Module Projectbeheer

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Project- en fasesjablonen
  • 1.2 Deelnemers
  • 1.3 Budget
  • 1.4 Fasen
  • 1.5 Project- en checklistwerkorders
  • 1.6 Workflows
    • 1.6.1 Project
    • 1.6.2 Fase
    • 1.6.3 Projectwerkorder
  • 1.7 Overige opties
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Beheer grote en kleine projecten met sjablonen en vooraf ingestelde fasen. Vraag budget aan, keur goed en verdeel over fasen. Werkorders registreren werkelijke kosten; rapporten en Gantt tonen de tijdlijn.

Kernonderdelen; zie volledig gebruik: Projectbeheer voor gebruikers

1.1 Project- en fasesjablonen

Een renovatiesjabloon met bijvoorbeeld 10 hoofdfasen en 4 subfasen per hoofd voorkomt telkens opnieuw aanmaken. Alle fasen worden overgenomen.

Losse fasesjablonen kunnen in elk project worden gebruikt.

Documenten zoals veiligheidsinstructies worden meegekopieerd.

Budgetgoedkeuring kan per sjabloon van algemene instellingen afwijken.

Manage project templates (FMB-G157) beheert via:

• Projects-menu
• Project management dashboard

Aanmaak vanuit menu of dashboard:

• New project: leeg, handmatig invullen
• New project from template: details, fasen en documenten overnemen

1.2 Deelnemers

Naast hoofdverantwoordelijke op General voeg je op Team toe:

• Project responsibles: alle taken, budgetaanvragen, deelnemers en fasen beheren.
• Project participants: alleen toegewezen fasen beheren.

1.3 Budget

Kostenraming voor arbeid, materialen, apparatuur, diensten en alle benodigde middelen.

Goedkeuring inschakelen

Als niet gestart (via moduleactivering), schakel in via Module settings → Projects. Kies goedkeuringsgroep, standaard 4. Project budget approver.

Sjablonen nemen dit over maar kunnen afwijken of uitschakelen. Niveau 3 kan eigen kindgroepen onder Project budget approver maken.

Nieuwe sjabloonprojecten nemen sjablooninstellingen; lege projecten algemene instellingen.

Aanvragen en beoordelen

Verantwoordelijken vragen op Budget aan. Bij ingeschakelde goedkeuring volgt na indienen een taak.

De groep accepteert of wijst af.

Tijdens uitvoering kan een verhoging worden gevraagd.

Het oude goedgekeurde budget blijft tot nieuwe goedkeuring gelden.

1.4 Fasen

Bijvoorbeeld initiatie, planning, uitvoering, monitoring en afsluiting.

Sjabloonfasen worden overgenomen; extra handmatig of uit fasesjablonen.

Hoofdfasetoewijzingen mogen het projectbudget niet overschrijden. Subfasen mogen het hoofdfasebudget niet overschrijden.

Teamleden als faseverantwoordelijke kunnen:

• Naam, omschrijving, begin/einde invullen
• Budget toewijzen
• Subfasen maken
• Werkorders maken
• Documenten en notities toevoegen

Ook onderliggende fasen beheren.

Voorbeeld:

• Hoofdfase: gebruiker 1

  • Subfase 1: gebruiker 2

  • Subfase 2: gebruiker 3

    • Subfase 2.1: gebruiker 2

  • Subfase 3: gebruiker 3

Gebruiker 1 beheert alle genoemde fasen.

Gebruiker 2 beheert 1 en 2.1.

Gebruiker 3 beheert 2, 2.1 en 3.

1.5 Project- en checklistwerkorders

Uitvoeringsorders ontstaan alleen op het laagste faseniveau.

Voeg kostenregels, interne verantwoordelijke en uitvoerder toe.

Werkelijke kosten zijn budgetrealisatie. Het faseoverzicht toont toegewezen, gerealiseerd en resterend budget.

Ook checklistorders ontstaan alleen op het laagste niveau.

Work orders op het project toont alle orders.

1.6 Workflows

1.6.1 Project

Hoofdlijnen; zie details: Projectbeheer voor gebruikers.

Aanmaken en indienen
Leeg of sjabloonproject. Maker wordt hoofdverantwoordelijke. Vul details, budget, deelnemers en fasen in en dien in.

Budgetbeoordeling
Alleen bij budget > 0 en ingeschakelde goedkeuring; anders overslaan.

Afwijzing vereist reden en stuurt terug voor aanpassen en opnieuw indienen.

Budgetverdeling en toewijzing
Verdeel binnen project- en hoofdfasebudgetgrenzen.

Faseverantwoordelijken beheren hun fasen, subfasen en budget.

Start na verdeling en eerste toewijzingen.

Budgetwijziging
De verantwoordelijke ziet oud budget en vraagt een nieuw bedrag. De goedkeurder accepteert of wijst af.

Intrekken
Bij foutieve start of noodzakelijke wijzigingen.

Afhandelen en afronden
Deelnemers voeren hun fasen uit en maken werkorders voor gebruikers of leveranciers.

Sluit als project en alle fasen klaar zijn.

Optioneel: Financiële administratie

Volgens algemene instellingen; mogelijk al per werkorder gedaan.

1.6.2 Fase

Workflow onderscheidt open/gesloten. Voortgang kan handmatig; sluiten zet 100%.

1.6.3 Projectwerkorder

Hoofdlijnen; zie details: Projectbeheer voor eindgebruikers.

Aanmaken
Fasenaam wordt overgenomen; voeg geplande aantallen en prijzen toe.

Alleen laagste faseniveau.

Indienen of direct doorsturen
Na volledig invullen.

• Onbekende uitvoerder later handmatig of via aanbesteding kiezen.
• Bekende uitvoerder direct doorsturen.

Optioneel: aanbesteding
In Asset of daarbuiten aanbiedingen vergelijken en de beste leverancier toewijzen.

In uitvoering
Accountuitvoerder handelt zelf af, anders intern namens de uitvoerder. Registreer werkelijke aantallen en prijzen.

Optioneel: Intrekken of herplannen

Herplan datum en stuur opnieuw. Intrekken voor nieuwe interne verantwoordelijke maakt weer beschikbaar voor de servicegroep.

Beëindigen en beoordelen

Intern of automatisch; afwijzing stuurt met reden terug voor heruitvoering.

Optioneel: Financiële administratie
Volgens algemene werkorderinstellingen, zoals factuurregistratie en betaling.

1.7 Overige opties

Gantt chart

Kalenderweergave van fasen.

Gebouwen koppelen

Related buildings.

2. Automatische workflow-e-mails

Berichten na taken of statusduur; activeer standaarden per workflow. Zie: Workflow-e-mails.

Overzicht in: Projectworkflow-e-mails

3. Algemene instellingen

Module settings → Projects; gebruik veldhulp.

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikershandleiding: Projectbeheer voor gebruikers
• Activering, groepen, imports, menu en startboard: Projectbeheer: activering en informatie