Room Finder-invoegtoepassing voor Outlook

Avatar
Laura CARBO

Doelgroep: eindgebruikers, IT en Spacewell-consultants

image-20230606-075655.png

Spacewell Room Finder zoekt passende beschikbare vergaderruimtes in lijst of plattegrond en voegt ze aan Outlook-vergaderingen toe.

Vereist Reservation Sync voor Microsoft Exchange.

Ondersteunt Workplace SSO; zie Workplace SSO instellen).

Vooraf

  • Asse) en een Workplace-tenant met gebruikers.
  • Actieve Reservation Sync voor Exchange.
  • Microsoft 365 met postvakken op Exchange 2016 of nieuwer.
  • Azure ingericht volgens Microsoft Exchange en Azure configureren
  • Ruimtes gekoppeld aan Exchange-ruimtepostvakken.
  • Inloggen met Workplace-gegevens; SSO ondersteund, zie Workplace SSO instellen).

Opmerking

Als touchpoint toont Room Finder alle Workplace-ruimtes, terwijl Sync alleen Exchange-koppelingen synchroniseert. Houd rekening met dit verschil.

Configuratie door consultant

Asset: stamgegevens en reserveerbare objecten maken.

Room Finder installeren

Info

Gebruikers installeren zelf volgens rechten, of IT verspreidt centraal. Deze Microsoft-richtlijn beschrijft organisatiebrede uitrol.

1. Outlook: File → Manage Add-ins; web: https://outlook.office.com/mail/inclientstore

1.a. Outlook: File → Manage Add-ins

1.b. Outlook web: https://outlook.office.com/mail/inclientstore

image-20221026-084136.png

 image-20221026-084147.png
2. Kies Room Finder 2.0 in beheerde invoegtoepassingen, mogelijk in de browser.
image-20250717-124108.pngimage-20250717-123405.png

3. Open afspraak/vergadering
image-20221026-083917.png
4. Selecteer Spacewell Room Finder
image-20221026-083929.png
5. Eerste login met Workplace-gegevens, ook SSO
image-20221026-084008.png image-20221026-084012.png
6. Kies locatie en verdieping
image-20250717-124203.png

 image-20250717-124345.png

Room Finder gebruiken

1. Open vergadering en kies tijd
image-20221026-084844.png
2. Voeg verplichte deelnemers toe

Dit bepaalt de benodigde capaciteit.
Bij twee genodigden zoekt het systeem capaciteit 3 inclusief verantwoordelijke, bijvoorbeeld ruimte met capaciteit 4.

3. Open Spacewell Room Finder
image-20221026-084858.png
4. Verschijnt rechts

Recommended Rooms gebruikt deelnemersaantal en bekende beschikbaarheid op dat moment.

image-20250717-124655.png

 image-20250717-124709.png

Controleer desgewenst de gemarkeerde locatie op de plattegrond.

image-20250717-125428.png

5. Kies ruimte

Exchange Room Mail Box wordt toegevoegd aan Required en Location.

image-20250717-124709.png image-20250717-125704.png

Wijzigingen werken de aangeboden ruimtes bij.

Goed om te weten

  • Exchange behandelt bureaus en ruimtes anders. Een gesynchroniseerde bureauboeking maakt je niet Busy; een ruimteboeking wel.
  • E-mailadressen worden dagelijks gecachet voor tenants met Exchange-interface; alle API’s gebruiken cachewaarden.

Artikelen in deze sectie