Info
Onderdeel van de volledige documentatie: Externe kalenderintegratie (Outlook/Google Calendar)
- Microsoft-aanmaakscenario’s
- Google-aanmaakscenario’s
- No-show via automatisering
- Vroeg eindigen
- Annuleren
- Goed om te weten
- Meer informatie
Koppeling werkt via ruimteagenda’s met volledige toegang tot de ruimtepostvakken. Workplace maakt daarin afspraken en nodigt gebruikers uit.
Scenario’s voor aanmaak/wijziging in beide richtingen.
Info
Terminologie:
- Eenoutboundreservering komt uit Workplace en gaat naar kalender.
- Eeninboundreservering komt uit kalender en gaat naar Workplace.
Microsoft-aanmaakscenario’s
Workplace naar Outlook
Nieuwe reservering op touchpoint.
Naar Outlook, ruimte organisator en aanvrager deelnemer.
Uitnodiging voor accepteren/afwijzen/voorlopig.
Alleen wijzigen/annuleren in Workplace.
Opmerking
Zonder anderen is boeker enige deelnemer. Afwijzen laat ruimteagendareservering bestaan.
Outlook naar Workplace
Outlook-afspraak met ruimte.
Gebruiker wordt aanvrager in Workplace, ruimte toegevoegd.
Info
Edit reservation Details zichtbaar maar geen echte wijzigingen mogelijk.
Info
Geen wijzigen/annuleren in Workplace.
Info
Wijzigen in Asset geeft fout:
Annuleren in Asset verwijdert uit ruimteagenda en Workplace, maar niet uit persoonlijke Outlook-agenda.
Google-aanmaakscenario’s
Workplace naar Google
Nieuwe touchpointboeking.
Ruimte organisator, boeker guest.
Uitnodiging Yes/No/Maybe.
Alleen Workplace wijzigen/annuleren.
Opmerking
Zonder anderen alleen boeker; afwijzen laat ruimteagenda bestaan.
Google naar Workplace
Google-afspraak met ruimte.
Gebruiker aanvrager in Workplace, ruimte toegevoegd.
Info
Edit reservation Details zichtbaar maar geen wijziging.
Info
Geen wijzigen/annuleren in GO.
Info
Asset-wijziging geeft fout:
Volgens brontekst annuleren verwijdert uit Workplace en Outlook-ruimteagenda, persoonlijke Outlook-agenda blijft tot gebruiker verwijdert.
No-show via automatisering
Sensorafwezigheid kan automatisch vrijgeven. Zie Workplace Automation.
Voorbeeld geen bezetting eerste vijftien minuten: Asset-status no show.
- Workplace-bron: gewone update, dezelfde bron.
- Externe bron: bijzondere update vanuit ander systeem.
Outlook-/Google-bron:
Na vijftien minuten geen detectie: no show. Geen toegang tot persoonlijke agenda, wel ruimteagenda; ruimte wijst af en wordt vrij.
Resultaat:
- Persoonlijke agenda blijft zonder ruimte
- Ruimte vrij
Vroeg eindigen
Mogelijk voor eigen/externe bron.
Spacewell-bron, outbound
- Gemaakt in Workplace/Asset
- Vroeg eindigen vanuit app
Gewone update vanuit dezelfde bron.
Ruimte organiseert, gebruiker deelnemer; vroeg-eindeactie uitgevoerd.
Resultaat:
- Ruimte nieuwe eindtijd en vrij
- Gebruikersagenda nieuwe eindtijd
Van 15:45–16:45 naar 15:45–16:00 in beide agenda’s; vrij vanaf 16:00.
Externe bron, inbound
- Gemaakt in Microsoft/Google
- Vroeg eindigen vanuit app
Bijzondere update vanwege andere bron.
Persoonlijke afspraak niet wijzigbaar, ruimteagenda wel.
Resultaat:
- Gebruikersagenda gelijk
- Ruimteagenda nieuwe eindtijd en vrij
Van 15:00–17:00 naar ruimtetijd 15:00–15:30; gebruiker blijft oorspronkelijke tijd.
Annuleren
Afhankelijk van:
- Inbound/outbound
- Gebruikerspersona
- Touchpoint
Volgens bron externe bron, outbound
- Gemaakt in Workplace/Asset
- Annuleren in Workplace/Asset
Gewone update vanuit oorspronkelijke bron.
Ruimteorganisator-afspraak met uitgenodigde gebruiker wordt geannuleerd.
Resultaat:
- Uit ruimteagenda
- Uit gebruikersagenda
Externe bron, inbound
- Gemaakt in Microsoft/Google
- Annuleren in Asset
- Persona Reservation Coordinator
Info
Niet in app/GO, alleen Asset volgens hieronder.
Bijzondere update vanuit ander systeem.
Persoonlijke afspraak niet te verwijderen, ruimte kan afwijzen.
Resultaat:
- Gebruikersagenda blijft zonder ruimte
- Ruimte vrij
Goed om te weten
Onbekende Outlook-gebruiker: Workplace toont trustrelation-gebruiker, standaard Spacewell Integration.
Meer informatie
Vergelijking ruimte-/gebruikersgerichte aanpak en beperkingen: Mythes over ruimtegerichte beperkingen weerleggen