Module Reserveringen

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Reserveerbare objecten
  • 1.2 Beperkingen
    • 1.2.1 Standaard
    • 1.2.2 Aanvullend
  • 1.3 Typen
  • 1.4 Workflow
  • 1.5 Terugkerende boekingen
  • 1.6 Kalender
  • 1.7 Overige opties
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Reserveer ruimtes/werkplekken, assets zoals beamers en auto’s, en catalogusdiensten zoals lunch en koffie.

Geblokkeerde tijden voorkomen dubbele boekingen. Algemene/objectbeperkingen bepalen frequentie en vooruitboektijd, bijvoorbeeld catering niet vijf minuten vooraf.

Kernonderdelen:

1.1 Reserveerbare objecten

Objecten moeten eerst bestaan; zie stamgegevens voor ruimtes , assets en catalogusitems. Reservable = Yes toont Reservation settings.

Instellen op dit tabblad.

Timing volgt hieronder; extra opties:

Approval required

Objectgoedkeuring na algemene activering via Approval specific items.
Een vereist item geeft goedkeurings-/wijzigings-/annuleertaak aan Approve reservation items. Zie: Reserveringen activeren: 4.4 Groepen voor uitleg.

Uitgifte/innameregistratie

Bijvoorbeeld schoonmaak, autokilometers of logging van dure apparatuur.

Per middel activeren:

Algemeen Activate registration of hand out/take in reserved items vereist.

Bevoegde gebruikers zien lijsten via startboard.

*Rechten algemeen/per gebouw en per objecttype via Hand out/take in areas/assets/catering. Zie: Reserveringen activeren: 4.4 Groepen voor uitleg.

Per boeking een tabblad met tijd en contact per middel.

Alleen bij algemene activering.

Beschikbaarheid/regimes

Availability koppelt bijvoorbeeld werkdagen 09:00–17:00 voor catering; buiten uren niet beschikbaar.
Zie: Regimes beheren.

Algemene uitzonderingsgroep, standaard Reservation coordinator, krijgt waarschuwing in plaats van fout.

Tijdzones

Bij meerdere tijdzones telt ook zone mee. Zie: Tijdzones bij beschikbaarheidszoeken.

Blokdatums

Een specifieke periode blokkeren, zoals ruimterenovatie.

Opstellingen

Alleen ruimtes en na Use seating arrangements-activering.
Capaciteit kan verschillen, zoals Classroom tegenover U-shape.
Seating arrangements per ruimte:

• Classroom
• Conference
• Theatre
• U-shape

Capaciteit en opbouw/opruimen overschrijven ruimte-defaults bij keuze.

Algemene én typeactivering vereist.
Keuze filtert ruimtes op opstelling en voldoende capaciteit voor personenaantal.

Algemene opstellingsfoto kan worden getoond, niet ruimtespecifiek.

Prijzen en tarieven

Catalogus heeft vaste prijs of tarieven.
Tarieven ondersteunen toekomstige prijzen, bijvoorbeeld 4 naar 4,5 euro volgende maand.

Boekingsdatum bepaalt tarief. Geen tarief: vaste catalogusprijs. Zonder tariefdatums geldt altijd.

Objecten in een boeking

Meerdere objecten kunnen worden toegevoegd; ieder krijgt een Reservation item-koppeling.

1.2 Beperkingen

Standaard plus optionele beperkingen.

1.2.1 Standaard

Controleert:

Al geboekt

Ruimtes/assets niet tegelijk opnieuw; catalogus altijd beschikbaar indien op voorraad.

Uitzonderingsgroep, standaard coördinator, krijgt waarschuwing.

Beschikbare hoeveelheid

Verschilt per object:

Area: Capaciteit ≥ personenaantal.

Assets: Quantity meestal 1 voor uniek item; hoger voor identieke items zoals 10 flip-overs of 5 tafels. Minstens één beschikbaar nodig.

Catalog items: Aantallen niet beperkt in beschikbaarheidscontrole.

Gebouwkoppeling

Kies gebouw. Ruimtes/assets uit dat gebouw en catalogus uit dat gebouw of zonder gebouw zijn boekbaar.

Opmerking

Alleen gebouwen met Reservations op Process settings.

1.2.2 Aanvullend

Algemeen of objectspecifiek.

Algemeen

Module settings → Reservations; veldhulp. Voorbeelden:

Reserve in advance from: Minimale vooruitboektijd, zoals minstens 1 dag.
Reserve in advance until: maximale horizon, zoals 2 weken.

Objectwaarde overschrijft altijd algemeen; leeg valt terug. Algemeen 3 dagen, object bijvoorbeeld 10, ook soepeler of strenger.

Reserve in past until: Standaard 2 uur voorkomt fouten bij huidige dag met verstreken defaultbegin, zoals 08:00 versus nu 08:30.

