Spacewell Scan

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 QR-codeconfiguraties
  • 1.2 Terugvaltype en aanvullende servicetypen
  • 1.3 Huisstijl en branding
  • 1.4 Het openbare meldformulier
  • 1.5 AI-functies
  • 1.5.1 Zonder AI-functies
  • 1.6 Relevantie van suggesties en statistieken
  • 1.7 QR-codes genereren en afdrukken
  • 1.8 Een QR-code opnieuw genereren
  • 1.9 Vertalingen
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen voor Spacewell Scan
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Met Spacewell Scan kan iedereen zonder login of installatie een probleem in een ruimte of werkplek, of bij een asset zoals een koffiemachine, melden door een QR-code met de telefooncamera te scannen. Een kort openbaar webformulier wordt geopend. Indienen maakt een gewoon verzoek in Asset, dat de verantwoordelijke servicegroep zoals ieder ander verzoek afhandelt.

Hieronder worden de kernonderdelen toegelicht.

1.1 QR-codeconfiguraties

Een QR-codeconfiguratie koppelt een fysieke code aan een ruimte of asset. Elke configuratie bevat:

• Object: Type (Area of Asset), het gekoppelde Object en Metrics start date (zie 1.6).
• Service type: het terugvaltype (zie 1.2).
• Corporate identity: optioneel een eigen huisstijl voor deze code (zie 1.3).
• QR Code: de automatisch gegenereerde URL en afbeelding.
• Service types: aanvullende servicetypen met servicegroep, verzoektype, prioriteit, schema en aantallen open en gesloten verzoeken.

Beheer configuraties gezamenlijk via Requests → Spacewell Scan → QR code configurations. Het overzicht toont URL, Type, Object, terugvaltype en QR-code en biedt bulkacties om extra servicetypen te koppelen of het terugvaltype in te stellen.

1.2 Terugvaltype en aanvullende servicetypen

Elke configuratie moet precies één terugvaltype hebben. Dit wordt gebruikt:

• als enige lijstoptie zonder AI en aanvullende typen, en
• als AI geen specifieker type met voldoende zekerheid uit de omschrijving kan bepalen (zie 1.5).

Koppel optioneel extra typen, bijvoorbeeld geen water, geen bonen, vastgelopen of start niet bij een koffiemachine, in plaats van alleen een algemene storing.

AI toont maximaal 4 suggesties tegelijk (zie 1.6). Veel typen koppelen heeft daarom beperkte meerwaarde; werkelijk gebruikte typen krijgen automatisch prioriteit.

1.3 Huisstijl en branding

Het formulier gebruikt standaard de Spacewell-huisstijl. Een eigen huisstijl op de configuratie overschrijft die alleen voor deze code.

De huisstijl bepaalt

• Het formulierlogo
• De primaire kleurvoor de bovenste banner
• De secundaire kleurvoor de achtergrond.

1.4 Het openbare meldformulier

Scannen opent direct de telefoonbrowser, zonder app of login. Het formulier toont:

• Een taalkeuze met 6 talen: EN, NL, DE, FR, SV, ES.
• Een objectkaart met foto, naam en locatie, zoals verdieping/gebouw bij een ruimte of gebouw bij een asset.
• Een omschrijvingsveld voor getypte tekst of spraakinvoer.
• Nieuwe of geüploade foto’s.
• Suggesties of een servicetypekeuze, afhankelijk van AI (zie 1.5).
• Send request maakt het verzoek in Asset.

Er worden geen persoonsgegevens van de melder verzameld en inloggen is nergens nodig.

