Doelgroep: implementatieconsultants, projectmanagers en partners van Spacewell (voor de stappen die zij uitvoeren)
Gebruik deze pagina als checklist voor een Reservation Sync-project. Elke stap heeft een eigenaar
Projectchecklist
# |
Stap |
Eigenaar |
Details |
|---|---|---|---|
0 |
De klant vraagt om de implementatie. Professional Services wordt betrokken. |
Sales |
|
|
Neem het document met functies en beperkingen met de klant door en bespreek de voorbeeldscenario's om ervoor te zorgen dat de klant weet wat hij kan verwachten. Bespreek de synchronisatietijden en vertragingen, evenals welke instellingen in het Integration Platform moeten worden geconfigureerd. |
Implementatieconsultant |
||
2 |
Kwalificeer het project: Microsoft of Google? Exchange Online/hybride (on-premises wordt niet ondersteund)? Bestaande toekomstige reserveringen, en waar? Afkomstig uit MCS? Reserveringen voor meerdere ruimtes? Aangepaste reserveringsworkflow? |
Implementatieconsultant |
Reservation Sync: het startpunt voor livegang kiezen (intern SW) |
2.a |
Als bestaande toekomstige reserveringen moeten worden gemigreerd: leg het proces uit aan de klant en vraag de migratie vervolgens zo vroeg mogelijk aan (minimaal één maand van tevoren, geen garantie) |
Implementatieconsultant |
|
3 |
Stuur de klant de snelle IT-handleiding en de configuratiehandleiding voor Exchange/Azure of Google |
Implementatieconsultant |
|
4 |
De klant configureert Microsoft Exchange of Google Workspace (nieuwe kamerlijsten kunnen 24-48 uur nodig hebben voordat ze zichtbaar worden via de Graph API; 24 uur voor Google) |
Klant |
|
5 |
Lijn de ruimteconfiguratie in Asset uit met Exchange/Google (reserveringsvenster, regimes/werktijden, geen instel-/opruimtijden, geen samengestelde ruimtes) |
Implementatieconsultant |
|
6 |
Asset: activeer de module, vul client_id/client_secret in bij de API Connector, koppel reserveerbare items en onthul of genereer de sleutel |
Implementatieconsultant |
Asset en het Integration Platform configureren voor Reservation Sync |
6.a |
Aangepaste reserveringsworkflow (ook in FMB-omgevingen)? Pas de vereiste workflowwijzigingen toe |
Implementatieconsultant |
Asset en het Integration Platform configureren voor Reservation Sync hoofdstuk 1.6 |
7 |
Configureer het Integration Platform zodra de klant de configuratie van Exchange/Azure of Google Workspace heeft voltooid: maak de AXXERION-connector en de MICROSOFT- of GOOGLE-connector aan; configureer de Sync Settings per connector (synchronisatiemodus, e-mails bij fouten, tijdzone, Always host online) |
Implementatieconsultant |
|
8 |
Koppel ruimtes (houd rekening met maximaal 48 uur voordat kamerlijsten verschijnen). Houd koppelingen uitgeschakeld als er een migratie gepland is |
Implementatieconsultant |
|
9 |
Configureer reconciliatie (alleen Exchange): opties, venster (10–90 dagen), planning en drempelwaarden (zie Instellingen die in het Integration Platform zijn geconfigureerd voor de betekenis ervan voor de klant) |
Implementatieconsultant |
Handleiding voor het configureren van de reconciliatieservice (intern SW) |
10 |
Test met de klant aan de hand van de testscenario's voor facility managers |
Implementatieconsultant |
|
11 |
Deel de pagina voor eindgebruikers met de klant voor interne communicatie |
Implementatieconsultant |
Reservation Sync: wat eindgebruikers bij livegang kunnen verwachten |
12 |
Livegang/migratie; volg het migratierapport en fouten op |
Implementatieconsultant |
|
13 |
Hypercare: controleer foutmeldingen, reconciliatierapporten en uitvoeringsdetails |
Implementatieconsultant |
Belangrijkste valkuilen
- Instellingen die niet op elkaar zijn afgestemd tussen Asset en Exchange (BookingWindowInDays, regimes, ConflictPercentageAllowed) zijn de meest voorkomende oorzaak van geweigerde of ontbrekende reserveringen.
- Koppelingen inschakelen voor ruimtes met veel bestaande toekomstige reserveringen zonder het Integration-team veroorzaakt hiaten: Microsoft Graph verwerkt slechts 4 meldingen per resource tegelijk (moet nog worden bevestigd); extra meldingen worden geweigerd.
- Conceptreserveringen worden niet gesynchroniseerd. Inkomende reserveringen moeten automatisch van concept naar bevestigd gaan (voorwaarde syncDirectionCode = Incoming, zie de standaard FMB-workflow).
- Koppelingen die in gebruik zijn, kunnen niet worden verwijderd. Alleen nieuwe koppelingen zonder transacties kunnen worden verwijderd.
- Verschillende Microsoft-connectors hebben elk hun eigen Sync Settings nodig.
- Voor reconciliatie zijn e-mailadressen in Sync Settings nodig, zelfs als foutmeldingen zijn uitgeschakeld.
- Per tenant van het Integration Platform kan slechts één Axxerion-connector worden geconfigureerd.
- Uitgeschakelde koppelingen worden niet automatisch opnieuw ingeschakeld en reserveringswijzigingen die zijn aangebracht terwijl een koppeling is uitgeschakeld, gaan verloren.
Contactpersonen
- Migratieaanvragen: zie Een Exchange-migratie aanvragen (intern SW)
- Inloggegevens van de klant: de klant deelt deze veilig met de Spacewell-consultant, die ze invoert bij het aanmaken van de connector in het Integration Platform (Asset en het Integration Platform configureren voor Reservation Sync, hoofdstuk 2.2a/2.2b).
- Aangepaste reserveringsworkflows (ook workflows voor reserveringsschema's): volg Asset en het Integration Platform configureren voor Reservation Sync , hoofdstuk 1.6.