C1 - bestaande MCS + Workplace-tenant (zonder Asset)

Laura CARBO

2 november 2026 12:57

In dit scenario hebben we te maken met een bestaande MCS + Workplace-tenant waarvoor nog geen migraties naar Asset hebben plaatsgevonden.

Ga bij twijfel terug naar playbooks voor activering van Space Management

Stap	Component	Actie	Hoe	Wie
1	VOORBEREIDING
1a	MCS	Voorbereidingen treffen Wanneer u UDI-velden van locaties van MCS naar Space Management wilt migreren: 1/ geef in het scherm UDI Designer aan welke UDI-velden moeten worden gemigreerd door de besturing ervan op een UDI-tabblad te laten staan (als u het veld wilt migreren) of het van het tabblad te verwijderen (als u het niet langer nodig hebt). BEPERKING: we kunnen maximaal 99 UDI-velden per Location Class migreren. 2/ zorg ervoor dat er een actief MCS-account met alle beheerdersrechten is 3/ controleer of dit account alle noodzakelijke UDI-velden kan bekijken (d.w.z. geen beperkingen op UDI-tabbladen).	Handmatig	Implementatieconsultant
1b	MCS	Voer een kwaliteitscontrole uit op bovenstaande regels	Handmatig	Implementatieconsultant
2	AANVRAAG
2a	Zendesk	Vraag een nieuwe tenant aan via support.spacewell.com Houd er rekening mee dat “Tenant identifier” belangrijk is – dit is de officiële technische naam van de tenant (in al onze applicaties). Goede voorbeelden: nordea, ameriprise, toyota, dachser, enz. Slechte voorbeelden: cw, cf, vo, ntt, enz. (te kort)	Handmatig	Implementatieconsultant
2b	Zendesk	Stuur een melding van de aanvraag naar het supportteam en maak een Jira-item aan in het project QUEEN + specificeer “Cobundu Core” als team + wijs toe aan Ihor Korolkov + informeer de aanvrager na de aanvraag + informeer de aanvrager wanneer het klaar is	Handmatig	Supportteam
2c	Teams	Deel het Jira-item en de details in het teamkanaal Space Management activation + spreek een datum voor de activering af	Handmatig	Implementatieconsultant
2d	Communicatie	Stuur een melding naar alle eindgebruikers. Op de afgesproken activeringsdatum zal er enige downtime en impact zijn op verschillende contactpunten!	Handmatig	Implementatieconsultant en/of supportteam
3	IMPLEMENTATIE
3a	Cobundu	Nieuwe tenant implementeren	Automatisering	Cobundu Core-team
3b	Space Mgt + storage-app	Space Management voor de tenant inschakelen (db-schema + rollen) via script	Automatisering	Cobundu Core-team
3c	Asset	Nieuwe tenant implementeren	Automatisering	Supportteam
3d	Integratieplatform	Nieuwe tenant implementeren Tenantcreatie voor integratieplatform (intern SW)	Handmatig	Integratieteam
3e	Studio	Maak voor de specifieke tenant een account met de rol “space.admin” aan of bewerk een bestaand account. Dit account voert de data-import uit. Controleer of deze rol alle noodzakelijke rechten heeft om locatie-masterdata te importeren.	Handmatig	Implementatieconsultant
4	ACTIVERING
4a	Asset	Activeer de module “Space management integration” in Asset Algemene hulppagina: Space Management integration Activeringsinstructies: Activering en informatie over de module Space Management integration	Handmatig	Implementatieconsultant
4b	Integratieplatform	Log in op https://integration.spacewell.com/ Space Sync – Configureer connectors naar Asset en Space Management Instructies: Space Management integration	Handmatig	Implementatieconsultant
4c	Integratieplatform	Activeer Space Sync voor de tenant	Handmatig	Implementatieconsultant
4d	Studio	Maak voor de specifieke tenant een account met de rol “space.admin” aan of bewerk een bestaand account. Dit account voert de datamigratie uit. Controleer of deze rol alle noodzakelijke rechten heeft om locatie-masterdata te importeren.	Handmatig	Implementatieconsultant
5	DATAMIGRATIE
5a	Teams	Er is een Teams-kanaal voor “Space Management activation”: Space Management activation Informeer het Cobundu Core- en Axxerion Core-team wanneer de daadwerkelijke migratie plaatsvindt + coördineer de volgende stappen Het is belangrijk dat de volgende stappen in nauwe samenwerking tussen de implementatieconsultant en het Cobundu Core-team worden uitgevoerd. Het volledige proces kan 1 uur of langer duren en veroorzaakt onderbrekingen in Workplace; plan dit daarom bij voorkeur buiten de normale kantooruren.	Handmatig	Implementatieconsultant + supportteam
5b	MCS	Voer een script uit om UDI-velddefinities te migreren (met behulp van het MCS-beheerdersaccount meldt het script zich aan bij het MCS-webportaal van de klant, haalt het UDI-velddefinities op en converteert deze naar overeenkomstige aangepaste kenmerken in Space Management, met behulp van het account met de rol space.admin) Dit script maakt ook een aangepast kenmerk “asset_external_reference” aan in Space Management.	Automatisering	Brahmaji
5c	Asset	Migreer MCS-data naar Asset (MCS to Asset migration: Workplace Experience only customers - Knowledge Base (support.spacewell.com) - Confluence) Dit is de normale migratieworkflow om een tenant van MCS naar Workplace te migreren. Deze is al vele malen gebruikt.	Handmatig	Implementatieconsultant
