Module inkooporders

Doel

Deze functionaliteit wordt gebruikt om artikelen (catalogus-, voorraad- of generieke artikelen (vrije tekst)) te bestellen bij een leverancier of vanuit een opslaglocatie (voorraad). Binnen de inkooporderprocessen kunnen, afhankelijk van de instellingen, mandaat-/aanvullende goedkeuringen worden uitgevoerd. Ook kan de ontvangst van goederen (levering) worden geregistreerd om alle bestelde en geleverde artikelen bij te houden.

Het registreren van de voorraad van alle voorraadartikelen en het beheren van de verschillende opslaglocaties maakt deel uit van voorraadbeheer. Meer informatie over voorraadbeheer is te vinden via Module voorraadbeheer.

Gebruikte workflow

Dit proces gebruikt workflowversie: FMB-WF-2104001-01 & FMB-WF-2103001-01.

Beschrijving

Inleiding

In deze wiki worden de termen POI en POO gebruikt.

POI staat voor "Purchase Order Incoming" en verwijst naar een order die niet naar een externe leverancier gaat, maar gericht is aan de interne organisatie (omdat de order uit de (interne) voorraad wordt gehaald of omdat catalogusartikelen van verschillende leveranciers in één order worden besteld en die order wordt opgesplitst in externe inkooporders per leverancier). Bij een POI is er dus geen relevante leverancier.

POO staat voor "Purchase Order Outgoing" en verwijst naar orders die naar een externe leverancier worden verzonden.

POI

Een POI wordt gebruikt voor interne inkooporders. POI's kunnen op twee verschillende manieren worden gebruikt:

Artikelen uit voorraad bestellen: De gebruiker kan artikelen uit de voorraad bestellen. De klant heeft bijvoorbeeld een kleine opslagruimte waar artikelen zoals printtoner, laptops, toetsenborden enzovoort worden opgeslagen. De artikelen op voorraad kunnen via de POI worden besteld. In dit geval bestelt de gebruiker intern bij de inkoop-/voorraadafdeling.

Artikelen bij een leverancier bestellen: De gebruiker kan artikelen selecteren uit een catalogus met bestelbare artikelen. Deze bestelbare artikelen kunnen van meerdere leveranciers afkomstig zijn. De gebruiker die de POI aanmaakt, hoeft niet te controleren welk artikel van welke leverancier afkomstig is. Na indienen en goedkeuringen wordt de POI opgesplitst in meerdere POO's (één per relevante leverancier op basis van de artikelen). De gebruiker bestelt bijvoorbeeld printpapier bij leverancier A en een printer bij leverancier B in dezelfde POI. Na goedkeuring van de POI wordt een inkooporder voor leverancier A en een inkooporder voor leverancier B gegenereerd (of handmatig aangemaakt).

POO

Een POO is een uitgaande inkooporder. POO's kunnen op twee verschillende manieren worden gebruikt:

Voorraadartikelen bij een leverancier bestellen om de voorraad aan te vullen: Wanneer voorraadartikelen niet meer op voorraad zijn of onder de minimumvoorraad komen, moeten de voorraadartikelen bij de leverancier worden besteld om de voorraad aan te vullen. De inkoop-/voorraadafdeling controleert of voorraadartikelen moeten worden aangevuld. Er kan automatisch een besteladvies (POO) worden gegenereerd voor alle voorraadartikelen waarvan de voorraad onder het minimum ligt (meer informatie hierover via voorraadbeheer).

Catalogusartikelen bij een leverancier bestellen: De gebruiker kan artikelen bij de geselecteerde leverancier bestellen. De POO kan handmatig worden aangemaakt als reguliere inkooporder, automatisch vanuit een POI of handmatig als verzamelorder, waaraan handmatig te bestellen POI-artikelen kunnen worden toegevoegd. De bestelde artikelen worden niet als voorraad bijgehouden.

