- 1. Waar gaat deze module over
- 2. Algemene instellingen van de module Gebouwen en gebieden
- 3. Aanvullende informatie over deze module
Informatie
Dit artikel gaat over het gebruik van deze module als applicatiebeheerder. Zie voor meer informatie over het gebruik van de concepten in deze module als gebruiker (bijvoorbeeld details over het maken van een object) de gerelateerde module in het gedeelte Gebruikers van deze kennisbank: Gebruikers
1. Waar gaat deze module over
Gebouwen en gebieden vormen een van de stamgegevensmodules van Asset.
Met de module Gebouwen en gebieden kunt u locatiegegevens beheren en deze informatie in andere modules gebruiken. Dit biedt praktische voordelen in andere modules. Enkele voorbeelden:
- Verzoeken: Door verzoeken aan specifieke gebouwen of gebieden te koppelen, kan de servicedesk problemen snel lokaliseren en oplossen.
- Reserveringen: Gebieden binnen gebouwen reserveren, zodat de ruimte efficiënt wordt gebruikt en er een betere beschikbaarheid van ruimten is.
- Contracten: Door gebouwen of gebieden aan contracten te koppelen, kunnen de kosten per gebouw of gebied worden bijgehouden. Dit leidt tot betere en meer datagedreven strategische besluitvorming.
Naast het gebruik in andere modules kan de module Gebouwen en gebieden helpen bij het beheren van uw vastgoed, omdat u hiermee inzicht krijgt in de gebouwen van de organisatie, inclusief gegevens zoals adressen, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudsgeschiedenis.
De meeste kernconcepten van deze module kunnen door key users (gebouw- en gebiedbeheerders) worden beheerd. Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding die u hier vindt: Gebruikershandleiding: Gebouwen en gebieden
In de volgende delen wordt dieper ingegaan op enkele kernconcepten van deze module die voornamelijk relevant zijn voor beheerders:
1.1 Categorieën
Elk gebouw en elk gebied wordt in een categorie gemaakt. Zie voor meer algemene informatie over categorieën: Categorieën
De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:
Gebouwen
Opmerking
De logische hiërarchie op basis van de gebouwcategorieën is Geografisch gebied -> Locatie(s) -> Gebouw(en). Gebouwen met dezelfde categorie kunnen ook een hiërarchie hebben. Bijvoorbeeld Gebouw -> Subgebouw(en). De categorieën zijn niet van invloed op het gebruik van bovenliggende/onderliggende gebouwen. Technisch gezien is het mogelijk om een afwijkende hiërarchie te hebben, zoals Gebouw -> Geografisch(e) gebied(en), maar dit wordt afgeraden omdat dit kan leiden tot problemen bij het gebruik van Workplace Experience.
Naast Workplace Experience kunnen ook andere integraties specifieke regels hebben voor de gebouwhiërarchie. Daarom wordt aangeraden de aanbevolen logische hiërarchie van de categorieën te gebruiken.
Gebieden
Opmerking
Een logische hiërarchie op basis van de gebiedscategorieën is Hoofdgebied -> Verdieping(en) -> Vergaderruimte(n) / Workplace(s) / Parkeerplaatsen. Het is mogelijk om een extra niveau in de hiërarchie tussen de verdieping en de vergaderruimte / Workplace(s) / parkeerplaatsen toe te voegen om meerdere gebieden te combineren of bijvoorbeeld als het om een specifieke ruimte met meerdere werkplekken gaat. Dit extra niveau kan worden toegevoegd met de categorie 'Gebied (algemeen)'.
Technisch gezien is het mogelijk om een afwijkende hiërarchie te hebben, zoals Hoofdgebied -> Workplace -> Vergaderruimte, of een hiërarchie waarin dezelfde categorie meerdere keren wordt gebruikt, maar dit wordt afgeraden omdat dit tot problemen leidt bij het gebruik van Workplace Experience.
