1. Waar gaat deze module over?
Monteurs handelen doorgestuurde werkorders op hun mobiel af zonder Asset-login. Relevante details staan in de app.
Takenlijsten vernieuwen online; individuele werkorders kunnen offline worden behandeld. Asset zelf vereist altijd internet.
Info
GoCanvas vormt de backend en app. Zie GoCanvas Help Center.
1.1 Backend
Open deze via: Spacewell Asset App-backend. Hier beheer je gebruikers, formulieren en PDF’s.
Forms beheert bestaande en nieuwe formulieren.
Account → Users maakt beheerders en appgebruikers. Appgebruikers moeten ook in Asset bestaan met hetzelfde e-mailadres.
1.2 Formulieren
1.2.1 Standaardwerkorderformulier
Dit is beschikbaar in Engels, Nederlands, Duits en Frans.
Velden zijn gekoppeld aan Asset-werkordervelden voor synchronisatie in beide richtingen. Zie de configuratiehandleiding.
1.2.2 Eigen formulieren
Kopieer het standaardformulier en voeg extra velden toe.
Zo blijven standaardvelden en synchronisatie behouden.
Opmerking
Bewerk bestaande formulieren niet rechtstreeks: publicatie van een nieuwe versie geeft een nieuwe Form ID.
De API-connector verwijst dan naar een oude ID. Werk deze bij om synchronisatieproblemen te voorkomen.
Neem onderwerp, beschrijving, gerelateerde objecten en terugsturen naar planning of servicedesk op. Zonder standaardvelden mist de uitvoerder informatie en opties.
Voeg extra velden aan een kopie toe. De uitvoerder vult ze in en ze kunnen in de automatisch in Asset opgeslagen PDF komen.
Nieuwe formulieren synchroniseren elke 4 uur; alleen naam en Form ID worden overgenomen voor selectie.
Opmerking
Een nieuwe vorm vereist een notificatiewebhook. Zie:Configuratiehandleiding Asset App-integratie
Eigen velden synchroniseren niet naar afzonderlijke Asset-velden, maar kunnen in de gegenereerde PDF worden opgenomen die aan de werkorder wordt gekoppeld.
Info
Wijs monteurs na publicatie aan het formulier toe; standaard heeft niemand toegang.
1.2.3 Synchronisatie
Formulieren staan na vieruurlijkse synchronisatie onder Module settings → Integrations → Asset App:
Archivering in de backend sluit het formulier in Asset bij de volgende synchronisatie. Handmatig sluiten kan ook.
Handmatig sluiten voorkomt nieuwe selectie, terwijl de backendvorm actief kan blijven voor bestaande werkorders.
1.2.4 Formulier selecteren
Een correctieve werkorder uit een verzoek krijgt het standaardformulier uit de API-connector. De planner kan een eigen formulier kiezen.
Dit formulier wordt bij doorsturen gebruikt voor de app-taak.
Voor preventief onderhoud kies je het formulier in het sjabloon van het schema. Zie Module Preventieve onderhoudswerkorders.
Gegenereerde werkorders nemen het sjabloonformulier over, maar dit kan vóór doorsturen worden gewijzigd.
1.3 Doorsturen naar de app
1.3.1 Workflow
De workflow stuurt indien van toepassing door. Per uitvoerder bepaal je appgebruik of andere kanalen zoals e-mail en Asset-taken.
Bijvoorbeeld interne uitvoerders via de app en externe via Asset of alleen e-mail.
Appuitvoerders moeten aan de API-connector zijn gekoppeld, volgens handleiding en API-connector documentatie.
Begindatum en -tijd mogen niet in het verleden liggen. Pas deze aan bij een fout.
Asset App Dispatch ID bevestigt verzending en aanmaak en staat voor beheerders op Technical details.
Mogelijke waarden:
- Leeg: nog niet doorgestuurd
- Pending: doorgestuurd maar dispatch nog niet aangemaakt
- Reschedule: uitvoerder kon niet afhandelen en vraagt herplanning
- 47900702: succesvol doorgestuurd en aangemaakt
1.3.2 Annuleren, herplannen of intrekken
Dit kan vanuit Asset bij onvolledige informatie of benodigde herplanning of herverdeling.
De dispatch wordt uit de app verwijderd en de interne uitvoerder krijgt een melding. Na wijziging stuur je opnieuw door en ontstaat een nieuwe dispatch.
1.3.3 Individueel of in bulk opnieuw verzenden
Normaal verandert Pending binnen seconden naar een ID. Blijvend Pending wijst op mislukte aanmaak.
Technical details toont dan Resend work order to Asset App.
Gebruik bij meerdere fouten REP-479, Work orders forwarded to Asset App without Dispatch ID, om Pending-items in bulk opnieuw te verzenden.
1.3.4 Inzending opnieuw ophalen
Bij een inzending tijdens een storing blijft Asset op Work in progress staan, alsof het werk niet klaar is.
Retry fetch submission from Asset App op Technical details haalt de afgeronde dispatch opnieuw op.
Bij succes worden status, Resolution en Work order document bijgewerkt.
De knop verschijnt alleen bij een Dispatch ID en leeg Work order document.
Daardoor verschijnt de knop ook vóór daadwerkelijke indiening. In dat geval kan niets worden opgehaald en logt Integration Platform een fout.