POI & POO, welke te gebruiken

Als de klant ervoor kiest om inkooporders en voorraadbeheer te gebruiken, wordt de POI gebruikt door de eindgebruiker om uit de beschikbare voorraad te bestellen en wordt de POO gebruikt door de inkoop-/voorraadafdeling om bij de leverancier te bestellen en de voorraad aan te vullen. Zowel POI's als POO's worden dus gebruikt.

Als de klant geen voorraad heeft, maar alleen catalogus- en generieke artikelen bij een leverancier bestelt, heeft de klant twee opties:

1. Alleen POO gebruiken: De gebruiker selecteert een leverancier en voegt de artikelen toe. Dit kan worden gebruikt als de inkoop door één afdeling wordt uitgevoerd of als gebruikers weten welke artikelen van welke leverancier afkomstig zijn. Het kan onnodig complex worden als dezelfde afdeling/persoon POI's moet aanmaken en vervolgens POO's vanuit die POI's moet genereren.
2. POI en POO gebruiken: De (eind)gebruiker selecteert artikelen uit een totale catalogus en de POO's worden per leverancier gegenereerd. Dit kan worden gebruikt als eindgebruikers artikelen mogen bestellen, maar u niet wilt dat zij per leverancier zoeken. Gewoonlijk maakt het de eindgebruiker niet uit van welke leverancier de artikelen afkomstig zijn. Door alle artikelen in één totale catalogus te bundelen, hoeft de eindgebruiker niet in alle afzonderlijke leverancierscatalogi te zoeken. Nadat de POI is goedgekeurd, worden de afzonderlijke POO's (automatisch of handmatig) per leverancier gegenereerd. Het gebruik van POI's kan ook gewenst zijn om leveringskosten te vermijden door handmatig POO's (verzamelorders) te genereren en meerdere POI's (artikelen) per leverancier in één POO samen te voegen (door gebruikers met de groep "4. purchasing" (FMB-G104))

In de volgende hoofdstukken worden de processen van een interne en een uitgaande inkooporder beschreven voor voorraadartikelen en catalogus-/generieke artikelen.

Typen inkooporders

Zoals hierboven vermeld, zijn er binnen het volledige inkooporderproces meerdere configureerbare opties. Deze opties worden geconfigureerd via een type inkooporder. Elke aangemaakte inkooporder is gekoppeld aan een type inkooporder dat onder andere de goedkeuringsopties en het type artikelen bepaalt dat kan worden geselecteerd, en dat de workflow op basis van deze opties aanstuurt.

Het is mogelijk om meerdere typen inkooporders per klant aan te maken en bijvoorbeeld voor verschillende typen artikelen een verschillend mandaatproces te gebruiken. Als er slechts één type inkooporder wordt gebruikt, wordt dit automatisch ingesteld en niet aan de gebruikers getoond.

Meer informatie over typen inkooporders is te vinden via Typen inkooporders.

Catalogus- en/of generieke artikelen

N.B.: Of een gebruiker catalogus-/generieke of voorraadartikelen kan bestellen binnen een inkooporder, is afhankelijk van het type inkooporder dat als een van de eerste velden in een nieuwe inkooporder (zowel POI als POO) moet worden geselecteerd (of automatisch wordt ingesteld als er slechts één van toepassing is). Het is Catalogus/generiek of voorraad. Nooit beide, vanwege het verschil in leveringen en de verschillende relatie tussen POI en POO voor catalogusartikelen versus voorraadartikelen.

POI

Gebruikers met de groep '1. Create internal purchaseorders (POI)' kunnen inkooporders aanmaken via het StartBoard (preCreate). Inkooporders kunnen ook worden gezocht en aangemaakt via het navigatiemenu.

Na het aanmaken van een nieuwe inkooporder kunnen het onderwerp en de beschrijving worden ingevoerd. Ook moet het type inkooporder worden geselecteerd. Als de klant slechts één type inkooporder gebruikt, wordt dit type automatisch geselecteerd en niet zichtbaar voor de eindgebruiker. Afhankelijk van de instellingen binnen de verschillende typen inkooporders worden alleen de voor het proces relevante typen inkooporders getoond. Een type inkooporder voor voorraadartikelen en POO's wordt bijvoorbeeld niet weergegeven binnen een POI.

