B2 - bestaande Asset-tenant (zonder Workplace)

Laura CARBO

2 november 2026 14:58

In dit scenario hebben we te maken met een bestaande tenant die al locatiehoofdd gegevens in Asset heeft, maar niets van Workplace gebruikt.

Ga bij twijfel terug naar Draaiboeken voor activering van Space Management

Stap	Component	Actie		Wie
1	VOORBEREIDING	Deze stappen moeten worden uitgevoerd in de dagen vóór de daadwerkelijke migratie
1a	Asset	Voorbereiding van de locatiehiërarchie Deze stap kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. We raden aan dit in de dagen/uren vóór de daadwerkelijke migratie te doen. 1/ Voordat je de locatiehoofdgegevens uit Asset kunt exporteren, controleer je of deze hiërarchie van “Locatieklassen” overal wordt gerespecteerd: Regio > Locatie > Gebouw > Verdieping > Ruimte > Subruimte 2/ Werkplekken en parkeerplaatsen zijn “Subruimtes” die onderdeel moeten zijn van een Ruimte (=kamer). Ze mogen niet rechtstreeks onder een Verdieping vallen. 3/ Space Management ondersteunt geen “Gebouwsecties” 4/ Let op de Startdatum van locaties. De regel is dat een onderliggende locatie geen Startdatum mag hebben die ouder is dan de Startdatum van de bovenliggende locatie. Startdatums mogen leeg blijven, behalve voor Regio's.	Handmatig	Implementatieconsultant
1b	Asset	Voer een kwaliteitscontrole uit op de bovenstaande regels	Handmatig	Implementatieconsultant
1c	Asset	Exporteer locatiehoofdgegevens van Asset naar Excel In Asset is een reeks speciaal ontwikkelde rapporten beschikbaar waarmee locatiegegevens kunnen worden geëxporteerd naar XLSX-bestanden die compatibel zijn met Space Mgt. Er moeten 9 XLSX-bestanden worden geëxporteerd: Gebouwtypen Ruimtetypen Subruimtetypen Regio's Locaties Gebouwen Verdiepingen Ruimtes Subruimtes Deze exportbestanden bevatten een speciale kolom “asset_unique_reference”. Dit wordt de unieke location_id in space mgt, Cobundu en Asset wanneer de volledige migratie is voltooid. De eerste kolom “Id” moet altijd leeg worden gelaten.	Handmatig	Implementatieconsultant
1d	Excel	Voer een kwaliteitscontrole uit door de geëxporteerde XLSX-bestanden te openen. 1/ Voor de “Typen”-bestanden: er moet een kolom met klassewaarden zijn. Gebouwtypen: voeg de kolom “Gebouwklasse” toe en geef per rij een van deze waarden op: Ruimtetypen: voeg de kolom “Ruimteklasse” toe en geef per rij een van deze waarden op: Subruimtetypen: voeg de kolom “Subruimteklasse” toe en geef per rij een van deze waarden op: 2/ De Startdatum van locaties mag leeg blijven, behalve voor locaties op het hoofdniveau (dit kunnen regio's of gebouwen zijn). Zorg ervoor dat waarden zijn ingevuld volgens de notatie JJJJ-MM-DD. 3/ Let op Tijdzones! Deze zijn essentieel voor Locaties en Gebouwen. Waarden moeten vóór het importeren correct worden ingevuld, omdat de tijdzone-informatie uit Space Management overal op alle Workplace-touchpoints wordt gebruikt.	Handmatig	Implementatieconsultant
2	AANVRAAG	Plan vooruit zodat alle betrokken teams zich kunnen organiseren
2a	Zendesk	B2 - Vraag een nieuwe Workplace-tenant aan https://support.spacewell.com/hc/en-001/requests/new?ticket_form_id=26226428287132 Deze procedure implementeert Workplace, inclusief Space Management. Let op: “Tenant identifier” is belangrijk – dit is de officiële technische naam van de tenant (uit Asset).	Handmatig	Implementatieconsultant
2b	Zendesk	Stuur een melding van de aanvraag naar het productteam en maak een Jira-item aan in het project QUEEN + specificeer “Cobundu Core” als team + wijs toe aan Ihor Korolkov + stel de aanvrager op de hoogte na de aanvraag + stel de aanvrager op de hoogte wanneer het klaar is	Handmatig	Supportteam
2c	Teams	Deel het Jira-item en de details in het teamkanaal Space Management activation + spreek een datum voor de activering af	Handmatig	Implementatieconsultant
2d	Communicatie	Stuur een melding naar alle eindgebruikers. Op de afgesproken activeringsdatum zal er sprake zijn van enige uitvaltijd en impact op verschillende touchpoints!	Handmatig	Implementatieconsultant en/of supportteam
3	IMPLEMENTATIE	Deze stappen moeten worden uitgevoerd in de dagen tussen de aanvraag en de daadwerkelijke migratie
3a	Cobundu	Implementeer de nieuwe tenant	Automatisering	Cobundu Core-team
3b	Space Mgt + storage-app	Schakel Space Management voor de tenant in (db-schema + rollen) via script	Automatisering	Cobundu Core-team
