Reservation Sync zorgt ervoor dat reserveringen van ruimtes in Workplace en in Microsoft Outlook of Google Agenda hetzelfde zijn. Een ruimte die in Outlook of Google Agenda wordt geboekt, wordt als geboekt weergegeven in Workplace, en een ruimte die via een Workplace-touchpoint wordt geboekt (Workplace-app, Go, ruimtedisplay, kiosk, Asset), wordt weergegeven in Outlook of Google Agenda. Gebruikers blijven werken in de tool van hun voorkeur.
- Waar begin ik?
- Wat u krijgt
- Wat wordt gesynchroniseerd
- Outlook of Exchange: wat is het verschil?
- Hoe de configuratie werkt
Waar begin ik?
Ik ben... |
Begin met |
Facilitymanager of reserveringscoördinator |
|
IT-beheerder (Microsoft 365 of Google Workspace) |
Snelgids voor Reservation Sync voor IT-beheerders en vervolgens Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant) |
De communicatie naar medewerkers voorbereiden |
Reservation Sync: wat eindgebruikers kunnen verwachten bij de livegang |
Spacewell-consultant of -partner |
|
Willen weten welke instellingen Spacewell voor u configureert (en wat ze betekenen) |
Instellingen die in het Integration Platform zijn geconfigureerd |
Wat u krijgt
- Reserveringen gesynchroniseerd. Ruimtemailboxen in Exchange (of resources in Google Workspace) worden gekoppeld aan reserveerbare ruimtes in Workplace. Nieuwe, gewijzigde en geannuleerde reserveringen worden in beide richtingen gesynchroniseerd.
- Geen wijzigingen voor Outlook- of Google-gebruikers. Reservation Sync wijzigt bestaande persoonlijke agenda's niet. Gebruikers die de voorkeur geven aan Outlook of Google Agenda blijven deze gebruiken.
- Elk touchpoint bijgewerkt. Omdat beide agenda's worden gecontroleerd, tonen de Workplace-app, Go, kiosken en ruimtedisplays altijd dezelfde beschikbaarheid.
- Ruimtegericht en privacybewust. Reservation Sync werkt met ruimteagenda's, niet met de persoonlijke agenda's van medewerkers. Zie Uitleg over ruimtegerichte synchronisatie
Wat wordt gesynchroniseerd
Van Outlook / Google Agenda naar Workplace |
Van Workplace naar Outlook / Google Agenda |
Onderwerp |
Onderwerp |
Startdatum en -tijd |
Startdatum en -tijd |
Einddatum en -tijd |
Einddatum en -tijd |
E-mailadres van organisator |
Verantwoordelijke (e-mailadres van organisator) |
Vereiste deelnemers (e-mailadres) |
Reserveringsregels (de gereserveerde ruimte) |
Optionele deelnemers (e-mailadres) |
Deelnemers (alleen wanneer ze via het webportaal zijn toegevoegd) |
Herhaling |
Herhaling |
Info
Zie Functies, vereisten en beperkingen voor meer informatie over wat wel en niet mogelijk is met Reservation Sync.
Outlook of Exchange: wat is het verschil?
Denk aan een auto. Microsoft Exchange is de motor: serversoftware die e-mails en agenda-items ontvangt en opslaat, inclusief de ruimteagenda's. Microsoft Outlook is de bestuurdersstoel: de app die mensen gebruiken om e-mail te lezen en vergaderingen te boeken. Reservation Sync maakt verbinding met Exchange; gebruikers zien het resultaat in Outlook. Azure (Microsoft Entra ID) is de plaats waar IT Reservation Sync toestemming geeft om toegang te krijgen tot Exchange.
Reservation Sync integreert met de Microsoft Exchange-service, niet met één specifieke app. Outlook (de desktopapp) is slechts een van de plaatsen waar mensen de Exchange-ruimteagenda's bekijken. Outlook op het web en Outlook mobiel, Microsoft Teams (desktop, web, mobiel en Teams-ruimtedisplays) en de Spacewell Room Finder-invoegtoepassing tonen allemaal dezelfde gegevens uit Exchange.
Hoe de configuratie werkt
Er zijn drie partijen betrokken. Elke partij heeft een handleiding:
Stap |
Wie |
Handleiding |
|---|---|---|
1. De implementatie aanvragen |
Klant, via Spacewell Sales |
Neem contact op met uw Spacewell-accountmanager |
2a. Microsoft Exchange en Azure voorbereiden |
IT van de klant (Microsoft) |
|
2b. Google Workspace voorbereiden |
IT van de klant (Google) |
|
3. Asset en het Integration Platform configureren, ruimtes koppelen |
Spacewell-consultant |
|
3b. De instellingen in het Integration Platform overeenkomen (synchronisatie, onlinevergaderingen, conflictoplossing, afstemming, ruimtekoppelingen) |
Spacewell-consultant samen met de klant |
Instellingen die in het Integration Platform zijn geconfigureerd |
4. Afstemming configureren (alleen Exchange) |
Spacewell-consultant |
|
5. Bepalen hoe bestaande toekomstige reserveringen worden verwerkt |
Spacewell-consultant samen met de klant |
Bestaande reserveringen verplaatsen (Exchange-activering of migratie) |
Info
Een gedetailleerder projectplan is beschikbaar in Snelgids voor Reservation Sync voor Professional Services