Na het selecteren van het type inkooporder worden alle instellingen van het type inkooporder binnen het proces geactiveerd. De velden op de pagina worden zichtbaar afhankelijk van de instellingen (leveranciersinformatie, leveringsinformatie, financiële informatie). Ook kan de gebruiker, afhankelijk van het type inkooporder, catalogus- en/of generieke artikelen aan de inkooporder toevoegen.

Na het indienen van de inkooporder worden de goedkeuringstaken gegenereerd volgens de instellingen van het type inkooporder. Afhankelijk van het type mandaatgoedkeuring ontvangt de relevante gebruiker de taak om de inkooporder goed te keuren op mandaat. Daarna ontvangt de relevante gebruiker de taak voor de aanvullende goedkeuring. Als de inkooporder wordt afgewezen (via de mandaatgoedkeuring of aanvullende goedkeuring), gaat de inkooporder terug naar de aanvrager. Als er geen goedkeuring nodig is, worden de taken overgeslagen.

Nadat de inkooporder is goedgekeurd, moet de inkooporder per leverancier worden opgesplitst. De instelling 'Processing internal purchase order' in het type inkooporder bepaalt of de POO's automatisch worden gegenereerd na goedkeuring van de POI, of dat POI-artikelen handmatig aan POO('s) moeten worden toegewezen.

Wanneer de artikelen handmatig moeten worden toegewezen, kunnen gebruikers met de groep "4. purchasing" (FMB-G104) een nieuwe POO voor een specifieke leverancier aanmaken en deze markeren als verzamelorder. Aan deze verzamelorder kunnen nog niet toegewezen POI-artikelen van dezelfde leverancier worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om includes op het inkoopstartboard te gebruiken (zie startboardtemplates) om alle POI-artikelen te bekijken die nog aan POO's moeten worden toegewezen (en deze ook via dezelfde startboard-includes toe te wijzen).

De artikelen binnen de POI worden gekoppeld aan de artikelen in de bijbehorende POO. Nadat de POO('s) naar de leverancier zijn verzonden, gaat de bijbehorende POI naar de status 'Awaiting counter purchase order'.

De levering kan zowel in de POO als in de POI worden geregistreerd. Dit is ook afhankelijk van de instellingen binnen het type inkooporder. Mogelijke leveringen:

• Geen goederenontvangst: De inkooporder wordt automatisch gesloten.
• Order volledig geleverd: Met één klik wordt de volledige order geleverd en gesloten.
• Gedeeltelijke levering: Op het tabblad Leveringen kunnen de geleverde aantallen voor elk besteld artikel worden geregistreerd. Nadat alle artikelen correct zijn geleverd, wordt de status van de inkooporder automatisch bijgewerkt.
• Order sluiten (geen verdere leveringen): De inkooporder kan ook handmatig worden gesloten zonder nog meer artikelen te ontvangen. In dit geval komen de bestelde aantallen niet overeen met de geleverde aantallen.

Als de leveringen in de POI worden geregistreerd, worden de tegeninkooporders (POO('s)) ook automatisch geleverd. Als de leveringen in de POO('s) worden geregistreerd, is het optioneel om de leveringen ook in de POI te registreren.

POO

Gebruikers met de groep '1. Create outgoing purchaseorders (POO)' kunnen inkooporders aanmaken via het StartBoard (preCreate). Inkooporders kunnen ook worden gezocht en aangemaakt via het navigatiemenu.

Deze inkooporder is de order die naar de leverancier wordt verzonden. De POO kan worden aangemaakt:

• Handmatig als reguliere inkooporder bij de leverancier
• Automatisch vanuit een POI
• Handmatig als verzamelinkooporder, waarbij de te bestellen artikelen handmatig kunnen worden toegevoegd op basis van artikelen in POI's

Als de inkooporder handmatig wordt aangemaakt, wordt een vergelijkbaar proces als bij de POI gebruikt: Aanmaken - Artikelen toevoegen - Indienen - Mandaat- en/of aanvullende goedkeuring -> Order verzenden -> Levering. In plaats van te zoeken binnen alle mogelijke te bestellen artikelen, onafhankelijk van de leverancier, moet bij de POO eerst de leverancier worden ingesteld. Daarna kunnen de artikelen van die leverancier worden toegevoegd.

