Correctieve werkorders

• 1. Waar gaat deze module over?
• 2. Procesoverzicht
• 3. Navigatie en startboard
• 4. Procesdetails
  • 4.1 Stap voor stap
• Vanuit een verzoek aanmaken
  • Aanmaakstappen
  • Goed om te weten
• Automatisch aanmaken
• Afhandelen
• Werk afgerond
• Goedkeuren
• Offerteproces
• Plannen en herplannen
  • Wanneer herplannen?
• Mandaatgoedkeuring
  • Werking
  • Goedkeuringsstatussen
• Financiële administratie
  • 4.2 Extra opties
  • 4.3 Alle velden
• 5. Automatische e-mails
• 6. Gerelateerde artikelen

1. Waar gaat deze module over?

Maak werkorders uit verzoeken voor interne of externe uitvoerders.

Een lekkend toilet kan bijvoorbeeld door een loodgieter worden gerepareerd, met kostenregistratie en interne beoordeling.

2. Procesoverzicht

Hoofdlijnen; details onder: Stap voor stap

Groepen autoriseren onderdelen en taken, inclusief extra groepen zonder workflowtaak.

Handmatig door verzoekverantwoordelijke of automatisch volgens servicetype. Groep en verantwoordelijke worden overgenomen.

Voeg ramingregels toe en dien in of stuur direct. Kies voorkeursleverancier of aanbesteding.

Mandaat via manager, groep of servicetype; afwijzing vraagt kostenherziening.

Uitvoerder met account handelt zelf af, anders de verantwoordelijke. Details kunnen per e-mail.

Intrekken voor wijzigen en opnieuw doorsturen.

Beoordeling; afwijzing stuurt terug met opmerkingen.

Optioneel financiële afhandeling, meestal factuur; anders automatisch sluiten.

3. Navigatie en startboard

Menuopties:

Service desk dashboard krijgt extra opties:

Voor:

• Servicedesk employee
• Management dashboards requests

Knoppen:

• Request+: nieuw verzoek
• All open requests: per status
• Search requests
• Search corrective work orders
• Select my location(s): gebouwen filteren, zonder selectie alle locaties.

Overzichten, meestal met gegevens:

• Teamverzoeken, niet toegewezen
• Mijn verzoeken
• Mijn/teamorders, niet doorgestuurd
• Mijn/teamorders, in uitvoering
• Mijn/teamorders, afgehandeld maar niet gesloten

4. Procesdetails

4.1 Stap voor stap

Werkorders plannen, voeren uit en volgen werk
uit verzoeken voor interne of externe uitvoerders.

Redenen:

• Meerdere uitvoerders op één verzoek
• Geplande/werkelijke kosten
• Begin-/eindplanning

Vanuit een verzoek aanmaken

Verantwoordelijke maakt; maker wordt intern verantwoordelijk, wijzigbaar. Beheerder en servicegroepleden kunnen ook taken uitvoeren.

Aanmaakstappen

1. Open verzoek.
2. Create work order.

3. Verzoek wordt Awaiting workorder(s); maker is Internal responsible.

Je kunt meteen nog een order maken.

4. Vul velden in. Grijs is automatisch of nog niet wijzigbaar. Financials zoals Planned amount worden uit Cost berekend.
5. Extra uitleg onder EXECUTION. Bepaal verantwoordelijkheid:

• Controleer Service group.
• Controleer Internal responsible.
• Kies externe uitvoerder. Send work order via Mail = No onderdrukt mail; leeg/Yes verstuurt.

6. Onderaan: omschrijving, documenten, kosten en assets.
7. GebruikSubmitvoor registratie of Forward Work Orderom planning over te slaan; controleer datum/tijd. Zie afhandeling.

Goed om te weten

• Na alle orders wordt verzoek Handle; sluit of maak extra orders.
• Optionele mandaatgoedkeuring vereist acceptatie vóór uitvoering.

Automatisch aanmaken

Auto create work order = Yes op type maakt automatisch orders, bijvoorbeeld bij garageoverstroming.

Afhandelen

Maker is standaard interne verantwoordelijke.

• Deze behandelt bijna alle taken.
• Beheerder en servicegroepleden mogen ook bij open orders, maar zien geen actieve taak. Zoek via Maintenance → Work order.

Status = Submitted

Na indienen:Submittedmet:

• Forward work order
  Stel datum/tijd in vóór toewijzing.
• Start quotation process
  Koppel aanbesteding; zie hieronder.

Status = Work in progress

Na doorsturen:

• Work Finished
  Bij klaar werk.
• Reschedule
  Wijzig uitvoermoment; zie hieronder.
• Retract
  Terug naar Submitted voor wijzigen, bijvoorbeeld verkeerde uitvoerder. Wijs opnieuw toe.

Werk afgerond

KiesWork Finishedna uitvoerdersmelding.

• Controle op uitgegeven materialen. Mogelijk verplicht Signed work order document uploaden.
• Status wordt Work finished voor goedkeuring door oorspronkelijke aanvrager.

Goedkeuren

Aanvrager/interne verantwoordelijke beoordeelt. Automatisch kan door naarFinancial administration.

• Approve
  Correct uitgevoerd en volledig ingevuld.
• Reject
  Naar Rejected, daarna herplannen.
• Retract
  Terug naar Submitted voor wijzigen/plannen.

Offerteproces

In of buiten Asset. Kostenregels worden offertregels; acceptatie werkt prijzen bij.

Zie Offertes.

Plannen en herplannen

InReschedulekun je:

• Begin-/eindtijd zetten
• Groep, verantwoordelijke en uitvoerder kiezen
• Opmerkingen en e-mail instellen

DaarnaForward work ordervoor toewijzing.

Wanneer herplannen?

Work in progress: Reschedule of Retract.

Mandaatgoedkeuring

Gebruikers keuren vóór uitvoering goed of af met verplichte reden.

Werking

Vier opties:

• No:
  Geen goedkeuring
• Yes, by manager based on personal mandate:
  Persoonlijk mandaat op contact.
  Bij overschrijding manager, daarna diens manager indien nodig.
• Yes, by specific group:
  Vaste groep vanaf een ingesteld bedrag.
• Yes, by service type:
  Per type één van bovenstaande.

Zie gedetailleerd: Inkomende facturen.

Goedkeuringsstatussen

Status = Awaiting approval
Na alle vereiste goedkeuringen door naar Work in progress en uitvoerder.

Approve of Reject.

Status = Rejected
Interne verantwoordelijke herbehandelt; zie eerdere afhandeling.

Financiële administratie

Na werkgoedkeuring krijgt Financial Administration factuurtaken; daarna sluiten.

Match de factuur aan de juiste order, automatisch of handmatig.

• Invoice fully: Matching voor werkorders, inkoop en reserveringen.

  Matching → selecteer order.

• Return invoice bij onjuist/onvolledig.
• Request more information met Details.

Werkorderworkflow sluit na match; factuurworkflow gaat verder.

Zie Inkomende facturen.

4.2 Extra opties

4.3 Alle velden

5. Automatische e-mails

Standaardberichten:

6. Gerelateerde artikelen

Voor beheerders en consultants:

Activering, groepen en imports: Correctieve werkorders: activering

Kernonderdelen: Module Correctieve werkorders onder Applicatiebeheerders.