Snelgids voor Reservation Sync voor IT-beheerders

Avatar
Laura CARBO

Doelgroep: IT van de klant: beheerders van Microsoft 365 / Exchange / Entra ID, beheerders van Google Workspace, informatiebeveiliging

 

Op deze pagina wordt samengevat wat IT moet voorbereiden, welke toegang Reservation Sync krijgt en waarop u na de ingebruikname moet letten. De volledige stapsgewijze instructies vindt u in Microsoft Exchange en Azure configureren of Google Workspace configureren.

 

Samenvatting

  • Reservation Sync verbindt Workplace met de ruimteagenda's in Exchange Online of Google Workspace via de Microsoft Graph API of de Google Calendar- en Admin SDK-API's.
  • Er is geen toegang nodig tot de persoonlijke agenda's van medewerkers. De toepassing handelt namens de ruimte, niet namens de organisator. Meer informatie: Uitleg over ruimtesgerichte synchronisatie
  • Ondersteund: Microsoft 365 Exchange Online, inclusief hybride configuraties waarin ruimtepostvakken zich in de cloud bevinden. Niet ondersteund: Exchange on-premises.
  • U deelt een kleine set referenties veilig met het Spacewell-team.

Microsoft 365: wat u moet voorbereiden

Wat Waarom Details
Een ruimtepostvak voor elke Workplace-ruimte die moet worden gesynchroniseerd Elke reserveerbare ruimte in Workplace is gekoppeld aan precies één ruimtepostvak Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 2
Minstens één zichtbare ruimtelijst met deze ruimtes Reservation Sync leest ruimtes via ruimtelijsten; de Outlook Room Finder-invoegtoepassing gebruikt deze ook Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 3
Ruimtereserveringsinstellingen die zijn afgestemd op Workplace Verschillen zorgen ervoor dat reserveringen worden geweigerd of niet worden gesynchroniseerd Onderstaande tabel, Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 2.1
App-registratie in Microsoft Entra ID met een clientgeheim Geeft Reservation Sync API-toegang Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 4.1–4.2
Microsoft Graph-toepassingsmachtigingen: Calendars.Read, Calendars.ReadBasic.All, Calendars.ReadWrite, MailboxSettings.Read, Place.Read.All Ruimteagenda's lezen en schrijven, ruimtes en ruimtelijsten lezen en de voorkeur voor de tijdzone lezen Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 4.3
Voor e-mail ingeschakelde beveiligingsgroep met de ruimtes + beleid voor toepassings toegang Beperkt de app tot alleen de ruimtepostvakken Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 4.4
Toestemming van de beheerder Vereist door Microsoft Graph omdat agendagegevens volgens de AVG persoonsgegevens zijn Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 4.5
Delen: Application (client) ID, Directory (tenant) ID, clientgeheim, vervaldatum van het geheim, e-maildomein(en) Spacewell configureert de verbinding Microsoft Exchange en Azure configureren (IT van de klant), hoofdstuk 5

Ruimte-instellingen die moeten overeenkomen met Workplace

Exchange-instelling Aanbevolen Wat er anders misgaat
AutomateProcessing AutoAccept (tenzij boekingsgedelegeerden worden gebruikt) Aanvragen worden niet automatisch door de ruimte geaccepteerd
BookingWindowInDays Gelijk aan de periode "vooraf reserveren" in Workplace (standaardwaarde van Exchange: 180) Reserveringen die verder vooruit in Workplace zijn gemaakt, worden niet met Exchange gesynchroniseerd
ConflictPercentageAllowed Stel dit bewust in; 0% weigert een volledige reeks terugkerende vergaderingen als één afspraak conflicteert Niet-gesynchroniseerde terugkerende reserveringen
DeleteSubject en AddOrganizerToSubject False, als u wilt dat onderwerpregels van vergaderingen worden weergegeven in Workplace Workplace toont de naam van de organisator in plaats van het onderwerp
RemovePrivateProperty False, als privévergaderingen privé moeten blijven Privévergaderingen die in Workplace zijn gemaakt, zijn niet privé in Outlook
AllowConflicts False Ruimtes accepteren dubbele reserveringen; afstemmingsrapporten vermelden deze conflicten, maar kunnen de configuratie niet herstellen

