Maintenance Planning-integratiemodule

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Gebouwen synchroniseren van Asset naar Maintenance Planning
  • 1.2 Assets synchroniseren van Asset naar Maintenance Planning
  • 1.3 Taken/activiteiten synchroniseren
    • 1.3.1 Een werkactiviteit verwijderen/ontkoppelen
  • 1.4 LTMP-werkorders
  • 1.5 Problemen oplossen
• 2. Relevante systeemgroepen
• 3. Navigatiemenu en opties voor het startboard
• 4. Aanvullende rapporten
• 5. V&A

1. Waar gaat deze module over?

De applicatie Maintenance Planning is de opvolger van de applicatie O-Prognose en wordt gebruikt om de langetermijnonderhoudsplanning (LTMP) van alle bouwelementen of assets te beheren.

Het belangrijkste doel van deze integratie is om de gegevens tussen Asset en Maintenance Planning gesynchroniseerd te houden en het daaruit voortvloeiende onderhoudswerk in Asset uit te voeren. Kort gezegd:

• Stamgegevens (gebouwen en assets) worden beheerd in Asset en/of Maintenance Planning en in realtime gesynchroniseerd met de doelapplicatie
• Maintenance Planning genereert een langetermijnonderhoudsplanning voor elke asset
• De gebruiker selecteert in Maintenance Planning taken die naar Asset moeten worden gesynchroniseerd, waar ze werkactiviteiten worden
• De werkactiviteiten in Asset worden toegewezen aan LTMP-werkorders, die naar de aannemer worden doorgestuurd
• Zodra de LTMP-werkorders met volledig toegewezen werkactiviteiten zijn voltooid, worden de overeenkomstige taken in Maintenance Planning gemarkeerd als gereed

In de volgende delen wordt de module, de betrokken objecten en de synchronisatierichting nader toegelicht.

1.1 Gebouwen synchroniseren van Asset naar Maintenance Planning

Gebouwen worden altijd aangemaakt in Asset en gesynchroniseerd met Maintenance Planning. Asset is daarom altijd de bronapplicatie voor gebouwen.

Updates van gebouwgegevens zijn bidirectioneel: een wijziging in de ene applicatie wordt gesynchroniseerd met de andere applicatie.

Hieronder staat een overzicht van de gegevens die in de synchronisatie zijn opgenomen en de richting waarin de gegevens worden gesynchroniseerd.

Gebouwen kunnen door gebruikers met de systeemgroep ‘Gebouwen bewerken’ per gebouw of in bulk via de gebouwenlijst van Asset naar Maintenance Planning worden verzonden.

Per gebouw:

Op het tabblad ‘Gekoppelde applicaties’ van een specifiek gebouw wordt de optie weergegeven om het gebouw aan Maintenance Planning te koppelen, of wordt informatie weergegeven over wanneer het gebouw is gekoppeld, als het al is gekoppeld.

In bulk via de gebouwenlijst:

Het gebouwenoverzicht in het navigatiemenu toont ook welke gebouwen al aan Maintenance Planning zijn gekoppeld.

In Maintenance Planning worden de gebouwen als objecten geëxporteerd naar de map:
Projects - Integration Projects – Spacewell Asset:

Als de regel van het Maintenance Planning-object begint met >>, betekent dit dat het object aan Asset is gekoppeld. Objecten die met > beginnen, zijn niet gekoppeld.

Een gebruiker kan het object naar een andere map verplaatsen, of het object kan aan een bestaand object in MP worden gekoppeld. In Systeembeheer kunt u de objecten uit de integratiemap selecteren en aan bestaande objecten koppelen:

Op het detailscherm van het object in Maintenance Planning kunt u relevante informatie over de koppeling bekijken en het gebouw ontkoppelen:

1.2 Assets synchroniseren van Asset naar Maintenance Planning

Assets kunnen zowel in Asset als in Maintenance Planning worden aangemaakt. De applicatie waarin de asset wordt aangemaakt, is de bronapplicatie en de asset wordt gesynchroniseerd met de doelapplicatie.

Updates van assets kunnen ook in beide applicaties worden uitgevoerd en worden in realtime met de andere applicatie gesynchroniseerd.

Omdat beide applicaties als bron kunnen fungeren, wordt aangeraden om met de klant af te spreken welke applicatie leidend is voor welke asset(typen), om dubbele registraties te voorkomen.

