Deze informatie hoort bij de configuratiedocumentatie voor inkooporders. Lees die eerst.
Typen configureren de gewenste processen. Je kunt zoveel typen maken als nodig. De gebruiker kiest een type bij elke order. Bij één type wordt dit automatisch ingevuld en verborgen.
Voorraaditems of catalogus- en algemene items
Bepaal of het type voorraaditems of catalogus-/algemene items betreft.
Voorraadorders zijn:
- POI: bestellen uit een opslaglocatie, met afname van voorraad
- POO: bestellen bij een leverancier om voorraad aan te vullen
Voorraadordertypen moeten vooraf als POI of POO worden ingesteld, elk met eigen aanvullende instellingen.
Uitgaande voorraadorders kunnen automatisch worden gegenereerd; bij POO stel je de standaardnaam in het type in
Meer hierover in Module Voorraadbeheer.
Bij catalogus- of algemene items:
- POI: intern bestellen uit de catalogus, daarna handmatig of automatisch opsplitsen per leverancier in POO. Eindgebruikers kiezen zo uit de volledige lijst
- POO: catalogusitems bij een specifieke leverancier bestellen
Bepaal of POOs per leverancier automatisch worden gegenereerd of handmatig via verzamelorders.
Zie de inkooporderdocumentatie voor meer informatie.
Algemene instellingen
Je kunt Cost center gebruiken of verbergen. In POI kun je financiële gegevens verbergen als eindgebruikers geen prijzen hoeven te zien. Items voeg je via zoeken of een onderdeel op de pagina toe. Dat laatste is handig bij weinig items om extra stappen te vermijden.
Bepaal of een PDF-order naar de leverancier wordt gestuurd. Andere methoden, zoals dagelijkse XML, vereisen handmatige configuratie; de baseline ondersteunt alleen PDF per order.
Goedkeuring
Twee goedkeuringstypen kunnen apart of samen worden gebruikt.
Mandaatgoedkeuring
Drie opties:
- Altijd door de manager van de besteller
- Afhankelijk van persoonlijk mandaat
- Kostenplaatsgoedkeuring
Altijd door de manager van de besteller: de geregistreerde manager krijgt de taak om goed of af te keuren.
Afhankelijk van persoonlijk mandaat: bij onvoldoende persoonlijk mandaat wordt dat van de manager gecontroleerd, en zo verder totdat het bedrag toereikend is.
Kostenplaatsgoedkeuring: registreer per kostenplaats de contactpersonen en hun goedkeuringsdrempels.
Aanvullende goedkeuring
Een vooraf bepaalde groep kan aanvullend goedkeuren, eventueel alleen boven een bedrag. Bijvoorbeeld alle orders boven 10.000 euro door Inkoop naast eerdere mandaatgoedkeuring.
Levering
Voor POO kun je ophalen bij de leverancier toestaan. Selecteer dan eventueel een onderorganisatie of afdeling als afhaallocatie, ook zichtbaar op de PDF.
Bepaal voor POI en POO of het adres bewerkbaar is of op een gebouw is gebaseerd. Dan verschijnt een gebouwveld.
Standaard komt het adres uit de organisatie van de maker. In POI kan het worden verborgen.
Goederenontvangst
Bepaal of ontvangst moet worden geregistreerd. Anders eindigt het proces na verzending.
Bij voorraaditems is registratie verplicht om de voorraad bij te werken.
Bij catalogus- of algemene items is dit optioneel. Zorg bij yes voor minstens één opslaglocatie; een dummy zonder extra instellingen volstaat.
Dit kan ook per leverancier. Bij POI kan eerste ontvangst in POI of POO gebeuren. Ontvangst via POO kan POI handmatig of automatisch laten afleveren. Handmatig krijgt POI Counter order delivered, waarna ontvangst kan worden bevestigd. Dit past bij centrale levering via verzamel-POO en later ophalen door POI-makers.
De maker of een vooraf bepaalde groep, zoals receptie of voorraadbeheer, registreert ontvangst.
Houd de muis boven instellingen voor meer uitleg.