Module Borgingsdocumenten (uitgebreid)

Doel

Leg vereiste borgingstypen, verantwoordelijkheden en geldigheid bij gebouwen en assets vast. Het dashboard toont bestaande, verlopen of ontbrekende documenten en contracten per gebouw of totaal.

Gebruikte workflow

Workflowversie: FMB-WF-1909001-01

Beschrijving

Er is ook een eenvoudige versie zonder uitgebreide functies zoals documentworkflow, die soms voldoende is: Borgingsdocumenten (eenvoudig)

Kernonderdelen:

Borgingstypen (CodeTypes)

Deze bundelen regels. Door een type bij een gebouw te kiezen, gelden automatisch alle onderliggende regels.

Bepaal of het type voor gebouwen of assets geldt; bij assets kies je ook de categorie.

Selecteer gebouwtypen. Als borging op het gebouw van toepassing is, gelden assettypen automatisch voor gekoppelde assets van de betreffende categorie.

Borgingsregels (CodeTypes)

Maak per type regels die documenten of contracten vereisen en de workflow bepalen.

Stel verantwoordelijke groep en document- of contracttype in. Voor documenten geldt bovendien:

• Cycles: geldigheidsduur; zonder revisie verloopt het document. Leeg betekent nooit verlopen en Final Version.

• Approval group: bij indienen ontstaat een goedkeuringstaak; tot goedkeuring blijft het Draft.

Documenttypen (CodeTypes)

Tekstlabels onderscheiden documenten en maken hetzelfde type bruikbaar bij meerdere borgingsregels.

Deze zijn makkelijker door documentbeheerders te beheren dan technische categorieën.

Borgingsdocumenten

Upload via Assurance documents bij gebouw of asset. Upload assurance documents maakt automatisch de juiste categorie.

Stel daarna het type in; het proces begint.

Het tabblad is zichtbaar bij Assurance documents apply = Yes op het gebouw, instelbaar door de beheerder.

Contracten en contracttypen

Een regel kan een actief contracttype vereisen. Borging is aanwezig als het gebouw of asset via een Contract Item aan een actief contract met dat type is gekoppeld.

Er is geen extra contractproces. Koppel bij ontbreken het object aan een bestaand of nieuw contract.

De verantwoordelijke groep is informatief en krijgt niet automatisch contractrechten. Zonder inzage kan het dashboard ten onrechte geen contract tonen.

Objecten waarop borging geldt

Dit kan voor hele gebouwen en specifieke assets gelden.

Property

Schakel borging per gebouw in en selecteer typen. Het dashboard toont aanwezige en ontbrekende documenten op basis daarvan.

Assets

Bij gebouwborging gelden passende assetcategorie-regels automatisch. Upload documenten op het assettabblad.

Documentproces

Submit

Bij upload en typekeuze worden alle relevante regels bepaald. Verantwoordelijke groepen en de maker kunnen de laatste revisiedatum invullen en indienen.

De volgende revisiedatum volgt de kortste cyclus van de regels.

Approve

Bij een goedkeuringsgroep krijgen alle leden een taak. Na indienen is de status Concept.

Published

Goedkeuring of geen vereiste goedkeuring geeft Published. Zonder cyclus wordt dit Final version.

Revise

Published krijgt op de herinneringsdatum Revise. Deze is de volgende revisiedatum minus de ingestelde herinneringsdagen.

De verantwoordelijke groepen uploaden een versie en stellen de nieuwe laatste revisiedatum in.

Obsolete

Zonder tijdige revisie wordt het document Obsolete en is een nieuwe versie nodig.

Expired

Gebruik Expired als het niet meer van toepassing is.

Borgingsdashboard

Dit staat onder Documents en op het gebouwtabblad met bijbehorende assets.

Filter via het menu op gebouw en eventueel alleen regels waarvoor je verantwoordelijk bent.

Het dashboard toont aanwezigheid en status:

• Groen: actief document of contract
• Oranje: document in Revise
• Rood: geen actief document of contract

Zonder document ontstaat geen taak. Controleer dus het dashboard op ontbrekende documenten.

Na eerste upload kun je revisies via taken afhandelen.

Autorisaties

Groepen:

Configuratieopties

Client.fmb-AssuranceReminderDaysBefore bepaalt hoeveel dagen vóór volgende revisie het document Revise wordt en later Obsolete.

Gegevensimports

Geen standaardimportsjablonen

Dashboards en rapporten

Er zijn standaardrapporten en dashboards.

Open Assurance dashboard via Documents of Assurance documents bij een gebouw.