5d	Asset	Exporteer locatie-masterdata van Asset naar Excel In Asset zijn speciaal hiervoor gemaakte rapporten beschikbaar waarmee locatiegegevens kunnen worden geëxporteerd naar XLSX-bestanden die compatibel zijn met Space Management. Er moeten 9 XLSX-bestanden worden geëxporteerd: Building Types Space Types Subspace Types Regions Sites Buildings Floors Spaces Subspaces Deze exportbestanden bevatten een speciale kolom “asset_unique_reference”. Dit wordt de unieke location_id in Space Management, Cobundu en Asset wanneer de volledige migratie is voltooid. De eerste kolom “Id” moet altijd leeg blijven.	Handmatig	Implementatieconsultant
5e	Excel	Voer een kwaliteitscontrole uit door de geëxporteerde XLSX-bestanden te openen. 1/ Voor de “Types”-bestanden: er moet een kolom met klassewaarden zijn. Building Types: voeg de kolom “Building Class” toe en geef per rij een van deze waarden op: Space Types: voeg de kolom “Space Class” toe en geef per rij een van deze waarden op: Subspace Types: voeg de kolom “Subspace Class” toe en geef per rij een van deze waarden op: 2/ Start Date van locaties mag leeg blijven, behalve voor locaties op hoofdniveau (dit kunnen regio’s of gebouwen zijn). Zorg ervoor dat waarden zijn ingevuld volgens de notatie JJJJ-MM-DD 3/ Let goed op tijdzones! Deze zijn essentieel voor Sites en Buildings. Waarden moeten vóór het importeren correct zijn ingevuld, omdat de tijdzonegegevens uit Space Management overal en op alle Workplace-contactpunten worden gebruikt.	Handmatig	Implementatieconsultant
5f	Cobundu	Voer een preprocessing-script uit (Het script verwijdert locaties in Cobundu omdat deze op dit moment nog oude numerieke locatie-id’s uit Asset gebruiken. Het script voert opschoontaken uit: het bijwerken van oude location_id’s (uit Asset) in instellingen, tijdsloten, kiosken enz.)	Handmatig	Cobundu Core-team
5g	Space Management	Importeer locatie-masterdata in Space Management. Gebruik de exportbestanden die in stap 3c zijn gemaakt. Uitvoeringsvolgorde: Building Types Space Types Subspace Types Regions Sites Buildings Floors Spaces Subspaces	Handmatig	Implementatieconsultant
5h	Cobundu	Voer postprocessingtaken uit Start de GO-servers opnieuw op om hun lokale caches ongeldig te maken Voer de COB-AXX-synchronisatietaak uit voor het afstemmen van de reserveerbare objecten Voer het script uit om location_id’s in Device Control (mobiele apps) bij te werken Vul de dataset spc_<tenantname> in het raw-data-project (prod-sw-dwh-raw-data) Vernieuw de cloudstatus (Terraform refresh)	Handmatig	Cobundu Core-team
5i	MCS	Voer een script uit om UDI-veldwaarden te migreren (met behulp van het MCS-beheerdersaccount meldt het script zich aan bij het MCS-webportaal van de klant, haalt het UDI-veldwaarden voor locaties op en converteert deze naar overeenkomstige aangepaste kenmerkwaarden in Space Management, met behulp van het account met de rol space.admin)	Automatisering	Brahmaji
5j	MCS	Optioneel: migreer Lands en Outside Locations naar Space Management Lands en Outside Locations kunnen niet naar Asset of Cobundu worden gemigreerd, maar wel naar Space Management. Als een klant deze gegevens nodig heeft, kan een ander migratiescript worden uitgevoerd: Outside Location Categories worden gemigreerd naar Subterrain Types Lands worden gemigreerd naar Terrains, met gebruik van het standaardterraintype van Space Management Outside Locations worden gemigreerd naar Subterrains	Automatisering	Brahmaji
5k	Integratieplatform	Voer een handmatige gegevenssynchronisatie uit van Space naar Asset:	Handmatig	Integratieteam
5l	DWH	Werk tenants.yaml bij → is_space_enabled : true Vul de BIT/BIX-pipeline met spacetabellen	Handmatig	BI-team
6	Kwaliteitscontrole	Alle integraties controleren
6a	Space Mgt	Controleer of alle locaties beschikbaar zijn in Space Explorer	Handmatig	Implementatieconsultant
6b	Studio	Controleer of de locaties zichtbaar zijn (vernieuw de pagina)	Handmatig	Implementatieconsultant
6c	Asset	Controleer of de locaties onder beheer van Space Management staan. Wanneer Space Management is geactiveerd, is er sprake van een zekere mate van beperkte toegang in Asset.	Handmatig	Implementatieconsultant
6d	Cobundu	Stem de integraties met Space en Asset af	Automatisering	Cobundu Core

7	Plattegronden
		Er is momenteel geen automatisering voor plattegronden vanuit MCS, vanuit Axxerion (indien aanwezig) of vanuit Studio naar Space Management
7a	Tekeningen voorbereiden	Zie richtlijnen: Space Management - Addendum A - CAD-bestanden voorbereiden	Handmatig	Klant
7b	Space Management	Plattegronden importeren Gebruik de normale procedures in Space Management: Tekening importeren Tekening voorbereiden Layout maken Layout activeren	Handmatig	Implementatieconsultant of klant
7c	Plattegronden in Studio	Configureer Space Mgt-layouts in Studio	Handmatig	Implementatieconsultant of klant

Artikelen in deze sectie