Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd

Doelgroep: facilitymanagers, IT- en projectteams

• Hoe het werkt
• Wat Workplace kan doen (namens de ruimte)
• Wat bij de organisator blijft (in Outlook of Google)
• Waarom ruimtegericht?
• Scenario's in één oogopslag
  • Reservering aangemaakt in Workplace
    • Hoe het werkt – reservering aangemaakt in Workplace
  • Reservering aangemaakt in Outlook of Google Agenda
    • Hoe het werkt – reservering aangemaakt in Outlook of GoogleCalendar
    • Hoe het werkt – een reserveringscoördinator annuleert een Outlook-/Google-reservering in Asset
    • Niet komen opdagen of “eerder beëindigen” via automatisering
• Veelgestelde vragen

Spacewell Reservation Sync is ruimtegericht: het synchroniseert met de agenda's van de ruimtes in Microsoft Exchange of Google Workspace, niet met de persoonlijke agenda's van medewerkers. Op deze pagina wordt uitgelegd wat dat in de praktijk betekent en wat er gebeurt in de meest voorkomende scenario's.

Hoe het werkt

In Exchange en Google Workspace heeft elke vergaderruimte een eigen ruimteagenda (ruimtepostvak of resource). Reservation Sync koppelt elk van deze ruimteagenda's aan een ruimte in Workplace.

• Wanneer iemand een ruimte boekt in Workplace, maakt Reservation Sync de reservering aan in de ruimteagenda. De ruimte wordt de organisator en de persoon die heeft geboekt, wordt als deelnemer uitgenodigd.

• Wanneer iemand een ruimte toevoegt aan een Outlook- of Google-vergadering, ontvangt de ruimteagenda het verzoek. Zodra de ruimte accepteert, wordt de reservering gesynchroniseerd met Workplace, waarbij die persoon de aanvrager is.

• Workplace gebruikt de ruimteagenda om aan te geven of een ruimte beschikbaar, bezet, vrijgegeven of opnieuw reserveerbaar is.

Wat Workplace kan doen (namens de ruimte)

• De beschikbaarheid van een ruimte tonen op basis van de ruimteagenda.
• Reserveringen synchroniseren tussen Workplace en Exchange/Google.
• De ruimte een reservering laten accepteren of weigeren op basis van de beschikbaarheid.
• Een ruimte vrijgeven nadat iemand niet is komen opdagen.
• Een ruimte opnieuw beschikbaar maken wanneer een vergadering eerder eindigt.
• Een reservering voor een ruimte verlengen, wanneer het proces van de ruimteagenda dit ondersteunt.

Voorbeeld: een vergadering is gepland van 10:00 tot 11:00, maar eindigt om 10:30. Wanneer de ruimte wordt vrijgegeven via het ruimtescherm of in de Workplace-app, werkt Workplace de ruimteagenda bij. De ruimte is vanaf 10:30 beschikbaar voor anderen, terwijl de vergadering van de organisator ongewijzigd blijft in diens eigen agenda.

Wat bij de organisator blijft (in Outlook of Google)

Omdat Workplace namens de ruimte handelt en niet namens de organisator, blijft de organisator van een Outlook-/Google-vergadering verantwoordelijk voor:

• het onderwerp, de deelnemers en andere vergadergegevens;
• de datum of tijd van de volledige vergadering;
• het annuleren van de vergadering voor alle deelnemers;
• de afspraak in de eigen agenda.

Waarom ruimtegericht?

• De verbinding is beperkt tot de ruimte-resources die moeten worden beheerd, waardoor de scope voor IT eenvoudig blijft.
• Directe toegang tot de persoonlijke agenda's van medewerkers is niet nodig. Dit helpt organisaties hun eigen privacy-, beveiligings- en compliancebeleid toe te passen.

Scenario's in één oogopslag

Het gedrag is hetzelfde voor Microsoft Exchange en Google Agenda, tenzij anders vermeld. In Google Agenda worden deelnemers "gasten" genoemd en zijn de antwoorden Ja / Nee / Misschien.

Reservering aangemaakt in Workplace

Hoe het werkt – reservering aangemaakt in Workplace

De medewerker reserveert een ruimte via een Workplace-touchpoint. De reservering wordt aangemaakt in Asset en via het Integration Platform naar de ruimteagenda gestuurd, met de ruimte als organisator; de medewerker ontvangt een uitnodiging. Een wijziging (bijvoorbeeld een nieuw tijdstip) is alleen mogelijk in Workplace en volgt dezelfde route.

Reservering aangemaakt in Outlook of Google Agenda

Voorbeeld van eerder beëindigen in de Workplace-app: een reservering van 15:00 tot 17:00 wordt door de gebruiker om 15:30 beëindigd in de Workplace-app. De ruimteagenda toont nu een reservering van 15:00–15:30 en de ruimte kan vanaf 15:30 door andere collega's worden geboekt. In de agenda van de organisator staat nog steeds de oorspronkelijke vergadering van 15:00–17:00.

Hoe het werkt – reservering aangemaakt in Outlook of GoogleCalendar

De organisator voegt de ruimte toe aan een vergadering. Wanneer de ruimte accepteert, maakt het Integration Platform de reservering aan in Asset, met de organisator als aanvrager. Wijzigingen en annuleringen worden door de organisator in Outlook/Google uitgevoerd en met Workplace gesynchroniseerd.

Hoe het werkt – een reserveringscoördinator annuleert een Outlook-/Google-reservering in Asset

Dit is vergelijkbaar met een actie van de ruimte: de ruimte weigert de reservering, zodat de ruimte weer vrij is in Workplace en in de ruimteagenda. De vergadering blijft in de agenda van de organisator, zonder de ruimte. Een vergadering eerder beëindigen werkt op dezelfde manier: de ruimteagenda krijgt de nieuwe eindtijd en de ruimte is weer vrij, terwijl de vergadering van de organisator de oorspronkelijke tijd behoudt. Voor Google Agenda moeten annuleren in Asset en eerder beëindigen nog worden bevestigd (zie Functies, vereisten en beperkingen)

Niet komen opdagen of “eerder beëindigen” via automatisering

Een automatisering kan een ruimte automatisch vrijmaken wanneer de persoon die deze heeft geboekt niet komt opdagen of de ruimte eerder verlaat. Afwezigheid wordt gedetecteerd door een bezettingssensor. Voorbeeldregel: "geen bezetting gedetecteerd in de eerste 15 minuten na de start". Zie Workplace Automation

Zie Ruimtegerichte agenda-integratie: voorbeeldscenario's voor meer expliciete gebruikersscenario's

Veelgestelde vragen