Hieronder staat een overzicht van de gegevens die in de synchronisatie zijn opgenomen en de richting waarin de gegevens worden gesynchroniseerd.

Assets kunnen door gebruikers met de systeemgroep ‘Assets bewerken’ per asset of in bulk via de assetlijst van Asset naar Maintenance Planning worden verzonden.

Dit werkt op dezelfde manier als voor gebouwen. Zie de bovenstaande schermafbeeldingen.

1.3 Taken/activiteiten synchroniseren

Taken worden altijd aangemaakt in Maintenance Planning als resultaat van het langetermijnonderhoudsplan en gesynchroniseerd met Asset. In Asset worden deze taken activiteiten genoemd.

In Asset kunnen de activiteiten worden geraadpleegd via:

• Het navigatiemenu Maintenance Planning → Activiteiten, waar activiteiten kunnen worden gezocht en direct (afzonderlijk of in bulk) aan een LTMP-werkorder kunnen worden toegewezen.
• Het tabblad ‘Activiteiten’ binnen een asset → Overzicht van activiteiten die aan de specifieke asset zijn gekoppeld

Vanuit Asset zijn verschillende updates van een werkactiviteit mogelijk. Deze worden terug naar Maintenance Planning gesynchroniseerd. Hieronder staat een overzicht van de gegevens die in de synchronisatie zijn opgenomen en de richting waarin de gegevens worden gesynchroniseerd:

1.3.1 Een werkactiviteit verwijderen/ontkoppelen

Naast de synchronisatie van afzonderlijke velden wordt een synchronisatie naar Maintenance Planning gestart wanneer een werkactiviteit die oorspronkelijk vanuit Maintenance Planning is gesynchroniseerd, in Asset wordt verwijderd. Hierdoor wordt de werkactiviteit in Maintenance Planning ontkoppeld, waarna de taak opnieuw met Asset kan worden gesynchroniseerd.

Het verwijderen van een werkactiviteit in Asset kan worden gebruikt wanneer een vanuit Maintenance Planning gesynchroniseerde taak onvolledig of onjuist is. De taak kan vervolgens worden gecorrigeerd in Maintenance Planning en opnieuw met Asset worden gesynchroniseerd.

1.4 LTMP-werkorders

Afzonderlijke werkactiviteiten of meerdere werkactiviteiten tegelijk kunnen (gedeeltelijk) worden toegewezen aan een nieuwe LTMP-werkorder in Asset. Zodra de werkorder succesvol is voltooid, wordt deze gesloten en wordt de sluitingstijd automatisch ingesteld.

De sluitingstijd van de gekoppelde werkactiviteiten wordt ook automatisch ingesteld wanneer:

• Er geen niet-toegewezen hoeveelheid van de werkactiviteit meer over is.
• Alle andere werkorders waaraan de werkactiviteit gedeeltelijk was toegewezen, al zijn gesloten.

Het instellen van de sluitingstijd van een werkactiviteit activeert de synchronisatie naar Maintenance Planning, waar de overeenkomstige taak als gereed wordt gemarkeerd.

Dit betekent dat een werkactiviteit die slechts gedeeltelijk aan LTMP-werkorders is toegewezen, of die aan een andere werkorder is toegewezen die nog openstaat, open blijft — en dat de taak in Maintenance Planning nog niet als gereed wordt gemarkeerd.

Meer informatie over het proces van LTMP-werkorders vindt u via LTMP-werkordermodule.

1.5 Problemen oplossen

Elke synchronisatie van Asset naar Maintenance Planning wordt vastgelegd in een gebeurtenissenlogboek. De gebeurtenissenlogboeken zijn te vinden via het startboard van de beheerder of via de navigatiemenuoptie Integraties → Maintenance Planning → Maintenance Planning API Connector → Gebeurtenissenlogboek (24 uur). Gebeurtenissenlogboeken zijn ook te vinden via de zoekoptie: Integraties → Maintenance Planning → Zoeken in gebeurtenissenlogboek.

Het gebeurtenissenlogboek bevat informatie over het logtype (Info/Fout), de datum en tijd van de gebeurtenis, de maker en, indien van toepassing, het object waarop de gebeurtenis betrekking heeft.