1.2 Gebouwtypen / locatieklassen
Naast gebouwcategorieën heeft een gebouw ook een locatieklasse. De locatieklasse van een gebouw wordt automatisch bepaald door de gebouwcategorie. De locatieklasse is een beperkte lijst in vergelijking met (mogelijk aanvullende aangepaste) categorieën in een klantomgeving.
De standaardlocatieklassen voor gebouwen zijn:
- Geografisch gebied (regio)
- Locatie
- Gebouw
1.3 Gebiedstypen
Gebieden hebben ook een gebiedstype:
Het gebiedstype wordt automatisch ingesteld op basis van de categorie. Het type komt uit een vaste lijst en wordt gebruikt voor integratie- en gestandaardiseerde (Workplace Analytics)-dashboarddoeleinden.
De volgende typen zijn beschikbaar:
- Gebouw (automatisch ingesteld als het type van het hoofdgebied; het hoofdgebied wordt automatisch gemaakt wanneer een gebouw wordt gemaakt)
- Verdieping
- Gebouwgedeelte
- Ruimte
- Workplace
- Parkeren
Vooral wanneer u ook de Workplace Analytics-dashboards gebruikt, zijn de gebiedstypen in combinatie met de gebiedshiërarchie belangrijk en moet altijd een van de volgende hiërarchieopties worden aangehouden:
- Gebouw > [Optioneel] Gebouwgedeelte -> Verdieping > Ruimte
- Gebouw > [Optioneel] Gebouwgedeelte -> Verdieping > Ruimte > Workplace
- Gebouw > [Optioneel] Gebouwgedeelte -> Verdieping > Parkeren
- Gebouw > [Optioneel] Gebouwgedeelte -> Verdieping > Ruimte > Parkeren
Gebiedshiërarchieën die anders zijn ingesteld (bijvoorbeeld een verdieping die onderdeel is van een ruimte of een werkplek die rechtstreeks onderdeel is van een gebouw) kunnen leiden tot fouten in de Workplace Analytics-dashboards.
Als u de gebiedshiërarchie inclusief het gebiedstype wilt bekijken, gebruikt u de navigatiemenuoptie ‘Gebieden’ rechtstreeks of het tabblad ‘Gebieden’ in een gebouw:
1.3.1 De gebiedscategorieën en gebiedstypen beheren
Aangepaste gebiedscategorieën maken en de juiste gebiedstypen per (aangepaste) categorie beheren, kan via de module-instellingen → Stamgegevens → Gebouwen en gebieden. Op deze pagina wordt een include weergegeven voor het beheren van de gebiedscategorieën:
Via deze optie kunnen nieuwe aangepaste categorieën worden gemaakt (deze categorieën worden ook gebruikt als filteropties binnen Workplace Experience en Workplace Analytics). Aangepaste categorieën kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om werkplekken in subcategorieën te specificeren (bijvoorbeeld ‘Sta-bureaus’, ‘bureaus met twee schermen’, ‘Elektrisch parkeren’, enzovoort).
Het is ook mogelijk om dit overzicht te gebruiken om snel het gebiedstype bij te werken van elk gebied met een bepaalde categorie, bijvoorbeeld als een aangepaste categorie eerder het verkeerde gebiedstype had.
2. Algemene instellingen van de module Gebouwen en gebieden
Ga naar Module-instellingen → tabblad Gebouwen en gebieden om naar alle algemene instellingen van de module Gebouwen en gebieden te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:
3. Aanvullende informatie over deze module
Meer informatie over de module Gebouwen en gebieden vindt u in de volgende gerelateerde artikelen:
- Zie voor een gebruikershandleiding (voor eindgebruikers): Gebruikershandleiding: Gebouwen en gebieden
- Zie voor uitgebreidere implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de startpagina en navigatiemenuopties): Stamgegevens: activering en informatie over de module Gebouwen en gebieden
-
Als de module Gebouwen en gebieden is ingeschakeld, is het ook mogelijk om opties voor Ruimtebeheer te activeren via module-instellingen → Gebouwen en gebieden: Ruimtebeheer. Deze aanvullende submodule wordt ingeschakeld met de volgende instelling:
Zie voor meer informatie over deze submodule: Ruimtebeheer