C2 - bestaande MCS-tenant (zonder Workplace en Asset)

Avatar
Laura CARBO

In dit scenario hebben we te maken met een bestaande MCS-tenant waarvoor nog geen migraties naar Asset en Workplace hebben plaatsgevonden. Uitsluitend 100% MCS.

Ga bij twijfel terug naar playbooks voor activering van Space Management

 

Stap

Component

Actie

Hoe

Wie

1

VOORBEREIDING

1a

MCS

Voorbereidingen treffen

Wanneer je UDI-velden van locaties van MCS naar Space Management wilt migreren:

1/ geef in het scherm UDI Designer aan welke UDI-velden moeten worden gemigreerd door de besturing ervan op een UDI-tabblad te laten staan (als je het veld wilt migreren) of het van het tabblad te verwijderen (als je het niet langer nodig hebt).

BEPERKING: we kunnen maximaal 99 UDI-velden per Location Class migreren.

2/ zorg ervoor dat er een actief MCS-account met alle beheerdersrechten is

3/ controleer of dit account alle noodzakelijke UDI-velden kan bekijken (d.w.z. geen beperkingen op UDI-tabbladen).

Handmatig

Implementatieconsultant

1b

MCS

Voer een kwaliteitscontrole uit op bovenstaande regels

Handmatig

Implementatieconsultant

2

AANVRAAG

2a

Zendesk

Vraag via support.spacewell.com een nieuwe Workplace-tenant aan

image-20260804-140809.png

Houd er rekening mee dat “Tenant identifier” belangrijk is – dit is de officiële technische naam van de tenant (in al onze applicaties).

Goede voorbeelden: nordea, ameriprise, toyota, dachser, enz.

Slechte voorbeelden: cw, cf, vo, ntt, enz. (te kort)

Handmatig

Implementatieconsultant

2b

Zendesk

Stuur een melding van de aanvraag naar het supportteam en maak een Jira-item aan in het project QUEEN

+ specificeer “Cobundu Core” als team

+ wijs het item toe aan Ihor Korolkov
+ informeer de aanvrager na de aanvraag

+ informeer de aanvrager wanneer het klaar is

Handmatig

Supportteam

2c

Teams

Deel het Jira-item en de details in het teamkanaal Space Management activation

+ spreek een datum voor de activering af

Handmatig

Implementatieconsultant

2d

Communicatie

Stuur een melding naar alle eindgebruikers.

Op de afgesproken datum voor de activering zal er sprake zijn van enige downtime en impact op verschillende contactpunten!

Handmatig

Implementatieconsultant en/of supportteam

3

IMPLEMENTATIE

3a

Cobundu

Implementeer een nieuwe tenant

Automatisering

Cobundu Core-team

3b

Space Mgt + storage app

Schakel Space Management voor de tenant in (databaseschema + rollen) via een script

Automatisering

Cobundu Core-team

3c

Asset

Implementeer een nieuwe tenant

Automatisering

Supportteam

3d

Integratieplatform

Implementeer een nieuwe tenant

Tenantcreatie voor het integratieplatform (intern SW)

Handmatig

Integratieteam

3e

Studio

Maak voor de specifieke tenant een account aan of bewerk een account met de rol “space.admin” dat de data-import uitvoert.
Controleer of deze rol over alle noodzakelijke rechten beschikt om locatie-stamgegevens te importeren.

Handmatig

Implementatieconsultant

4

ACTIVERING

4a

Asset

Activeer de module “Space management integration” in Asset

Pagina voor algemene assistentie:

Space Management integration

Activeringsinstructies:

Activering en informatie over de module Space Management integration

Handmatig

Implementatieconsultant

4b

Integratieplatform

Meld je aan bij https://integration.spacewell.com/

Space Sync – Stel connectors in naar Asset en naar Space Management

Instructies:

Space Management integration

Handmatig

Implementatieconsultant

4c

Integratieplatform

Activeer Space Sync voor de tenant

Handmatig

Implementatieconsultant

4d

Studio

Maak voor de specifieke tenant een account aan of bewerk een account met de rol “space.admin” dat de datamigratie uitvoert.
Controleer of deze rol over alle noodzakelijke rechten beschikt om locatie-stamgegevens te importeren.