Google Workspace: wat u moet voorbereiden

  • Een Google Cloud-project waarin de Google Calendar API en Admin SDK API zijn ingeschakeld.
  • Een serviceaccount (noem dit "Asset"; de naam wordt weergegeven in het veld "Gemaakt door" van reserveringen) met domeinbrede delegatie voor de scopes https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar en https://www.googleapis.com/auth/calendar.
  • Gebouwen en resources (ruimtes) die zijn aangemaakt onder Directory > Gebouwen en resources.
  • Een gedelegeerde gebruiker (bij voorkeur een account zonder beheerdersrechten) met de machtiging "Wijzigingen aanbrengen in afspraken" voor elke resourceagenda.
  • Extern delen voor secundaire agenda's ingesteld op "Alle informatie delen en buitenstaanders kunnen agenda's wijzigen".
  • Delen: client_email, private_key (JSON-sleutel), e-mailadres van de gebruiker die wordt geïmiteerd (gedelegeerde gebruiker), e-maildomein(en).

Welke toegang Reservation Sync krijgt

  • Microsoft: basisgegevens van vergaderingen in ruimteagenda's – planning, organisator, deelnemers en onderwerp. Niet de inhoud van de vergadering, bijlagen of de beschikbaarheidsinformatie van gebruikers.
  • Wanneer het beleid voor toepassingstoegang is ingesteld, heeft de app alleen toegang tot de ruimtepostvakken in de beveiligingsgroep.
  • Agendagegevens gelden volgens de AVG als persoonsgegevens. Daarom geeft een beheerder namens alle gebruikers één keer toestemming.
  • De app is een achtergrondapp. Deze wordt niet weergegeven onder Mijn apps en hoeft niet aan gebruikers of groepen te worden toegewezen.

Geplande doorlooptijden

  • Nieuwe of gewijzigde ruimtelijsten kunnen 24–48 uur nodig hebben voordat ze zichtbaar worden via Microsoft Graph en in het Integration Platform. Maak ze vroegtijdig aan.
  • Domeinbrede delegatie van Google duurt meestal enkele minuten, maar kan tot 24 uur duren; wijzigingen in extern delen kunnen ook tot 24 uur duren.

Na de ingebruikname: zorg dat alles blijft werken

  • Verleng het clientgeheim (Microsoft) of de sleutel (Google) voordat deze verloopt. Door een verlopen geheim mislukken ruimtekoppelingen; deze worden vervolgens automatisch uitgeschakeld en moeten opnieuw worden ingeschakeld door de Spacewell-consultant. Zolang een koppeling is uitgeschakeld, worden er geen wijzigingen in reserveringen opgehaald.
  • Verwijder of vervang geen ruimtepostvak dat in gebruik is zonder de Workplace-beheerder hiervan op de hoogte te stellen. Door een verwijderd postvak wordt de koppeling uitgeschakeld.
    • Integration Platform Mapping Health Processer schakelt een koppeling uit als het Exchange-postvak is verwijderd, het authenticatietoken is verlopen, postvakmachtigingen zijn gewijzigd of verwijderd, Exchange of Asset de vereiste abonnementen niet kan bijwerken of als een ander permanent probleem de synchronisatie verhindert.
  • Nieuwe ruimte? Maak het postvak aan, voeg het toe aan de ruimtelijst en de beveiligingsgroep en vraag om de ruimte in Workplace te laten koppelen.
  • Hernoemde ruimte of nieuwe alias? Deze kunnen automatisch worden opgehaald als uw Spacewell-consultant "Postvak valideren" heeft ingeschakeld (zie Ruimtekoppeling en koppelingsstatus). Wijzigingen in naam en capaciteit worden niet gekopieerd naar Workplace; deze moeten ook in Asset worden gewijzigd.
  • Meldingen over fouten worden verzonden naar de e-mailadressen die de Spacewell-consultant configureert in de synchronisatie-instellingen van het Integration Platform. Zorg dat iemand van IT of facilitair beheer op die lijst staat. Zie Instellingen die in het Integration Platform zijn geconfigureerd
  • Room Finder-invoegtoepassing voor Outlook kan door gebruikers worden geïnstalleerd of centraal door IT worden uitgerold. Zie Room Finder-invoegtoepassing voor Outlook

 

Artikelen in deze sectie