Module Checklists

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Sjablonen
    • 1.1.1 Algemeen
    • 1.1.2 Objecttypen en productgroepen
    • 1.1.3 Versies
    • 1.1.4 Secties en vragen
  • 1.2 Checklistwerkorder en losse checklist
  • 1.3 Invullen
  • 1.4 E-mailen
  • 1.5 Workflows
    • 1.5.1 Checklistwerkorder
    • 1.5.2 Checklist (survey)
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Maak checklists voor ad-hocinspecties of preventieve werkorders. Sjablonen voor gebouwen, terreinen en assets bevatten vooraf ingestelde vragen. Genereer op een object of koppel aan een onderhoudssjabloon voor elke gegenereerde werkorder.

Kernonderdelen:

1.1 Sjablonen

1.1.1 Algemeen

Sjablonen maken snelle checklistgeneratie mogelijk voor gebouwinspecties, veiligheid en liftonderhoud.

Bij inspectie van eengebouw, terrein, of assetgenereer je ad hoc uit beschikbare sjablonen. Ze kunnen ook bij preventieve onderhoudswerkorders via het onderhoudsschema worden gekoppeld.

4. Checklist template manager (FMB-G076) beheert ze via Maintenance → Checklist templates.

1.1.2 Objecttypen en productgroepen

Objecttype onderscheidt sjablonen per doel:

• Gebouwen
• Terreinen
• Assets
• Projectfasen

Bij een gebouw zijn alleen Building-sjablonen selecteerbaar.

Voor preventief onderhoud gelden de typen uit het werkordersjabloon.

Bij assets zoals auto’s, liften en brandblussers is extra onderscheid nuttig.

Product group koppelt passende assetsjablonen en beperkt selectie.

Een brandblusser kan zo alleen sjablonen uit de eigen productgroep gebruiken.

1.1.3 Versies

Eén actieve versie wordt bij generatie gebruikt.

Bereid andere versies voor en activeer deze later als ze klaar zijn.

1.1.4 Secties en vragen

Secties zijn labels met optionele beschrijving en één of meer vragen.

Een vraag wordt automatisch aan de huidige sectie gekoppeld en kan worden verplaatst.

Vraag en antwoordtype zijn bepalend. Kies bijvoorbeeld datum, tekst, getal of objectselectie.

Standaardtypen:

• Condition
• Date
• Date / Time
• Float
• Integer
• Money
• Ok / Not ok
• Select area
• Select asset
• Select building
• Text
• Text multiple lines
• Yes/no

Info

Extra typen maak je als categorie op het object ‘SurveyAnswer’ met de gewenste antwoordvelden.

Een categorie kan meerdere lijsten bevatten, zoals installatietype A/B/C en grootte. Yes/no heeft slechts één standaardveld nodig.

Bij meerdere velden kies je een subtype; bij één wordt dit automatisch gekozen en verborgen.

Stel ook verplicht antwoord, opmerkingen en foto-upload in.

1.2 Checklistwerkorder en losse checklist

Ad hoc gebruikt een checklistwerkorder en een checklist, Survey.
Eén of meer geselecteerde sjablonen worden onder één checklistwerkorder gegroepeerd.

Handel de werkorder als geheel af of wijs losse checklists apart toe.

Checklists opent, beheert en voegt lijsten toe.

Bij preventief onderhoud worden checklists rechtstreeks aan de werkorder gekoppeld, zonder checklistwerkorder.

1.3 Invullen

Mogelijkheden:

• Alle vragen uit alle lijsten samen in één werkorderoverzicht.
• Per checklist een afzonderlijk overzicht.
• Fill out checklist toont vragen één voor één, ook op de werkorder; geschikt voor mobiel en tablet.

1.4 E-mailen

Kies vóór ondertekening en voltooiing e-mail. Combineer lijsten in één PDF of stuur afzonderlijke PDF’s naar een gekozen adres.

Na correctie kan een nieuw document opnieuw worden verstuurd.

1.5 Workflows

Hoofdlijnen; zie details: Checklists voor eindgebruikers.

1.5.1 Checklistwerkorder

Ad-hocchecklist aanmaken
Maak vanaf gebouw, terrein of asset een werkorder met één of meer lijsten.

Direct afhandelen
De maker kan alles beantwoorden en afhandelen. De verantwoordelijke moet ondertekenen.

Aan iemand anders toewijzen
Wijs zo nodig een andere gebruiker toe.

Annuleren
Dit kan tot volledige afhandeling. Gekoppelde Draft-checklists verlopen automatisch.

1.5.2 Checklist (survey)

Een losse checklist afhandelen
Afhandeling kan gezamenlijk of apart. De toegewezen gebruiker moet ondertekenen.

Een checklist laten vervallen
Laat niet-relevante lijsten vervallen zonder invullen of verder verwerken.

Een afgehandelde checklist corrigeren
Correcties zijn na voltooiing mogelijk.

2. Automatische workflow-e-mails

Workflows versturen na taken of statusduur berichten. Activeer standaardmails per workflow. Zie: Workflow-e-mails.

Het overzicht staat in de gebruikershandleiding: <LINK TO BE ADDED>

3. Algemene instellingen

Module settings → Checklists; gebruik veldhulp:

4. Aanvullende informatie

Meer informatie over de module Reserveringen via:

• Gebruikershandleiding: Checklists voor eindgebruikers
• Zie voor activering, groepen, imports, menu en startboard: Checklists: moduleactivering en informatie