Module Compliance

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Wetgeving
  • 1.2 Gebouwen en assets
  • 1.3 Wetgeving koppelen
  • 1.4 Wetgevingsdocumenten
    • 1.4.1 Workflow
  • 1.5 Overige opties
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Compliance beheert wetgevingsdocumenten voor gebouwen en gebouwelementen om aan regelgeving te voldoen. Standaardwetgeving is momenteel alleen Nederlands; je kunt ook eigen regels aanmaken.

Hieronder worden de kernonderdelen uitgelegd:

1.1 Wetgeving

Een wetgevingsobject bevat vooral een PDF met regels en vereiste documenttypen. Elevator heeft bijvoorbeeld 8 typen, waaronder:

• Inspection report: elke 3 maanden
• Logbook available: eenmaal

Wetgeving of documenttypen kunnen voor gebouwen, assets of beide gelden. Dit bepaalt mogelijke koppelingen en automatisch aangemaakte documenten.

1.2 Gebouwen en assets

Omdat Compliance gebouwen en gebouwelementen betreft, zijn zowel Gebouwen en terreinen als Assets vereist.

1.3 Wetgeving koppelen

Via Compliance op gebouwen en assets koppel je één of meer wetgevingsobjecten.

Daarna worden bijbehorende documenttypen als wetgevingsdocumenten bij dat object gegenereerd.

Codes gebruiken

Je kunt uit alle wetgeving zoeken of op een asset een code koppelen. Deze filtert op wetgeving met dezelfde code op het object of de bovenliggende wetgeving.

Wetgevingssuggesties

Bij gekoppelde codes geeft Legislation suggestions toepasselijke wetgeving aan voor assets zonder wetgevingskoppeling. Bij meerdere mogelijkheden kiest de gebruiker.

1.4 Wetgevingsdocumenten

Koppeling van wetgeving maakt per documenttype een wetgevingsdocument bij het gebouw of asset. Hier upload je bijvoorbeeld een liftinspectie en volg je de compliant-status.

1.4.1 Workflow

Hieronder staat het proces op hoofdlijnen. Zie Gebruikershandleiding Compliance voor details.

Initiële referentiedatum registreren

Geef eerst de referentiedatum op, doorgaans bouw- of ingebruiknamedatum. Samen met documenttypevoorwaarden bepaalt deze de eerste vervaldatum, eenmaligheid, frequentie en moment van aanlevering. Bij directe vereiste zonder upload valt de vervaldatum meestal samen met de referentiedatum.

Document uploaden

Upload bij verlopen of bijna verlopen status een nieuw certificaat of inspectiebewijs. De uitvoerdatum bepaalt de nieuwe vervaldatum, als geen restpunten of goedkeuring nodig zijn. Goedkeuring is standaard per type bepaald maar kan op het document worden aangepast.

Compliant of verlopen

De vervaldatum bepaalt automatisch de status. Monitor overzichten en upload nieuwe versies tijdig.

Compliance-overzichten

Overzichten en dashboards tonen taken zoals referentiedatum invullen, eerste of nieuwe document uploaden en goedkeuren.

Compliance issues bevat relevante onderdelen en staat op het startboard en in het menu.

1.5 Overige opties

Twee documentinstellingen helpen om tijdig nieuwe versies te signaleren:

• Reminder expiration date: bepaalt hoe vroeg de uploadtaak verschijnt. Standaard 30 dagen, aanpasbaar per document.
• Additional reminder date: een extra datum waarop het document in het overzicht verschijnt, bijvoorbeeld voor verversing na X jaar van een eenmalig vereist document.

2. Automatische workflow-e-mails

De workflow verstuurt geen e-mails. Alleen een wekelijkse lijst met open taken gaat naar gebruikers met FMB-G149 Compliance tasks.

3. Algemene instellingen

Ga naar Module settings → Compliance. Gebruik veldhulp voor uitleg:

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikershandleiding: Compliance voor eindgebruikers
• Zie voor activering, groepen, imports, menu’s en startboard: Compliance: moduleactivering en informatie