Als de POO automatisch vanuit een POI wordt aangemaakt of als verzamelorder wordt gebruikt (en alle artikelen dus uit POI's afkomstig zijn), worden verschillende stappen overgeslagen. Zo worden bijvoorbeeld de mandaat- en/of aanvullende goedkeuring overgeslagen, omdat deze al in de POI('s) zijn uitgevoerd.

Binnen de POO zijn dezelfde leveringsopties beschikbaar als hierboven vermeld. Een verschil met het POI-proces is dat de inkooporder na het sluiten kan worden gecorrigeerd door de groep die ook de leveringen registreert.

Terzijde: Wanneer de klant geen voorraadbeheer gebruikt, maar wel de ontvangst van de goederen (levering) wil registreren, moet een dummy-opslaglocatie worden toegevoegd.

Voorraadartikelen

N.B.: Of een gebruiker catalogus-/generieke of voorraadartikelen kan bestellen binnen een inkooporder, is afhankelijk van het type inkooporder dat als een van de eerste velden in een nieuwe inkooporder (zowel POI als POO) moet worden geselecteerd (of automatisch wordt ingesteld als er slechts één van toepassing is). Het is Catalogus/generiek of voorraad. Nooit beide, vanwege het verschil in leveringen en de verschillende relatie tussen POI en POO voor catalogusartikelen versus voorraadartikelen.

POI

Gebruikers met de groep '1. Create internal purchaseorders (POI)' kunnen inkooporders aanmaken via het StartBoard (preCreate). Inkooporders kunnen ook worden gezocht en aangemaakt via het navigatiemenu.

Het proces is vergelijkbaar met het POI-proces (catalogus- en/of generieke artikelen). Een verschil tussen de twee POI's is dat er een opslaglocatie (magazijn) moet worden geselecteerd voordat artikelen kunnen worden toegevoegd. De artikelen zijn in dit geval geen catalogus- of generieke artikelen, maar voorraadartikelen.

Wanneer de POI is geleverd, wordt de voorraad van alle voorraadartikelen bijgewerkt (omdat het een interne order betreft, wordt de geleverde hoeveelheid van de voorraad afgetrokken).

POO

Om de voorraad aan te vullen, moeten voorraadartikelen bij de leveranciers worden besteld. Net als bij het hierboven genoemde POO-proces (catalogus- en/of generieke artikelen) moet ook de opslaglocatie en de leverancier worden geselecteerd. Alle beschikbare voorraadartikelen kunnen aan de inkooporder worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om een besteladvies te genereren op basis van de minimale en maximale voorraad van het voorraadartikel. Zie voorraadbeheer voor meer informatie hierover.

Na het registreren van de leveringen in de inkooporder wordt de geleverde hoeveelheid toegevoegd aan de voorraad van elk voorraadartikel.

Autorisaties

De volgende groepen kunnen aan gebruikers worden toegewezen of worden automatisch aan gebruikers toegewezen:

Configuratieopties

De configuratie van het inkooporderproces/de inkooporderprocessen vindt plaats in de typen inkooporders. Meer informatie over de typen inkooporders is te vinden via Typen inkooporders.

Gegevensimport

De volgende gestandaardiseerde imports zijn beschikbaar:

• FMB-F-087 Import orderable catalog items

Dashboards en rapporten

Voor inkooporders zijn standaardrapporten en dashboards beschikbaar.

De module 'Inkooporders' heeft een managementdashboard beschikbaar. Gebruikers met de groep '7. Management dashboards purchase orders' (FMB-G122) hebben via de navigatiemenuoptie 'Inkoop' toegang tot het contractmanagementdashboard.