B1 - bestaande Asset + Workplace-tenant

Laura CARBO

2 november 2026 14:57

In dit scenario hebben we te maken met een bestaande tenant die Asset en Workplace gebruikt.

Ga bij twijfel terug naar activeringsplaybooks voor Space Management

Stap	Component	Actie		Wie
1	VOORBEREIDING	Deze stappen moeten worden uitgevoerd in de dagen vóór de daadwerkelijke migratie
1a	Asset	Voorbereiding van de locatiehiërarchie Deze stap kan aanzienlijke tijd in beslag nemen. We raden aan dit in de dagen/uren vóór de daadwerkelijke migratie te doen. 1/ Voordat je de mastergegevens van de locaties uit Asset kunt exporteren, moet je controleren of deze hiërarchie van “Location classes” overal wordt gerespecteerd: Region >Site > Building > Floor > Space > Subspace 2/ Werkplekken en parkeerplaatsen zijn “Subspaces” die onderdeel moeten zijn van een Space (=Room). Ze mogen niet rechtstreeks onder een Floor staan. 3/ Space Management ondersteunt geen “Building sections” 4/ Let op de Start Date van locaties. De regel is dat een onderliggende locatie geen Start Date mag hebben die ouder is dan de Start Date van de bovenliggende locatie. Start Dates mogen leeg worden gelaten, behalve voor locaties op rootniveau (Regions of Buildings).	Handmatig	Implementatieconsultant
1b	Asset	Voer een kwaliteitscontrole uit op bovenstaande regels	Handmatig	Implementatieconsultant
1c	Asset	Exporteer de mastergegevens van locaties van Asset naar Excel In Asset is een reeks speciaal daarvoor gemaakte rapporten beschikbaar waarmee locatiegegevens kunnen worden geëxporteerd naar XLSX-bestanden die compatibel zijn met Space Mgt. Er moeten 9 XLSX-bestanden worden geëxporteerd: Building Types Space Types Subspace Types Regions Sites Buildings Floors Spaces Subspaces Deze exportbestanden bevatten een speciale kolom “asset_unique_reference”. Dit wordt na voltooiing van de volledige migratie de unieke location_id in Space Management, Cobundu en Asset. De eerste kolom “Id” moet altijd leeg worden gelaten.	Handmatig	Implementatieconsultant
1d	Excel	Voer een kwaliteitscontrole uit door de geëxporteerde XLSX-bestanden te openen. 1/ Voor de “Types”-bestanden: er moet een kolom met klassewaarden aanwezig zijn. Building Types: voeg de kolom “Building Class” toe en geef per rij een van deze waarden op: Space Types: voeg de kolom “Space Class” toe en geef per rij een van deze waarden op: Subspace Types: voeg de kolom “Subspace Class” toe en geef per rij een van deze waarden op: 2/ De Start Date van locaties mag leeg worden gelaten, behalve voor locaties op rootniveau (dit kunnen regions of buildings zijn). Zorg ervoor dat waarden worden ingevuld volgens de notatie YYYY-MM-DD. 3/ Let op de Time Zones! Deze zijn essentieel voor Sites en Buildings. Waarden moeten vóór het importeren correct worden ingevuld, omdat de Time Zone-informatie uit Space Management overal op alle Workplace-touchpoints wordt gebruikt.	Handmatig	Implementatieconsultant
2	AANVRAAG	Plan vooruit zodat alle betrokken teams zich kunnen organiseren
2a	Zendesk	Aanvraag: Space Management-module https://support.spacewell.com/hc/en-001/requests/new?ticket_form_id=26787978277532 Let op: “Tenant identifier” is belangrijk – dit is de officiële technische naam van de tenant (uit Asset). Met deze procedure wordt Space Management geïmplementeerd voor een bestaande combinatie van Asset + Workplace.	Handmatig	Implementatieconsultant
2b	Zendesk	Maak een Jira-item aan in het project QUEEN + geef “Cobundu Core” op als team + wijs het item toe aan Ihor Korolkov + informeer de aanvrager na de aanvraag + informeer de aanvrager wanneer het klaar is + informeer Kurt Demeulemeester	Handmatig	Supportteam
2c	Teams	Deel het Jira-item en de details in het Teams-kanaal Space Management activation + spreek een activeringsdatum af	Handmatig	Implementatieconsultant
2d	Communicatie	Stuur een melding naar alle eindgebruikers. Op de afgesproken activeringsdatum zal er sprake zijn van enige downtime en impact op verschillende touchpoints!	Handmatig	Implementatieconsultant en/of supportteam
3	IMPLEMENTATIE	Deze stappen moeten worden uitgevoerd in de dagen tussen de aanvraag en de daadwerkelijke migratie
3a	Space Mgt + storage app	Schakel Space Management voor de tenant in (db-schema + rollen) via een script	Automatisering	Cobundu Core-team
3b	Integration platform	Implementeer een nieuwe tenant Tenant aanmaken in het Integration platform (intern SW)	Handmatig	Integrationteam
