Ruimtebeheer

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Navigatiemenu voor ruimtebeheer
  • 1.2 Plattegronden
  • 1.3 Kostenoverzichten

1. Waar gaat deze module over

De module Ruimtebeheer is een aanvulling op de module ‘Gebouwen en gebieden’, waarmee het volledige portfolio van gebouwen en verdiepingen via één overzicht kan worden beheerd. De module biedt inzicht in de kosten per m2 per afdeling, kostenplaats of aantal medewerkers. Ook biedt de module opties voor het beheren van plattegronden (via SVG-bestanden), het aanmaken van gebieden op basis van een plattegrond en meerdere standaard- of aangepaste plattegrondweergaven.

De module Ruimtebeheer in Asset is een beperkte versie van Ruimtebeheer en moet niet worden verward met het nieuwe Ruimtebeheer-product dat momenteel door Spacewell wordt ontwikkeld.

Deze aanvullende submodule wordt ingeschakeld via Module-instellingen → tabblad Stamgegevens → Gebouwen en gebieden: Ruimtebeheer → Ruimtebeheer gebruiken:

Onbekende bijlage

Onbekende bijlage

1.1 Navigatiemenu voor ruimtebeheer

Via het navigatiemenu hebben gebruikers met de systeemgroep '3. Gebouwen en gebieden bewerken' toegang tot het dashboard Ruimtebeheer:

Onbekende bijlage

Dit dashboard toont direct een overzicht van alle gebouwen met een gestapeld staafdiagram met daarin het aantal gebieden per gebiedstype (zie Gebiedstypen) voor elk gebouw.

In een knoppenbalk zijn meerdere kostenoverzichten beschikbaar. Zie hoofdstuk "1.3 Kostenoverzichten" voor meer informatie.

In het daadwerkelijke gegevensoverzicht worden alle gebouwen inclusief elke verdieping weergegeven, waarbij direct relevante informatie wordt getoond, zoals welke verdiepingen een geüploade plattegrond hebben en hoeveel werkplekken de verdieping bevat.

Via dit overzicht is het ook mogelijk om in één actie een nieuw gebouw met een aantal verdiepingen aan te maken via de optie ‘Nieuw gebouw aanmaken’:

Onbekende bijlage

Onbekende bijlage

1.2 Plattegronden

Plattegronden (tekeningen) kunnen per verdieping worden geüpload als SVG-bestand (Scalable Vector Graphics). Het gebruik van deze plattegronden biedt meerdere voordelen:

• Gebieden op een verdieping kunnen automatisch worden gegenereerd op basis van deze plattegrond. Hierdoor hoeven niet alle gebieden per verdieping handmatig te worden aangemaakt of aan een CSV-importbestand te worden toegevoegd.
• De plattegrond kan per verdieping worden weergegeven met verschillende kleurgecodeerde weergaven (bijvoorbeeld om reserveerbare gebieden van niet-reserveerbare gebieden te onderscheiden, of gebieden per type of afdeling weer te geven), waardoor deze verschillen eenvoudig visueel kunnen worden weergegeven.
• Als een gebied via een dergelijke plattegrond wordt aangemaakt, verschijnt er een optie op het gebied waarmee het gebied gemarkeerd op de plattegrond wordt weergegeven. Hierdoor is het eenvoudig om snel een bepaald gebied te vinden, bijvoorbeeld wanneer er voor dit gebied een werkopdracht is gepland.

De plattegrond uploaden

Een plattegrond (in .svg-indeling) kan op de pagina van een vloergebied (gebied van de categorie ‘Verdieping’) worden geüpload via het tabblad ‘Plattegrond beheren’:

Onbekende bijlage

Onbekende bijlage

Upload het bestand via het veld voor de plattegrond en zorg ervoor dat u op zijn minst ook de Tekeneenheid specificeert op basis van de SVG-specificaties (bijvoorbeeld 90 mm = 1 m).

Gebieden genereren op basis van de plattegrond

Als er een plattegrond is geüpload, wordt de optie om de gebieden op basis van de plattegrond te genereren weergegeven:

Onbekende bijlage

Zodra de achtergrondtaak die de gebieden heeft gegenereerd succesvol is voltooid, zijn de gebieden beschikbaar en gekoppeld aan de verdieping. Zie het algemene tabblad op de verdieping, aangezien elk gebied dat aan de verdieping is gekoppeld in een pagina-invoeging wordt weergegeven.

Opmerking: standaard worden alle gebieden geïmporteerd met gebiedstype = ‘Gebouwsectie’. Dit kan na het importeren handmatig worden gewijzigd.

De plattegrond weergeven

Als er een plattegrond is geüpload, wordt de optie om de plattegrond weer te geven ook beschikbaar via het tabblad ‘Plattegrond’ op de pagina van een vloergebied:

Onbekende bijlage

Dit overzicht bevat meerdere opties:

• Open een gebied door erop te klikken.
• Gebruik de verschillende kleurgecodeerde weergaven via het pictogram linksboven:

Onbekende bijlage

In elk van deze standaardoverzichten worden de gebieden van een kleur voorzien op basis van de betreffende weergave:

• Afdelingen: Aan elk gebied kan een afdeling worden gekoppeld (via het tabblad ‘Toewijzing’ op een gebied) en elke afdeling krijgt in deze weergave een eigen kleur op de plattegrond
• Reserveerbaar: Als gebieden ook kunnen worden gereserveerd, worden de reserveerbare gebieden in een andere kleur weergegeven
• Kostenplaatsen: Aan elk gebied kan een kostenplaats worden gekoppeld (via het tabblad ‘Toewijzing’ op een gebied) en elke kostenplaats krijgt in deze weergave een eigen kleur op de plattegrond
• Gebiedscategorieën: De gebieden worden in verschillende kleuren weergegeven op basis van de categorie van elk gebied
• Gebiedstypen: De gebieden worden in verschillende kleuren weergegeven op basis van het gebiedstype van elk gebied
• Markering: De oorspronkelijke weergave waarin elk gebied geel wordt gemarkeerd, met de optie om een van de gebieden te openen

1.3 Kostenoverzichten

Per gebied kunnen de volgende velden worden gebruikt als parameters voor kostenoverzichten:

Tabblad Toewijzing:

• Afdeling
• Kostenplaats
• Aantal personen

Hoofdgebied:

Op het hoofdgebied van het gebouw (dit is het gebied dat wordt geopend wanneer een gebouw wordt geselecteerd via het gebouwenoverzicht van de dashboards voor ruimtebeheer) is het ook mogelijk om de 'Huur per maand per m2' op te geven

Kostenoverzichten

Via de menuoptie Ruimtebeheer kunnen meerdere kostenoverzichten worden bekeken via de knoppenbalk:

Onbekende bijlage

Kostenplaatsoverzichten: De door een kostenplaats gebruikte gebieden en de huur per m2 per maand worden gebruikt om de totale kosten per kostenplaats per m2 te berekenen. De resultaten worden weergegeven in een grafiek en overzicht.

Afdelingsoverzichten: De door een afdeling gebruikte gebieden en de huur per m2 per maand worden gebruikt om de totale kosten per afdeling per m2 te berekenen. De resultaten worden weergegeven in een grafiek en overzicht.

Medewerkersoverzichten: Het aantal toegewezen medewerkers en de huur per m2 per maand worden gebruikt om de kosten per medewerker per m2 te berekenen. De resultaten worden weergegeven in een grafiek en overzicht.

Onbekende bijlage