Module Preventieve onderhoudswerkorders

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Onderhoudsschema
  • 1.2 Werkorders genereren
    • 1.2.1 Handmatig
    • 1.2.2 Automatische periodieke generator
  • 1.3 Stamgegevens koppelen
  • 1.4 Kostenregels
  • 1.5 Planbord
  • 1.6 Leverancierstoegang
  • 1.7 Workflow
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

Correctieve werkorders volgen gemelde problemen; preventieve worden vooraf gepland om gebouwen en assets goed te houden.

Plan periodiek onderhoud om defecten, slijtage en gevaren te voorkomen en veiligheidsnormen te ondersteunen.

Voorbeelden:

• Liftonderhoud
• Rookmelders en brandblussers inspecteren
• HVAC-filters vervangen
• Veiligheidsinspecties en verplichte controles

Sjablonen en schema’s genereren terugkerende orders voor interne teams of externe uitvoerders, zodat elke uitvoering tijdig en zonder aparte handmatige inrichting plaatsvindt.

Kernonderdelen:

1.1 Onderhoudsschema

Elke werkorder komt uit een schema met uitvoermoment en dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse frequentie. Beheer via Maintenance → Maintenance schedules.

Instellingen:

• Begin-/eindtijd, bijvoorbeeld 09:00–17:00
• Cyclus:

  • Elke week vanaf begindatum

  • Elke week op dinsdag
  • Elke maand op een bepaalde dag
  • enzovoort.
• Create in past = Yes/No bepaalt generatie in het verleden bij een oude begindatum.
• Einde:

  • Maximumaantal werkorders

  • Specifieke einddatum
• Koppel eventueel een leverancierscontract.

Het werkordersjabloon vormt de blauwdruk met vooraf ingevulde velden en objecten.

Overgenomen gegevens:

• Onderwerp en omschrijving
• Uitvoering:

  • Service group

  • Internal responsible
  • Contractor
  • Send work order via email [yes/no]
  • Opmerkingen voor uitvoerder
• Documenten
• Gekoppelde objecten (https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4357490367/Preventive+maintenance+work+orders+module#1.3-Link-master-data-objects)
• Kostenregels (https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4357490367/Preventive+maintenance+work+orders+module#1.4-Cost-items)

1.2 Werkorders genereren

1.2.1 Handmatig

Preventive workorder manager genereert tot een gekozen datum, bijvoorbeeld een jaar vooruit en herhaalt dit jaarlijks.

Vanuit het schemaoverzicht kan dit ook voor meerdere geselecteerde schema’s tegelijk.

1.2.2 Automatische periodieke generator

Stel een generatiecyclus in, bijvoorbeeld iedere eerste dag van de maand.

Stel ook de vooruitkijkperiode in, bijvoorbeeld twee maanden.

Create workorder schedulers beheert via Automatic Work Order Generators in het schemaoverzicht.

Na uitvoering verschijnt een log met betrokken schema’s en generatiegegevens.

1.3 Stamgegevens koppelen

Gebouwen, ruimtes en assets geven uitvoerders locatie en ondersteunen onderhoudshistorie. Open een object voor gerelateerde werkorders.

1.4 Kostenregels

Gebruik generieke of catalogusregels via Module settings → Preventive maintenance work orders → Use catalog items in preventive work orders. Voor voorraadregels is Inventory management nodig. Zie: Module Voorraadbeheer .

Registreer vóór toewijzing geplande kosten. Generiek vraagt handmatige omschrijving, aantal, prijs en btw. Catalogusitems zoals handschoenen of spijkers nemen naam, leveranciersreferentie en inkoopprijs over, met minder fouten.

Sjabloonregels worden automatisch overgenomen.

Gepland aantal × prijs bepaalt raming. Uitvoerders registreren werkelijke aantallen en prijzen voor realisatie. Verschillen kunnen toekomstige ramingen of leverancierskeuze beïnvloeden.

1.5 Planbord

Bekijk planning per dag, week of maand en wijs niet-toegewezen orders toe. Zie: Werkorderplanbord.

1.6 Leverancierstoegang

Zonder Asset-account handelt de verantwoordelijke of servicegroep namens de uitvoerder af.

Met account handelt de uitvoerder zelf af; leverancierstoegang geeft een eenvoudig overzicht.

Zie: Leverancierstoegang.

1.7 Workflow

Hoofdlijnen; zie details: Preventieve werkorders voor eindgebruikers.

Aanmaak
Genereer uit het schema met onderwerp, omschrijving, groep en verantwoordelijke. Voeg generieke, catalogus- of voorraadregels toe volgens instellingen.

Indienen of direct doorsturen
Na invullen kun je indienen of direct doorsturen.

• Onbekende uitvoerder wordt na indienen gekozen.
• Een sjabloonuitvoerder maakt direct doorsturen mogelijk.

Automatisch indienen vereist een overgenomen servicegroep voor de volgende taak.

Toewijzen en doorsturen
Na indienen kiest de groep een uitvoerder, eventueel overgenomen uit het sjabloon, en stuurt door.

Automatisch doorsturen vereist een sjabloonuitvoerder. Bij een Asset-gebruiker wordt de volgende taak aan die gebruiker toegewezen.

In uitvoering
De uitvoerder werkt en registreert werkelijke aantallen en prijzen. Zonder account doet de interne verantwoordelijke dit namens de uitvoerder.

Optioneel: Herplannen

De interne verantwoordelijke kan datum of uitvoerder veranderen en opnieuw doorsturen.

Werk beëindigen en beoordelen

De interne verantwoordelijke of automatische instelling beoordeelt. Afwijzing stuurt terug met reden voor heruitvoering.

Optioneel: Financiële administratie
Na goedkeuring kan de workflow factuurregistratie en betaling laten afhandelen.

2. Automatische workflow-e-mails

Workflows sturen na taken of statusduur berichten. Activeer standaarden per workflow. Zie: Workflow-e-mails.

Overzicht in: Preventieve onderhoudswerkorders

3. Algemene instellingen

Module settings → Maintenance → Preventive maintenance work orders; gebruik veldhulp.

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikershandleiding: Preventieve onderhoudswerkorders
• Zie activering, groepen, imports, menu en startboard: Preventieve onderhoudswerkorders: activering en informatie