3d	Integratieplatform	Implementeer de nieuwe tenant Aanmaken van tenant op integratieplatform (intern SW)	Handmatig	Integratieteam
3e	Studio	Maak voor de specifieke tenant een account met de rol “space.admin” aan of bewerk een dergelijk account; deze gebruiker zal de data-import uitvoeren. Controleer of deze rol alle benodigde rechten heeft om locatiehoofdgegevens te importeren.	Handmatig	Implementatieconsultant
4	ACTIVERING	Deze stappen moeten worden uitgevoerd in de dagen tussen de aanvraag en de daadwerkelijke migratie
4a	Asset	Activeer de module “Space management integration” in Asset Wereldwijde hulppagina: Space Management integration Activeringsinstructies: Space Management integration module activation and information	Handmatig	Implementatieconsultant
4b	Integratieplatform	Meld je aan bij https://integration.spacewell.com/ Space Sync – Stel connectors in naar Asset en Space Management Instructies: Space Management integration	Handmatig	Implementatieconsultant
4c	Integratieplatform	Activeer Space Sync voor de tenant	Handmatig	Implementatieconsultant
5	DATAMIGRATIE	Deze stappen moeten buiten kantooruren worden uitgevoerd
5a	Teams	Er is een Teams-kanaal voor “Space Management activation”: Space Management activation Informeer de Cobundu Core-, Mobile- en Axxerion Core-teams wanneer de daadwerkelijke migratie plaatsvindt + coördineer de volgende stappen Het is belangrijk dat de volgende stappen in nauwe samenwerking tussen de implementatieconsultant en de developmentteams worden uitgevoerd. Het hele proces kan 1 uur of langer duren en veroorzaakt onderbrekingen in Workplace; plan dit daarom bij voorkeur buiten de normale kantooruren.		Implementatieconsultant + supportteam
5b	Asset	Voorbereiding van de locatiehiërarchie Dit herhaalt de voorbereidingsstappen! Zorg ervoor dat de locatiehiërarchie is voorbereid voor gebruik in Space Management, anders mislukken de daaropvolgende stappen.		Implementatieconsultant
5c	Cobundu	Voer het pre-processing-script uit (Het script verwijdert locaties in Cobundu, omdat deze op dit moment nog oude numerieke locatie-ID's uit Asset gebruiken. Het script voert opschoningstaken uit: het bijwerken van oude location_id's (uit Asset) in instellingen, tijdsloten, kiosken enz.)		Cobundu Core-team
5d	Space Management	Importeer de locatiehoofdgegevens in Space Management. Gebruik de exportbestanden die in de bovenstaande stap zijn aangemaakt. Uitvoeringsvolgorde: Gebouwtypen Ruimtetypen Subruimtetypen Regio's Locaties Gebouwen Verdiepingen Ruimtes Subruimtes		Implementatieconsultant
5e	Back-end	Voer post-processing-taken uit Start de GO-servers opnieuw op om hun lokale caches ongeldig te maken Voer de COB-AXX-syncjob uit voor afstemming van de reserveerbare objecten Voer het script uit om location_id's in Device Control (mobiele apps) bij te werken Vul de gegevensset spc_<tenantname> in het raw-data-project (prod-sw-dwh-raw-data) Vernieuw de cloudstatus (Terraform refresh)		Cobundu Core-team + mobiel team
5f	Integratieplatform	Voer een handmatige datasynchronisatie uit van Space naar Asset:		Integratieteam
5g	DWH	Werk tenants.yaml bij → is_space_enabled : true Vul de BIT/BIX-pipeline met ruimtetabellen		BI-team
6	Kwaliteitsborging	Alle integraties controleren
6a	Space Mgt	Controleer of alle locaties beschikbaar zijn in Space Explorer		Implementatieconsultant
6b	Studio	Controleer of locaties zichtbaar zijn (vernieuw de pagina)		Implementatieconsultant
6c	Asset	Controleer of locaties onder beheer van Space Management vallen. Wanneer Space Management is geactiveerd, zal er sprake zijn van een zekere mate van beperkte toegang in Asset.		Implementatieconsultant
6d	Impact	Controleer het normale gedrag van verschillende touchpoints (indien in gebruik): kiosken vergaderruimteschermen mobiele apps (enz.)		Implementatieconsultant
6e	Communicatie
7	Plattegronden
		Er is momenteel geen automatisering beschikbaar voor plattegronden van MCS, van Axxerion (indien aanwezig) of van Studio naar Space Management
7a	Tekeningen voorbereiden	Zie richtlijnen: Space Management - Addendum A - Preparing CAD Files		Klant
7b	Space Management	Plattegronden importeren Gebruik de normale procedures in Space Management: Tekening importeren Tekening voorbereiden Layout maken Layout activeren		Implementatieconsultant of klant
7c	Plattegronden in Studio	Configureer Space Mgt-layouts in Studio		Implementatieconsultant of klant

Artikelen in deze sectie