Daarnaast bevat het logboek de volgende webservicegegevens:

• Uitgevoerde webservice
• Request body
• Responsstatus
• Response body

Mislukte aanvragen worden vastgelegd met het type ‘Fout’. Het gebeurtenissenlogboek bevat de daadwerkelijke aanvraag en respons, die kunnen worden gebruikt om het probleem te onderzoeken en te debuggen.

2. Relevante systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, kunnen systeemgroepen aan gebruikersprofielen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de opties in het navigatiemenu, de tabbladen van het startboard en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard van het gebruikersprofiel: Gebruikersbeheer

Voor de Maintenance Planning-integratie komen de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie ‘Gebruikersprofielbeheer’ op het startboard van de beheerder kunnen deze systeemgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.

3. Navigatiemenu en opties voor het startboard

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (op basis van de systeemgroepen). Daarnaast komt er een modulespecifiek tabblad voor het key-user-startboard beschikbaar voor die module. Dit tabblad is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Het tabblad geeft gebruikers inzicht in en dagelijkse werksamenvattingen die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startboard: Navigatiemenu en startboard

Voor de module LTMP-werkorders komt het tabblad ‘Dashboard LTMP-werkorders’ op het startboard beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroep:

• LTMP-werkorderbeheerder

Dit startboardtabblad bevat de volgende knoppen:

• LTMP-werkorder +: De optie om een nieuwe LTMP-werkorder aan te maken.
• LTMP-werkorders zoeken: Dezelfde optie als in het navigatiemenu om in alle LTMP-werkorders te zoeken.
• Mijn locatie(s) selecteren: De optie om een of meerdere locaties (gebouwen) te selecteren. De locatiegebonden overzichten op het dashboard van LTMP-werkorders tonen dan alleen LTMP-werkorders die betrekking hebben op de geselecteerde locaties. Als er geen locaties zijn geselecteerd, worden LTMP-werkorders van alle locaties meegenomen.

Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• LTMP-werkorders die aan mij zijn toegewezen en nog niet zijn doorgestuurd: Een overzicht van LTMP-werkorders die aan de gebruiker zijn toegewezen, maar nog niet naar een aannemer zijn doorgestuurd.
• LTMP-werkorders die aan mij zijn toegewezen en wachten op het aanbestedingsproces: Een overzicht van LTMP-werkorders die momenteel wachten op een aanbestedingsproces. Een stap voor het aanbestedingsproces is optioneel en kan worden ingeschakeld in de workflow voor LTMP-werkorders. Dit proces kan worden geconfigureerd als een Asset-proces of volledig buiten Asset worden afgehandeld. Zodra een offerte uit het aanbestedingsproces is geaccepteerd, kan de aannemer aan de LTMP-werkorder worden toegewezen en kan de werkorder worden doorgestuurd.
• LTMP-werkorders die aan mij zijn toegewezen en wachten op goedkeuring van het mandaat: Een overzicht van LTMP-werkorders waarvoor goedkeuring van het mandaat nodig is voordat ze naar de aannemer kunnen worden doorgestuurd. Goedkeuring van het mandaat bij LTMP-werkorders is optioneel en kan worden ingeschakeld in de workflow voor LTMP-werkorders.
• LTMP-werkorders die aan mij zijn toegewezen en in uitvoering zijn: Een overzicht van LTMP-werkorders die naar aannemers zijn doorgestuurd en momenteel in uitvoering zijn.
• LTMP-werkorders die door mij moeten worden beoordeeld: Een overzicht van LTMP-werkorders die door de aannemer zijn afgehandeld en wachten op goedkeuring door de gebruiker.
• LTMP-werkorders die aan mij zijn toegewezen, financiële administratie: Een overzicht van goedgekeurde LTMP-werkorders die wachten op de financiële afronding voordat ze worden gesloten.

4. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules zijn aanvullende rapporten beschikbaar via de navigatiemenuoptie ‘Rapporten’.
Voor de module(s) voor (LTMP-)werkorders zijn rapporten beschikbaar via:

• Rapporten in het navigatiemenu: Een lange lijst met rapporten over werkorders die beschikbaar zijn voor de LTMP-werkorderbeheerder.

• Managementdashboard: Een managementdashboard voor werkorders is beschikbaar in het navigatiemenu ‘Onderhoud’ voor de systeemgroep ‘Managementdashboards werkorders’, met overzichten en grafieken over werkorders (gepland versus werkelijk, kosten per gebouw, enzovoort).

  

5. V&A

Wachten op te beantwoorden vragen.