Boekhoudmodule

Doel

Het doel van de financiële administratie in de FMB is niet om op zichzelf als een volledige financiële administratie te worden gebruikt, maar als een hulpmiddel om inzicht te krijgen in de kosten en opbrengsten (per kostenplaats) op basis van (momenteel) facturen, contracten, werkopdrachten en externe reserveringen.

Een kostenplaats kan betrekking hebben op een object, contract, project of organisatie. Momenteel is inzicht in het budget voor een kostenplaats alleen beschikbaar voor objecten. Dien een productverzoek in als u deze optie voor een van de andere objecten beschikbaar wilt hebben.

Naast de bovenstaande functionaliteit kan de financiële administratie ook alleen worden gebruikt om uitgaande facturen aan klanten te genereren, goed te keuren en te verzenden op basis van contracten en/of handmatige facturen. In de meeste gevallen moet een klant deze gegevens ook exporteren naar het financiële systeem dat hij gebruikt als volledige financiële administratie. Dit laatste deel moet op klantniveau worden ingesteld, omdat dit zeer klantspecifiek is.

Het is ook mogelijk om Axxerion als volledig financieel systeem te gebruiken. Dit is echter kernfunctionaliteit en geen FMB-specifieke functionaliteit en wordt daarom hier niet beschreven of ondersteund door het FMB-productteam (uiteraard wordt deze wel als geheel door Axxerion ondersteund).

Beschrijving

Zie voor meer informatie over een proces support.spacewell.com

De volgende objecten zijn allemaal relevant voor de financiële administratie:

Administratie(s) (financiële entiteit)

De financiële administratie(s) die door de klant worden gebruikt. Alle andere objecten zijn gerelateerd aan de financiële administratie.

Op het tabblad Instellingen moeten andere gerelateerde tabellen worden ingesteld:

• Rekeningschema
• Kostenplaatsenschema
• Btw-tabel (Deze tabel moet ook op klantniveau worden aangemaakt)

Grootboek(en)

De grootboeken voor de relevante financiële jaren moeten binnen de financiële administratie worden aangemaakt.

Dezelfde tabellen als die welke in de administratie zijn ingesteld, worden automatisch ingevuld in het grootboek.

Rekeningschema's en grootboekrekeningen

In Axxerion moet een rekeningschema voor de financiële administratie worden aangemaakt. Dit rekeningschema bevat de grootboekrekeningen die voor de boekingen worden gebruikt. Dit rekeningschema is gekoppeld aan het grootboek (via de financiële administratie).

Om de kosten en opbrengsten te kunnen boeken, moet een rekeningschema altijd ten minste de volgende grootboekrekeningen bevatten:

• Crediteuren
• Debiteuren
• Kosten
• Winst
• Resultaat
• Te ontvangen facturen
• Opbrengsten
• Btw

Zolang er geen rekeningen zijn aangemaakt in een rekeningschema, is het mogelijk om deze standaardlijst met de minimale set benodigde rekeningen te genereren via de functie "Standaardrekeningen genereren" op het rekeningschema.

Budgetschema's en budgetcodes

Een budgetschema wordt gebruikt om budgetcodes te groeperen. Een budgetcode is zelf gekoppeld aan een rekening. Wanneer een budgetcode wordt ingesteld op een contractitem, werkopdrachtitem of factuuritem, wordt de bijbehorende rekening automatisch ingesteld.

Door budgetcodes te gebruiken, wordt het dus mogelijk om het aantal rekeningen waarop een gebruiker (indirect) kan boeken te beperken of een uitgebreidere lijst met budgetcodes te gebruiken die allemaal betrekking hebben op een kleinere set rekeningen. Door een uitgebreidere lijst met budgetcodes aan te maken, kan het budget op een gedetailleerder niveau worden gevolgd, omdat het budget van de kostenplaats wordt gerapporteerd op het niveau van de budgetcodes en niet van de rekeningen. Uiteraard is het ook mogelijk om de relatie tussen budgetcodes en rekeningen één-op-één te maken.

Kostenplaatsenschema's en kostenplaatsen

Een kostenplaatsenschema wordt gebruikt om kostenplaatsen te groeperen. De kostenplaats zelf vormt de koppeling tussen een object (object) en een budgetschema en wordt ook gebruikt om enkele relevante instellingen vast te leggen (bijvoorbeeld of het budget van de kostenplaats per periode (maanden) of als totaal moet worden weergegeven).

De koppeling met het object wordt niet op de kostenplaats zelf ingesteld, maar op het object waaraan deze is gerelateerd. Op het object maakt dit het mogelijk om via het tabblad "Budget" een budget voor een kostenplaats aan te maken en te bekijken.

Budget van de kostenplaats

Op de detailpagina van het object zijn er twee velden die moeten worden ingesteld om een budget voor een kostenplaats te kunnen aanmaken:

• Contact grootboek: De contactpersoon (organisatie) waaraan de schema's en administratie zijn gekoppeld.
• Kostenplaats: De kostenplaats waarop de kosten en opbrengsten van het object moeten worden geboekt.

Beide velden kunnen door de financieel manager worden bewerkt.

Het budget van de kostenplaats kan vervolgens via het tabblad Budget van het object worden aangemaakt en bekeken.

De verschillende financiële tabellen beheren

De volgende financiële tabellen kunnen door de financieel manager worden beheerd via de menuoptie "Instellen" onder de optie Boekhouding in het navigatiemenu:

1. Rekeningschema's en rekeningen
2. Budgetschema's en budgetcodes
3. Kostenplaatsenschema's en kostenplaatsen
4. Btw-tabellen
5. Betalingsvoorwaarden (te gebruiken in facturen)

Autorisaties

De volgende systeemgroepen zijn relevant voor de financiële administratie:

Configuratieopties

Alle configuratieopties zijn te vinden via de algemene instellingen, het tabblad "Financieel".

De eerste optie op de pagina met financiële instellingen (Uitgebreide financiële administratie (Ja/Nee)) bepaalt welke aanvullende opties worden weergegeven (zowel op deze pagina als in de objecten van de financiële administratie zelf). De FMB-functionaliteit is gericht op het instellen van deze optie op "Nee".

Als deze instelling op "Ja" wordt gezet, komen aanvullende instellingen, functies, inclusiefopties en opties beschikbaar. Met al deze extra opties kan via Axxerion een volledige financiële administratie worden uitgevoerd (opties zoals memoriaalboekingen en bankimports worden beschikbaar). Dit is echter kernfunctionaliteit en geen FMB-specifieke functionaliteit en wordt daarom niet beschreven of ondersteund door het FMB-productteam (uiteraard wordt deze wel als geheel door Axxerion ondersteund).

Omdat alle andere instellingen die rechtstreeks betrekking hebben op de financiële administratie Root-instellingen zijn en geen FMB-specifieke instellingen, worden de afzonderlijke instellingen niet beschreven in deze wiki.

Gegevensimports

Er zijn standaardimports beschikbaar:

• FMB-F-081 Rekeningen importeren
• FMB-F-082 Budgetcodes importeren
• FMB-F-083 Kostenplaatsen importeren