Handmatig

Implementatieconsultant

5

DATAMIGRATIE

 

 

 

5a

Teams

Er is een Teams-kanaal voor “Space Management activation”:
Space Management activation

Informeer het Cobundu Core- en Axxerion Core-team wanneer de daadwerkelijke migratie plaatsvindt + coördineer de volgende stappen

Het is belangrijk dat de volgende stappen in nauwe samenwerking tussen de implementatieconsultant en het Cobundu Core-team worden uitgevoerd.
Het hele proces kan 1 uur of langer duren en veroorzaakt onderbrekingen in Workplace; plan dit daarom bij voorkeur buiten de normale kantooruren.

 

Handmatig

Implementatieconsultant
+ supportteam

5b

MCS

Voer een script uit om UDI-velddefinities te migreren

(met behulp van het MCS-beheerdersaccount meldt het script zich aan bij het MCS-webportaal van de klant, haalt het UDI-velddefinities op en converteert deze naar overeenkomstige aangepaste kenmerken in Space Management, met behulp van het account met de rol space.admin)

Dit script maakt ook een aangepast kenmerk “asset_external_reference” aan in Space Management.

Automatisering

Brahmaji

5c

Asset

Migreer MCS-gegevens naar Asset
(MCS to Asset migration: Workplace Experience only customers - Knowledge Base (support.spacewell.com) - Confluence)

Dit is de normale migratieworkflow om een tenant van MCS naar Workplace te migreren; deze is al vele malen gebruikt.

Handmatig

Implementatieconsultant

5d

Asset

Exporteer locatie-stamgegevens van Asset naar Excel

In Asset bevindt zich een reeks speciaal hiervoor gemaakte rapporten waarmee locatiegegevens kunnen worden geëxporteerd naar XLSX-bestanden die compatibel zijn met Space Mgt.

Er moeten 9 XLSX-bestanden worden geëxporteerd:

  1. Building Types
  1. Space Types
  1. Subspace Types
  1. Regions
  1. Sites
  1. Buildings
  1. Floors
  1. Spaces
  1. Subspaces

Deze exportbestanden bevatten een speciale kolom “asset_unique_reference”.

Dit wordt de unieke location_id in Space Mgt, Cobundu en Asset wanneer de volledige migratie is voltooid.

De eerste kolom “Id” moet altijd leeg blijven.

Handmatig

Implementatieconsultant

5e

Excel

Voer een kwaliteitscontrole uit door de geëxporteerde XLSX-bestanden te openen.

1/ Voor de bestanden met “Types”: er moet een kolom met klassewaarden zijn.

  • Building Types: voeg de kolom “Building Class” toe en geef per rij een van deze waarden op:image-20260821-095148.png

     

  • Space Types: voeg de kolom “Space Class” toe en geef per rij een van deze waarden op:image-20260821-095315.png

  • Subspace Types: voeg de kolom “Subspace Class” toe en geef per rij een van deze waarden op:

    image-20260821-095429.png

2/ De Start Date van locaties mag leeg blijven, behalve voor locaties op rootniveau (dit kunnen regio’s of gebouwen zijn).
Zorg ervoor dat de waarden zijn ingevuld volgens de notatie JJJJ-MM-DD

3/ Let op de tijdzones!
Deze zijn essentieel voor Sites en Buildings.
De waarden moeten vóór het importeren correct worden ingevuld, omdat de tijdzone-informatie uit Space Management overal op alle Workplace-contactpunten wordt gebruikt.

