Doelgroep: facilitymanagers, reserveringscoördinatoren, werkplek-/kantoormanagers
Op deze pagina wordt uitgelegd wat Reservation Sync doet, wat het niet doet en hoe u kunt controleren of het werkt zoals verwacht. Gebruik de testsituaties in Ruimtegerichte agenda-integratie: voorbeeldscenario's tijdens acceptatietests en wanneer u het gedrag later wilt controleren.
Bekijk ook Functies, vereisten en beperkingen en Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd voor concrete voorbeelden van reserveringsstromen. De onderstaande hoofdstukken zijn alleen samenvattingen.
Wat Reservation Sync is
- Een koppeling tussen de ruimteagenda's in Microsoft Exchange of Google Workspace en de ruimten in Workplace.
- Reserveringen voor een gekoppelde ruimte worden vrijwel realtime in beide richtingen gesynchroniseerd: aanmaken, wijzigen (onderwerp, tijd, ruimte) en annuleren. Eenmalige en terugkerende reserveringen, één ruimte of meerdere ruimten (maximaal 100) per reservering.
- Workplace kan namens de ruimte handelen: een reservering accepteren of weigeren, de ruimte vrijgeven na een no-show en de ruimte vrijgeven wanneer een vergadering eerder eindigt.
- Voor Microsoft Exchange biedt Spacewell een vangnet: realtime conflictoplossing en een nachtelijke reconciliatie die reserveringen herstelt die niet meer synchroon lopen.
Wat Reservation Sync niet is
- Geen integratie met persoonlijke agenda's. Workplace kan de eigen Outlook-/Google-vergadering van de organisator niet wijzigen of annuleren. Als een ruimte wordt vrijgegeven, blijft de vergadering zonder de ruimte in de agenda van de organisator staan. Zie Ruimtegerichte synchronisatie uitgelegd
- Niet overal bewerken. Een reservering kan alleen worden gewijzigd in het systeem waarin deze is aangemaakt. Een reservering die in Outlook is gemaakt, kan niet in Workplace worden gewijzigd (een reserveringscoördinator kan deze in Asset annuleren, waardoor de ruimte wordt vrijgegeven, maar de agenda van de organisator niet wordt gewijzigd).
- Geen synchronisatie van stamgegevens. Namen en capaciteiten van ruimten worden niet gekopieerd tussen Exchange/Google en Workplace. Wijzig deze in beide systemen.
- Niet voor services en apparatuur. Catering of apparatuur kan niet via Outlook/Google Agenda worden toegevoegd en ook niet in Asset aan een in Outlook/Google aangemaakte reservering worden toegevoegd. Spacewell werkt eraan om binnenkort “catering of apparatuur in Asset toevoegen aan een in Outlook aangemaakte reservering” te ondersteunen.
- Niet direct. De meeste wijzigingen worden binnen enkele seconden weergegeven; sommige duren maximaal ongeveer 3 minuten. Zie Synchronisatietiming en vertragingen
- Geen oplossing voor een configuratie die dubbele reserveringen toestaat. Als een ruimte in Exchange of Workplace is ingesteld om conflicten toe te staan, houdt de reconciliatie hier geen rekening mee en worden dubbele boekingen geannuleerd.
- Niet voor elke functie van Workplace. Samengestelde ruimten, ruimtesamenstellingen, geblokkeerde datums/regimes, instel- en opruimtijden, “vooraf reserveren vanaf een vooraf gedefinieerde periode”, conflicttolerantie en goedkeuringsworkflows worden niet ondersteund voor gesynchroniseerde ruimten.
- Niet hetzelfde voor Google. Realtime conflictoplossing en reconciliatie zijn alleen beschikbaar voor Microsoft Exchange.
Waarvoor u verantwoordelijk bent
- Configureer elke ruimte hetzelfde in Workplace en in Exchange/Google: naam, capaciteit en hoe ver van tevoren deze kan worden geboekt.
- Configureer geen regimes of instel-/opruimtijden voor gesynchroniseerde ruimten in Asset; deze bestaan niet in Exchange.
- Informeer IT en uw contactpersoon bij Spacewell wanneer ruimten worden toegevoegd, hernoemd of verwijderd.
- Zorg ervoor dat de juiste personen foutmeldingen en e-mails met reconciliatierapporten ontvangen (de Spacewell-consultant configureert deze in de synchronisatie-instellingen van het Integration Platform). Zie Instellingen die in het Integration Platform zijn geconfigureerd
- Volg de e-mail met het reconciliatierapport op als uw organisatie de modus “Rapport” gebruikt en informeer de gebruikers van wie u de conflicterende reservering verwijdert.