Info
Opmerking: Deze documentatie gebruikt de eerdere opmaak. Herstructurering en optimalisatie is gepland.
Medewerkers
Doel
Maak medewerkers aan, registreer privéadres, e-mail en telefoon en start instroom, mutatie of uitstroom. De functies zijn momenteel beperkt.
Zie procesuitleg hieronder.
Beschrijving
4. Employee Editor (FMB-G036) geeft inzage, aanmaak en wijziging van medewerkers en Employee-contacten.
Maak een medewerker vanuit een werkcontact. Axxerion maakt een Private contact employee; beide contacten worden gekoppeld. Vul privégegevens op de medewerkerspagina in.
Privécontacten zijn alleen voor Employee Editor zichtbaar.
Show employee verschijnt bij een bestaande medewerker voor bevoegde gebruikers.
Autorisaties
Groep |
Referentie |
Opmerking |
|---|---|---|
|
FMB-G036 |
Medewerkers aanmaken en wijzigen |
Configuratieopties
Niet relevant
Gegevensimports
Standaardimport:
- Import employees
Instroom / Uitstroom / Mutatie
Doel
IMO beheert taken en voorzieningen bij onboarding, functiewijziging en vertrek. Verschillende afdelingen behandelen eigen activiteiten.
De klant beheert alle taaktypen.
Voorbeelden:
- IT geeft laptop uit
- Facilitair wijzigt toegangscodes
- Manager informeren over eerste werkdag
- Laptop innemen bij vertrek
Hierna heten alle taken intake tasks, ook uitgifte.
Gebruikte workflow
FMB-WF-1905003-01 & FMB-WF-1906001-01
Beschrijving
Hoofdobjecten:
- Medewerkers (Employee)
- Functies (EmployeeFunction)
- Functievoorzieningen (CodeType)
- Voorzieningstakenlijsten (CodeType)
- Instroom (Intake en IntakeItem)
- Mutatie (Intake en IntakeItem)
- Uitstroom (Intake en IntakeItem)
Hieronder de onderdelen.
Medewerkers
De medewerkersmodule is nodig voor proceskoppeling.
Functies
Employees → Functions bevat directeur, HR-manager, officemanager of consultant. Functies bepalen benodigde taken.
Functievoorzieningen
Employees → Function provisions beheert verplichte en optionele taken en voorzieningen.
Twee soorten:
- Taken zonder terug te geven item, zoals welkomstbloemen; niet als gebruik geregistreerd.
- Uitgegeven voorzieningen, zoals laptop en telefoon, geregistreerd in gebruik.
Velden:
Veld |
Beschrijving |
|---|---|
Name |
Naam |
Description |
Omschrijving |
Type |
Provision vraagt assetcategorie en eventueel asset. Inflow task/Outflow task geldt alleen in het betreffende proces. |
Function dependent |
No maakt algemeen; Yes beperkt tot geselecteerde functies. |
Basic issue/take in item |
Yes voegt relevante taken automatisch toe. No maakt optioneel; e-mail is bijvoorbeeld standaard, smartphone optioneel. |
Treatment group |
Uitvoerende groep. |
Approver group |
Goedkeuring; leeg slaat deze over. |
Dependent on |
Wacht op een andere taak, bijvoorbeeld software installeren na laptopontvangst. |
Task list |
Bundel subtaken voor dezelfde groep; zie hieronder. |
Asset category |
Alleen bij Provision; selecteerbare beschikbare assets voor uitgifte. |
Asset |
Een specifiek asset wordt automatisch gekozen voor niet-unieke registratie met grote aantallen, zoals softwareaccounts. Laat leeg voor individuele laptops/telefoons met leeftijd en simkaartregistratie. |
Voorzieningstakenlijsten
Elke voorziening geeft een taak. Bundel taken in één lijst met volgorde, gekoppeld aan een voorziening. Elk item ondersteunt Executed Yes/No en opmerkingen.
Eén HR-hoofdtaak kan bijvoorbeeld paspoortkopie, introductie en noodcontacten bevatten.
Takenlijsten zijn optioneel.
Instroom
Issue/take in bij een medewerker vult medewerker en Hire date automatisch in.
Via het menu moeten die handmatig worden gekozen.
Submitted genereert basistaken volgens functie. De beheerder kan alle voorzieningen toevoegen, ook buiten de functie, verwijderen en behandelgroep wijzigen.
Composition completed stuurt door. Review IMO (manager) = Yes vraagt managergoedkeuring of taakwijziging.
Zonder vereiste of na goedkeuring is het In progress. Alle taken moeten worden voltooid of geannuleerd.
Instroomtaken
Workflowopties:
- Waiting: wacht op de afhankelijke taak en gaat daarna automatisch verder.
- Review: Approve by krijgt goedkeuringstaak.
- Execute: direct afhandelen of toewijzen aan een groepslid, met status Execution.
Objectgebruik
Bij Provision is assetuitgifte verplicht. Hand out maakt object use tussen asset en medewerker. Gewone taken vereisen geen asset.
Uitstroom/mutatie gebruikt actief objectgebruik voor innametaken.
Instroomtaken, vervolg
- Executed na afhandeling. Zodra alles is voltooid/geannuleerd volgt:
- Executed met beheerdercontrole bij Review handling = Yes. Een leenovereenkomst kan als consultantmaatwerk worden gegenereerd.
- Closed bij No of na goedkeuring.
Mutatie
Zoals instroom, maar mogelijk innemen in plaats van uitgeven.
Automatische taakgeneratie
Na functiewijziging ontstaan nieuwe taken en innametaken voor bestaande niet meer benodigde voorzieningen.
In Submitted kan de beheerder extra innames toevoegen op basis van bestaande assets.
Innametaken
Asset is al ingevuld. Take in zet object use-einddatum vóór afhandeling.
Uitstroom
Zoals instroom, maar met innames.
Genereert functiegebonden en algemene Outflow tasks plus innames voor alle gebruikte assets, voor dezelfde oorspronkelijke uitgiftegroep.
Autorisaties
Groepen:
Groep |
Referentie |
Opmerking |
|---|---|---|
|
FMB-G025 |
Functies, voorzieningen en processen beheren |
|
FMB-G029 |
Dynamisch aan medewerkersmanager toegewezen |
|
FMB-G023 |
Dynamisch aan taakgoedkeuringsgroep toegewezen |
|
GOB-G031 |
Dynamisch aan uitvoerende groep toegewezen |
Configuratieopties
Beschikbaar:
Employee-instellingen:
- Review IMO (manager): goedkeuring vóór taken starten.
- Review handling: handmatige eindcontrole of automatisch sluiten.
De klantbeheerder kan zelf functies, voorzieningen en takenlijsten maken.
Gegevensimports
Standaardimports:
- FMB-F-051 Import employee functions
- FMB-F-052 Import function provision tasks
- FMB-F-053 Import function provision task functions
- FMB-F-054 Import employee asset objectuses