Handmatig

Implementatieconsultant

5f

Cobundu

Voer een voorverwerkingsscript uit

(Het script verwijdert locaties in Cobundu omdat deze op dit moment nog oude numerieke locatie-id’s uit Asset gebruiken. Het script voert opschoningstaken uit: oude location_id’s (uit Asset) bijwerken in instellingen, tijdsloten, kiosken enz.)

Handmatig

Cobundu Core-team

5g

Space Management

Importeer locatie-stamgegevens in Space Management.
Gebruik de exportbestanden die in stap 3c zijn gemaakt.

Uitvoeringsvolgorde:

  1. Building Types

  1. Space Types
  1. Subspace Types
  1. Regions
  1. Sites
  1. Buildings
  1. Floors
  1. Spaces
  1. Subspaces

Handmatig

Implementatieconsultant

5h

Cobundu

Voer naverwerkingstaken uit

  1. Start de GO-servers opnieuw om hun lokale caches ongeldig te maken
  2. Voer de COB-AXX-syncjob uit voor de afstemming van de reserveerbare objecten
  3. Voer het script uit om location_id’s in Device Control (mobiele apps) bij te werken
  4. Vul de dataset spc_<tenantname> in het raw-data-project (prod-sw-dwh-raw-data)
  5. Ververs de cloudstatus (Terraform refresh)

Handmatig

Cobundu Core-team

5i

MCS

Voer een script uit om UDI-veldwaarden te migreren

(met behulp van het MCS-beheerdersaccount meldt het script zich aan bij het MCS-webportaal van de klant, haalt het UDI-veldwaarden voor locaties op en converteert deze naar overeenkomstige aangepaste kenmerkwaarden in Space Management, met behulp van het account met de rol space.admin)

Automatisering

Brahmaji

5j

MCS

Optioneel: migreer Lands en Outside Locations naar Space Management

Lands en Outside Locations kunnen niet naar Asset of Cobundu worden gemigreerd, maar wel naar Space Management.

Als een klant deze gegevens nodig heeft, kan een ander migratiescript worden uitgevoerd:

  • Outside Location Categories worden gemigreerd naar Subterrain Types
  • Lands worden gemigreerd naar Terrains, met gebruik van het standaardtype Default Terrain van Space Management
  • Outside Locations worden gemigreerd naar Subterrains

Automatisering

Brahmaji

5k

Integratieplatform

Voer een handmatige datasynchronisatie uit van Space naar Asset:

image-20260821-100342.png

Handmatig

Integratieteam

5l

DWH
  1. Werk tenants.yaml bij → is_space_enabled : true
  2. Vul de BIT/BIX-pipeline met spacetabellen

Handmatig

BI-team

6

Kwaliteitsborging

Alle integraties controleren

 

 

6a

Space Mgt

Controleer of alle locaties beschikbaar zijn in Space Explorer

Handmatig

Implementatieconsultant

6b

Studio

Controleer of locaties zichtbaar zijn
(ververs de pagina)

Handmatig

Implementatieconsultant

6c

Asset

Controleer of locaties onder beheer van Space Management vallen.
Wanneer Space Management is geactiveerd, zal er sprake zijn van enige beperkte toegang in Asset.

Handmatig

Implementatieconsultant

6d

Cobundu

Stem de integraties met Space en Asset af

Automatisering

Cobundu Core

 

7

Plattegronden

 

 

 

 

Er is momenteel geen automatisering beschikbaar voor plattegronden vanuit MCS, vanuit Axxerion (indien aanwezig) of vanuit Studio naar Space Management

7a

Tekeningen voorbereiden

Zie richtlijnen:
Space Management - Addendum A - CAD-bestanden voorbereiden

Handmatig

Klant

7b

Space Management

Plattegronden importeren

Gebruik de normale procedures in Space Management:

  • Tekening importeren
  • Tekening voorbereiden
  • Layout maken
  • Layout activeren

Handmatig

Implementatieconsultant of klant

7c

Plattegronden in Studio

Configureer Space Mgt-layouts in Studio

Handmatig

Implementatieconsultant of klant

Artikelen in deze sectie