Doelgroep: medewerkers die ruimtes boeken. Klaar om te kopiëren naar de interne communicatie van de klant
Vanaf de ingebruikname zijn ruimte-reserveringen in Workplace en in Outlook (of Google Agenda) met elkaar verbonden. Je kunt ruimtes blijven reserveren zoals je gewend bent. Op deze pagina lees je wat er verandert en wat je de eerste dagen kunt verwachten.
Wat verandert er voor jou
- Eén ruimteagenda. Een ruimte die je in Outlook boekt, wordt als gereserveerd weergegeven in de Workplace-app, op ruimteschermen en kiosks, en andersom.
- Boek waar je wilt, wijzig waar je hebt geboekt. Wijzig of annuleer een reservering op dezelfde plek waar je deze hebt aangemaakt. Een vergadering die in Outlook is aangemaakt, moet je in Outlook wijzigen; een reservering die in Workplace is aangemaakt, moet je in Workplace wijzigen.
- Geef het een paar minuten. De meeste wijzigingen verschijnen binnen enkele seconden; sommige duren maximaal ongeveer 3 minuten. Maak een reservering die nog niet is verschenen niet opnieuw aan – daardoor kan een dubbele reservering ontstaan. Vermijd het om direct na het opslaan wijzigingen aan te brengen: het systeem heeft ongeveer een halve minuut nodig om op alle platforms gesynchroniseerd te zijn.
Je ontvangt in het begin mogelijk meer annuleringsmails
Tot nu toe controleerden Workplace en Outlook elkaar niet, waardoor dezelfde ruimte op hetzelfde tijdstip twee keer kon worden geboekt – één keer in elk systeem. Reserveringssynchronisatie detecteert deze dubbele reserveringen nu en behoudt de reservering die het eerst is gemaakt. De latere reservering wordt geannuleerd of geweigerd en de organisator ontvangt een e-mail.
Daarom ontvang je rond de ingebruikname mogelijk meer annulerings- of weigeringsmails dan normaal. Dit betekent niet dat er iets defect is: de ruimte was al bezet. Boek een andere ruimte of een ander tijdstip.
Info
‘Eerst gemaakt’ betekent het moment waarop de reservering oorspronkelijk is aangemaakt, niet het moment waarop deze voor het laatst is gewijzigd.
Als je in Workplace boekt
- Je ontvangt een uitnodiging in Outlook/Google van de ruimte. De ruimte is de organisator en jij bent een deelnemer. Accepteer de uitnodiging om de reservering in je agenda te behouden.
- Als je de uitnodiging weigert, wordt de ruimte niet geannuleerd. Gebruik Workplace om te annuleren.
- Je kunt de reservering niet wijzigen in Outlook/Google; wijzig deze in Workplace.
- Als je organisatie dit heeft ingeschakeld, wordt automatisch een Teams-, Zoom- of Google Meet-link toegevoegd.
Als je in Outlook of Google Agenda boekt
- Voeg de ruimte toe zoals je dat vandaag doet, of gebruik de invoegtoepassing Room Finder in Outlook.
- Je reservering wordt weergegeven in Workplace. Je kunt deze daar bekijken, maar je wijzigt of annuleert deze in Outlook/Google.
- Als de ruimte wordt vrijgegeven (bijvoorbeeld omdat niemand is komen opdagen of omdat de vergadering vroegtijdig is beëindigd in de Workplace-app), blijft je vergadering in je agenda staan, maar zonder de ruimte. De ruimte is dan beschikbaar voor anderen.
- Als je een vergadering doorstuurt, wordt de nieuwe persoon niet toegevoegd in Workplace. Voeg die persoon in plaats daarvan als deelnemer toe en verstuur een update.
- Catering of apparatuur kan niet via Outlook/Google worden besteld.
Als je bestaande reserveringen worden verplaatst
- Als je al toekomstige reserveringen voor ruimtes hebt, kan Spacewell deze vóór de ingebruikname verplaatsen (Bestaande reserveringen verplaatsen (Exchange-activering of migratie) ).
- Maak tijdens een korte, aangekondigde periode (de ‘freeze’) geen reserveringen voor de betreffende ruimtes en wijzig deze ook niet.
- Sommige reserveringen kunnen niet automatisch worden verplaatst – bijvoorbeeld een terugkerende vergadering zonder einddatum. Mogelijk wordt je gevraagd deze opnieuw aan te maken.
Terugkerende vergaderingen
- Geef elke terugkerende vergadering een einddatum. Reeksen zonder einddatum worden niet gesynchroniseerd.
- Lange reeksen (worden nog geconfigureerd, maar maximaal 360 exemplaren) worden niet gesynchroniseerd.
- Maandelijks op dag 31 wordt niet ondersteund; gebruik ‘laatste dag van de maand’.
- Afhankelijk van de manier waarop je ruimtes zijn ingesteld, kan een reeks worden geweigerd wanneer één exemplaar conflicteert met een andere reservering.
Goed om te weten
- Afhankelijk van de ruimte-instellingen kan Workplace de naam van de organisator tonen in plaats van het onderwerp van de vergadering.
- Een bureau- (werkplek)reservering die met Outlook wordt gesynchroniseerd, zet je status niet op Bezet; een reservering van een ruimte doet dat wel.
- Iemand die niet bekend is in Workplace, kan nog steeds een gesynchroniseerde ruimte in Outlook boeken. In Workplace wordt bij die reservering een vooraf geconfigureerde organisator weergegeven (standaard: ‘Spacewell Integration’).
Als een reservering de volgende dag nog steeds niet overeenkomt tussen Workplace en Outlook, neem dan contact op met de servicedesk.