1.5 AI-functies

AI is standaard ingeschakeld. Disable AI features op Requests → Spacewell Scan schakelt alles uit. Met AI zijn er 4 functies:

1. Omschrijving opschonen: een knop herschrijft emotionele of rommelige tekst naar duidelijke professionele tekst, met behoud van alle feiten en in de gekozen taal.
2. Slimme suggesties: maximaal 4 relevante opties op basis van object en gekoppelde typen. Aantikken vult een duidelijke servicedeskomschrijving in.
3. Automatisch servicetype en onderwerp: de melder kiest of schrijft deze niet. AI bepaalt ze uit omschrijving en objectcontext. Het type moet gekoppeld zijn; bij te lage zekerheid geldt het terugvaltype.
4. AI Insight: één regel boven de omschrijving kan tonen dat een probleem al wordt behandeld of bekend terugkeert, op basis van eerdere object-/typeverzoeken. Dit voorkomt dubbele meldingen. Er worden geen aantallen, namen, technische details of interne tijdlijnen onthuld. Zonder relevante historie verschijnt niets.

1.5.1 Zonder AI-functies

Het formulier werkt dan anders:

• Geen AI Insight of suggesties.
• De melder kiest uit het terugvaltype en extra gekoppelde typen.
• De omschrijving wordt ongewijzigd gebruikt, zonder AI-knop.
• Het onderwerp volgt [Service type] : [Object name], bijvoorbeeld Coffee machine is out of water : Nespresso Momento, niet AI-gegenereerd.

1.6 Relevantie van suggesties en statistieken

Metrics start date is standaard de aanmaakdatum. Vanaf dan worden open en gesloten verzoeken per type geteld in Service types. Dit bepaalt welke maximaal 4 suggesties worden getoond, ook bij meer gekoppelde typen.

Normaal is geen ingreep nodig. Na oplossing van een terugkerend probleem kun je de startdatum aanpassen en Compute metrics gebruiken om relevantie vanaf die datum opnieuw te berekenen.

1.7 QR-codes genereren en afdrukken

• Selecteer ruimtes in Areas voor bulkgeneratie.
• Selecteer assets in Assets voor bulkgeneratie.

Beheer daarna via QR code configurations op de startpagina met:

• Link selectable service types to selected QR codes
• Set fallback service type for selected QR codes

Print QR codes (large) of (small) op de startpagina biedt filters voor objecttype, object, gebouw, ruimtetype/-categorie en assetcategorie. Stel de ondertekst in, standaard Please scan me to report an issue! Houd deze kort zodat hij op het label past.

De volgende labels zijn getest en aanbevolen voor een gewone A4-printer:

Test eerst: eigen ondertekst kan de effectieve codegrootte veranderen en de pasvorm beïnvloeden.

Een andere online afdrukdienst kan de QR-URL gebruiken, beschikbaar op de configuratie of via Export to Excel.

1.8 Een QR-code opnieuw genereren

Regenerate maakt een nieuwe URL en maakt de oude ongeldig, bijvoorbeeld bij verkeerd geplakte stickers die vervangen moeten worden of niet meer mogen werken.

Een foutieve regeneratie kan één keer worden teruggedraaid. Daarna opnieuw vooruitgaan is niet mogelijk; gebruik dit voorzichtig.

1.9 Vertalingen

Vertaal servicetypen zoals andere stamgegevens. Dit beïnvloedt het formulier zo:

• Met AI uitgeschakeldverschijnen beschikbare handmatige vertalingen in de gekozen formuliertaal.
• Met AI ingeschakeldworden suggesties rechtstreeks in de gekozen taal gegenereerd, ongeacht handmatige vertalingen.

2. Automatische workflow-e-mails

Scanverzoeken volgen dezelfde workflow als gewone verzoeken.

Uitzondering: bij anonieme melders is de aanvrager de beheerder gekoppeld aan de Scan-API-connector, standaard Spacewell integration. Bevestigingen en vragen om informatie gaan naar noreply@spacewell.com in plaats van de onbekende melder. Identificatie via een e-mailveld wordt bewust niet ondersteund.

3. Algemene instellingen voor Spacewell Scan

Er is geen aparte Module settings-pagina. Alle instellingen, inclusief Disable AI features voor de 4 functies, staan onder Requests → Spacewell Scan (zie: Spacewell Scan: moduleactivering en informatie).

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Voor afhandeling van scanverzoeken: Verzoeken
• Voor activering, vereisten en menuopties: Spacewell Scan: moduleactivering en informatie