Met voorkeursleveranciers kunnen verzoeken of werkorders automatisch worden toegewezen op basis van de rol die bij het servicetype is opgegeven. Voorkeursleveranciers kunnen algemeen gelden voor alle gebouwen, of specifiek voor een gebouw, terrein, ruimte of asset. Een voorkeursleverancier is een combinatie van een leverancier (contact) en een rol. Rollen zijn klantspecifieke labels voor de sectoren of activiteiten waarin leveranciers werkzaam zijn.
Bijvoorbeeld:
- Leverancier A - Rol: IT
- Leverancier B - Rol: Groenvoorziening
- Leverancier C - Rol: Meubilair
Als een verzoek wordt ingediend met de servicetyperol ‘IT’, controleert de applicatie de voorkeursleveranciers:
- Als een asset is gekoppeld → controleer de voorkeursleveranciers voor dat asset met de rol ‘IT’
- Als een terrein of ruimte is gekoppeld → controleer de voorkeursleveranciers daarvoor met de rol ‘IT’
- Als een gebouw is gekoppeld → controleer de voorkeursleveranciers voor dat gebouw met de rol ‘IT’
- Controleer de algemene voorkeursleveranciers met de rol ‘IT’
Als een voorkeursleverancier wordt gevonden, wordt deze automatisch gekoppeld als uitvoerder van het verzoek of van de correctieve werkorder die daarvoor wordt aangemaakt, indien van toepassing en wanneer de module voor correctieve werkorders actief is.
Je kunt voorkeursleveranciers inschakelen via ‘Module settings’ → tabblad ‘Requests: Preferred suppliers’. Beheer de rollen via ‘Requests’ → ‘Roles’ in het navigatiemenu.
Vervolgens kun je voorkeursleveranciers beheren via:
- Navigatiemenu ‘Requests’ → Preferred suppliers [Voor de algemene voorkeursleveranciers]
- Het tabblad ‘Preferred suppliers’ van het gebouw [Voor de voorkeursleveranciers van dat gebouw]
- Het tabblad ‘Preferred suppliers’ van het terrein of de ruimte [Voor de voorkeursleveranciers van dat specifieke terrein of die ruimte. Gebruik dit alleen voor uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer leverancier X een heel gebouw schoonmaakt, maar leverancier Y een specifieke beveiligde ruimte.]
- Het tabblad ‘Preferred suppliers’ van het asset [Voor de voorkeursleveranciers van dat specifieke asset. Gebruik dit, net als bij terreinen en ruimtes, alleen voor uitzonderingen om veel beheerwerk te voorkomen.]
Gebruikers met de systeemgroep ‘5. Manage service type schemes’ kunnen de voorkeursleveranciers beheren (zie Gebruikers autoriseren voor algemene informatie over gebruikersautorisatie).