensoren);

     2. De capaciteit en drempelwaarden van ruimten instellen is geconfigureerd in Workplace back-end Studio.
  3. Maak op een van de touchpoints een reservering voor de geselecteerde ruimte/locatie.
  4. Ga met meer personen dan volgens de configuratie De capaciteit en drempelwaarden van ruimten instellen is toegestaan de locatie binnen.
  5. Als de Automation werkt, ontvangt de aangewezen gebruiker (of gebruikersgroep) (zoals gedefinieerd in de Automation) een bericht.
• Een bericht verzenden om een komende vergadering te bevestigen (en annuleren als dit wordt genegeerd):

  1. Selecteer een locatie waarvoor het bovenstaande Automation-scenario is geconfigureerd.

  2. Maak voor de nabije toekomst op een van de touchpoints een reservering voor de geselecteerde locatie met een gebruiker die is geconfigureerd volgens de Automation-vereisten (het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet bijvoorbeeld zijn geconfigureerd).
  3. Als de Automation werkt, ontvang je een bericht

     1. bij bevestiging blijft de reservering bestaan;

     2. bij annulering wordt de locatie geannuleerd (het reserveringsobject krijgt de markering "cancelled").

Wat gebeurt er als de sensor geen gegevens meer verzendt?

De locatie moet in de afgelopen 24 uur ten minste één sensorwaarde/heartbeat hebben ontvangen om tijdens de uitvoering van de regel voor niet verschijnen te worden meegenomen:

• als we in de afgelopen 24 uur een sensorwaarde/heartbeat van een sensor hebben ontvangen, gaan we ervan uit dat de sensor nog werkt (mogelijk is er alleen een slechte verbinding met de gateway): de regel voor niet verschijnen wordt uitgevoerd. In dat geval heeft de sensor waarschijnlijk geen bezetting bevestigd, dat wil zeggen dat de laatste bij Workplace bekende gegevens “niet bezet” zijn en de reservering daarom wordt geannuleerd;
• als de laatste sensorwaarde/heartbeat ouder is dan 24 uur, gaan we ervan uit dat de status 'niet bezet' niet betrouwbaar is en wordt de Automation niet uitgevoerd. In dat geval blijft de reservering actief, ongeacht wat er in de ruimte gebeurt (omdat de sensor daar die informatie niet aan Workplace doorgeeft).