Module Bezoekers

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Bezoekers aanmaken
  • 1.2 Medebezoekers
  • 1.3 Badges afdrukken
  • 1.4 Anonimisering
  • 1.5 Bezoekers bij reserveringen
  • 1.6 Automatische e-mailbijlagen
  • 1.7 Registratiebeperkingen en auto’s
  • 1.8 Zelfregistratie
    • 1.8.1 Automatisch inloggen
  • 1.9 Overige opties
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

De module laat gebruikers bezoekers registreren voor klantgebouwen. De receptie krijgt uitgebreide overzichten van verwachte bezoekers, kan aankomst en vertrek verwerken en aanwezigen volgen. Daarnaast zijn er grafische bezoekersstatistieken.

Hieronder volgen de kernonderdelen.

1.1 Bezoekers aanmaken

Standaard kan dit via Workplace App en Go. Zie: Workplace Experience. Aanmaak in Asset blijft mogelijk.

De receptie beheert aankomst, vertrek en overzichten in Asset.

De receptie vult details in, drukt badges af, voegt opmerkingen en medebezoekers toe en registreert aankomst.

Eindgebruikers in Asset hebben een eenvoudiger registratie-interface.

1.2 Medebezoekers

Deze nemen bedrijfsnaam, verwachte begin- en eindtijd, gebouw, host en opmerkingen over van de hoofdbezoeker.

Bij grote aantallen is CSV-import efficiënter dan handmatig toevoegen.

1.3 Badges afdrukken

Badges tonen gegevens en maken bezoekers herkenbaar voor medewerkers.

Schakel dit in onder Module settings → Visitors.

Badge number en afdrukknop verschijnen, ook in relevante overzichten:

Standaardbadge:

Gebruik Visitors coming in today (my location) op Front desk voor bulknummering en afdrukken.

1.4 Anonimisering

Naam, bedrijf, kenteken en e-mail bevatten persoonsgegevens die vanwege AVG-regels vaak niet langer dan nodig mogen worden bewaard.
Module settings → Visitors stelt anonimisering X dagen na vertrek in:

Deze velden worden door - vervangen.

1.5 Bezoekers bij reserveringen

Je kunt bezoekers rechtstreeks vanuit Workplace-reserveringen aanmaken. De gekoppelde reservering staat in receptieoverzichten.

Annulering van de reservering annuleert ook alle gekoppelde bezoekers.

Zie: Module Reserveringen

1.6 Automatische e-mailbijlagen

Voeg onder Module settings → Visitors algemene bijlagen toe met bedrijfsgegevens, openingstijden of onderhoud. Deze gaan mee met workflow-e-mails (zie Automatische workflow-e-mails).

Op Process settings van een gebouw voeg je locatiespecifieke bijlagen toe.

1.7 Registratiebeperkingen en auto’s

Schakel gebouwafhankelijke registratie in onder Visitors. Daarna kun je per gebouw registratie toestaan of beperken.

Zo sluit je bijvoorbeeld gebouwen zonder receptie uit.

Autoregistratie heeft drie opties:

• Always: alle gebouwen, zonder extra configuratie, met kentekenregistratie.
• Depending on the building: Allow visitor car registration wordt per gebouw beschikbaar.
• Never: volledig uitgeschakeld in Asset en Workplace.

Een lege gebouwinstelling neemt die van de ouder over, bijvoorbeeld op terrein-niveau.

Bij een niet-toegestaan gebouw geeft autoregistratie een fout.

1.8 Zelfregistratie

Activeer via Visitors; Self service-profiel wordt automatisch aangemaakt.

Dit is voor een 22-inch staand scherm en een specifieke gebruiker voor de kiosklocatie.

Beschikbare talen:

• Engels
• Nederlands
• Duits
• Frans
• Zweeds

1.8.1 Automatisch inloggen

Kiosks moeten zonder handmatig aanmelden na time-out of stroomonderbreking beschikbaar zijn, doorgaans tussen begin en einde van de dag.

Koppel een specifieke gebruiker aan het apparaat voor automatische heraanmelding.

Automatic log in op Settings configureert de huidige browser voor heraanmelding na sessieverloop. Dit voorkomt verstoring bij zelfservice. Uitschakelen kan via een andere browser of apparaat door de registratie uit de actieve apparaten te verwijderen.

1.9 Overige opties

Bezoekerstypen

Visitors → Visitor types maakt informatieve typen, waarvan één bij Workplace-bezoek wordt gekozen.

2. Automatische workflow-e-mails

Workflows kunnen berichten na taken of tijd in een status versturen. Activeer standaarde-mails per workflow. Zie: Workflow-e-mails.

Beschikbare berichten:

Bezoekersproces

3. Algemene instellingen

Module settings → Visitors; gebruik veldhulp:

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikersinstructies voor Asset: Bezoekers voor eindgebruikers
• Zie implementatie, groepen, imports, startboard en menu: Bezoekers: moduleactivering en informatie