Meerdere werkplekken tegelijk: No voorkomt overlap per gebruiker; Yes nuttig bij gasten.

Maximum workplace reservations: per week/maand per gebruiker, overschrijding geeft fout.

Objectspecifiek:

Opties:

• Regimes
• Blokdatums
• Vooruitboektijd
  Objectwaarde overschrijft algemeen, bijvoorbeeld 3 versus 10 dagen.
• Cateringtoelating per ruimte.
• Opbouw/opruimtijd blokkeert vóór/na, bijvoorbeeld grote vergaderruimte.
• Catalogus zonder ruimte toestaan. No geeft fout bij zelfstandige dienst in Asset/Workplace.
• Locatiebeperkingen koppelen kamers, verdiepingen of hogere ruimtes. Ouders omvatten kinderen; andere locaties uitgesloten als beperking aanwezig.

Algemene wijziging/annulering

Standaard tijdens uitvoering mogelijk (vooruitboekregels kunnen beperken), maar algemeen uitzetten en grensuren vóór begin instellen kan.

Volgens vooruitboekregels

Ook wijzigen/annuleren kan niet wanneer opnieuw boeken te laat zou zijn.
Dit voorkomt onvoorspelbare herindiening; aannemelijk doel is geen laatste-momentwijzigingen.

Uitzonderingen

Groepen zoals coördinator kunnen conflicten, regimes, vooruitboekregels en late wijzigingen overrulen.

1.3 Typen

Typen bepalen velden en objectkeuze.

Bijvoorbeeld Car toont alleen auto’s, Meeting room toont ruimtes/catering; dit begeleidt beter dan alles tonen.

Bij één type automatisch en verborgen; minstens één vereist.

Typen beheren

Alleen beheerder, via Reservations → Reservation types of Module settings.

Instellingen:

1.4 Workflow

Hoofdlijnen; zie: Reserveringen voor eindgebruikers

Aanmaken en indienen
Minstens één middel.

Goedkeuring indien nodig

Coördinator voor hele boeking en aparte taken voor vereiste items.

Uitvoering

Eindigt automatisch na eindtijd.

Inneme/opruimtaken

Voor relevante gebruikers indien nodig.

Sluiten

Automatisch na einde; coördinator kan nog bijvoorbeeld werkelijke cateringaantallen wijzigen.

1.5 Terugkerende boekingen

Schema gebaseerd op één boeking, bijvoorbeeld 10 weken:

• Create reservation schedule aan het einde van aanmaak
• Of op bestaande boeking

Vereist 1. Create reservation schedule. Zie: Gebruikers autoriseren

De losse bronboeking wordt geannuleerd indien toegestaan, anders behouden; kopie wordt sjabloon.

Cyclus/einddatum/maximum. Zonder gekozen einde geldt Maximum scheduled occurrences, standaard 180, maximum 1080, vergelijkbaar met Outlook.

Elk voorkomen gebruikt sjabloon met cyclusdatums.

Zie details: Reserveringen voor eindgebruikers

1.6 Kalender

Voor coördinatoren, twee toepassingen:

Bestaande boekingen

Dag/week/maand en gebouwfilter. Catalogus standaard verborgen vanwege gelijktijdigheid; Show catalog items in reservation calendar activeert.

Slepen over tijd op middel maakt boeking.

Info

Ingediend groen, nieuw geel, wijzigen oranje. Opbouw/opruimen donkerder. Catalogus geeft rode lijn boven boeking.

Niet-shortlistobjecten boeken

Normale aanmaak toont alleen Show in shortlist = Yes.

Speciale ruimtes op No blijven via coördinatorkalender boekbaar.

1.7 Overige opties

Anonimiseren

Na ingestelde periode. Zie: Gegevens anonimiseren

Bezoekers

Register visitors op type geeft reserveringsgebruikers aanmaak zonder extra rechten.

Zie: Module Bezoekers

Vertrouwelijk

Asset, Workplace en gekoppeld Outlook/Google ondersteunen Confidential/Private.

Details verborgen behalve voor:

• Aanvrager
• Maker
• Deelnemers
• Admonitors
• De ingestelde vertrouwelijke-toegangsgroep, bijvoorbeeld coördinatoren
  Groep standaard leeg in instellingen.

Verborgen gegevens:

• Requestor
• Subject
• Description
• Details
• Deelnemers
  

Vertrouwelijk herhaalschema is verborgen; voorkomens volgen losse-boekingsregels.

2. Automatische workflow-e-mails

Berichten na taken/statusduur; activeer per workflow. Zie: Workflow-e-mails.

Standaardberichten:

Reserveringsproces

Herhaalschema

3. Algemene instellingen

Module settings → Reservations; veldhulp.

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikershandleiding: Reserveringen voor eindgebruikers
• Activering, groepen, imports, menu en startboard: Reserveringen: activering en informatie