3c	Studio	Maak voor de specifieke tenant een account aan of bewerk een account met de rol “space.admin” dat de data-import zal uitvoeren. Controleer of deze rol alle benodigde rechten heeft om de mastergegevens van locaties te importeren.	Handmatig	Implementatieconsultant
4	ACTIVERING	Deze stappen moeten worden uitgevoerd in de dagen tussen de aanvraag en de daadwerkelijke migratie
4a	Asset	Activeer de module “Space management integration” in Asset Globale hulppagina: Space Management integration Activeringsinstructies: Space Management integration module activation and information	Handmatig	Implementatieconsultant
4b	Integration platform	Log in op https://integration.spacewell.com/ Space Sync – Configureer connectors naar Asset en naar Space Management Instructies: Space Management integration	Handmatig	Implementatieconsultant
4c	Integration platform	Activeer Space Sync voor de tenant	Handmatig	Implementatieconsultant
5	DATAMIGRATIE	Deze stappen moeten buiten kantooruren worden uitgevoerd
5a	Teams	Er is een Teams-kanaal voor “Space Management activation”: Space Management activation Informeer de teams Cobundu Core, Mobile en Axxerion Core wanneer de daadwerkelijke migratie plaatsvindt + coördineer de volgende stappen Het is belangrijk dat de volgende stappen in nauwe samenwerking tussen de implementatieconsultant en de developmentteams worden uitgevoerd. Het volledige proces kan 1 uur of langer duren en veroorzaakt onderbrekingen in Workplace; plan dit daarom bij voorkeur buiten de normale kantooruren.		Implementatieconsultant + supportteam
5b	Asset	Voorbereiding van de locatiehiërarchie Dit herhaalt de voorbereidingsstappen! Zorg ervoor dat de locatiehiërarchie is voorbereid voor gebruik in Space Management, anders zullen de volgende stappen mislukken.		Implementatieconsultant
5c	Cobundu	Voer het pre-processing-script uit (Het script verwijdert locaties in Cobundu, omdat deze op dit moment nog gebruikmaken van numerieke location-id's in de oude stijl uit Asset. Het script voert taken voor het opschonen van gegevens uit: het bijwerken van oude location_ids (uit Asset) in instellingen, timeslots, kiosken enz.)		Cobundu Core-team
5d	Space Management	Importeer de mastergegevens van locaties in Space Management. Gebruik de exportbestanden die in de vorige stap zijn gemaakt. Uitvoeringsvolgorde: Building Types Space Types Subspace Types Regions Sites Buildings Floors Spaces Subspaces		Implementatieconsultant
5e	Back-end	Voer post-processingtaken uit Start de GO-servers opnieuw op om hun lokale caches ongeldig te maken Voer de COB-AXX-syncjob uit voor reconciliatie van de reserveerbare objecten Voer het script uit om location_ids in Device Control (mobiele apps) bij te werken Vul de dataset spc_<tenantname> in het raw-data-project (prod-sw-dwh-raw-data) Vernieuw de cloudstatus (Terraform refresh)		Cobundu Core-team + mobiel team
5f	Integration platform	Voer een handmatige datasynchronisatie uit van Space naar Asset:		Integrationteam
5g	DWH	Werk tenants.yaml bij → is_space_enabled : true Vul de BIT/BIX-pipeline met spacetabellen		BI-team
6	KWALITEITSBORGING	Alle integraties controleren
6a	Space Mgt	Controleer of alle locaties beschikbaar zijn in Space Explorer		Implementatieconsultant
6b	Studio	Controleer of locaties zichtbaar zijn (vernieuw de pagina)		Implementatieconsultant
6c	Asset	Controleer of locaties onder beheer van Space Management staan. Wanneer Space Management is geactiveerd, is er sprake van een zekere mate van beperkte toegang in Asset.		Implementatieconsultant
6d	Impact	Controleer het normale gedrag van verschillende touchpoints (indien in gebruik): kiosken vergaderruimteschermen mobiele apps (enz.)		Implementatieconsultant
6e	Communicatie
7	VERDIEPINGSTEKENINGEN
		Er is momenteel geen automatisering beschikbaar voor verdiepingstekeningen vanuit MCS, vanuit Axxerion (indien aanwezig) of vanuit Studio naar Space Management
7a	Tekeningen voorbereiden	Zie richtlijnen: Space Management - Addendum A - Preparing CAD Files		Klant
7b	Space Management	Verdiepingstekeningen importeren Gebruik de normale procedures in Space Management: Tekening importeren Tekening voorbereiden Layout maken Layout activeren		Implementatieconsultant of klant
7c	Verdiepingstekeningen in Studio	Configureer Space Mgt-layouts in Studio		Implementatieconsultant of klant

Artikelen in deze sectie