Module Contracten

• 1. Waar gaat deze module over?
  • 1.1 Contractperioden en schema’s
  • 1.2 Contractregels
  • 1.3 Herinneringen en meldingen
  • 1.4 Contractregels indexeren
    • 1.4.1 Algemeen
    • 1.4.2 Prijswijzigingen
    • 1.4.3 Indexering via indices
    • 1.4.4 Indexbrieven
  • 1.5 Contractfacturatie
  • 1.6 Overige opties
    • 1.6.1 Contracttypen
    • 1.6.2 Btw-tabellen
    • 1.6.3 Gebruikstypen
• 2. Automatische workflow-e-mails
• 3. Algemene instellingen
• 4. Aanvullende informatie

1. Waar gaat deze module over?

De contractmodule in Asset ondersteunt registratie en beheer bij klanten, leveranciers en partners en laat gebruikers financiële verplichtingen volgenper maand, kwartaal of jaar. Functies omvatten contractindexering, automatische indexbrieven, en facturatie . Automatische meldingen voor afloop en verlenging ondersteunen proactief beheer.

Hieronder volgen de kernonderdelen.

1.1 Contractperioden en schema’s

Begin, einde, verlenging en opzegtermijn worden bepaald door contractperiodeschema’s en de contractperiode.

• Contractperiodeschema’s: Bepalen data, verlengingswijze en opzegtermijnen.
• Contractperiode: De daadwerkelijke looptijd van begin tot einde.

Beheer via Period schemes:

Eén of meer schema’s ondersteunen opeenvolgende verschillende looptijden, bijvoorbeeld eerst 5 jaar, dan 2 en daarna jaarlijks.

Ieder schema heeft eigen duur, opzegtermijn en verlenging.

Er is altijd één contractperiode, bepaald door één of meer schema’s.

1.2 Contractregels

Financiële verplichtingen van partijen worden beheerd via contractregelsvoor afzonderlijke verantwoordelijkheden.

Er kunnen één of meer regels zijn. Die bieden afzonderlijk beheer en transparantie.

Voordelen

• Transparantie: verplichtingen per contractonderdeel vastleggen en volgen.
• Flexibiliteit: regels toevoegen, wijzigen of verwijderen.
  

Voorbeelden

1. Onderhoudscontracten: per gebouw of asset een regel met financiële verplichtingen en eigen begin- en einddatum.
2. Kostenscheiding: huur en servicekosten afzonderlijk binnen hetzelfde contract.
   

Regels en indexering

Bij indexering:

• Relevante regels worden gekopieerd.
• Oude regels eindigen op de indexdatum.
• Nieuwe regels starten dan met bijgewerkte bedragen.
  

Actieve, historische en toekomstige regels

Aparte overzichten voorkomen zoeken in één lange lijst.

• Actieve regels: nu geldig.
• Historische regels: beëindigd.
• Toekomstige regels: starten later.

Toevoegen:

• Een algemene regel zonder objectkoppeling, waarbij je alle gegevens invult.
• Een asset regel met koppeling in beide richtingen.
• Een ruimte regel voor financiële verplichtingen met componenten zoals huur of servicekosten, eventueel met bezetting. Zie hieronder.
• Een gebouw regel met koppeling in beide richtingen.

1.3 Herinneringen en meldingen

Module settings → Contracts bepaalt standaardmeldingen voor nieuwe contracten.

Informeer beheerder en extra ontvangers vóór de opzegtermijn voor tijdige verlenging, onderhandeling of beëindiging.

Notifications toont instellingen, schema’s, ontvangers en verzonden of geplande meldingen:

1.4 Contractregels indexeren

1.4.1 Algemeen

Indexering actualiseert prijzen, meestal jaarlijks, met voorafgaande informatie aan de betalende partij.

Als de klant betaalt, informeert de ontvangende partij over nieuwe prijzen; registreer deze handmatig.

Als de klant ontvangt, kan bulkindexering, bijvoorbeeld 1,5% per 01-01-2025. Mogelijkheden:

• Prijswijzigingen
• Index met percentages
• Index met waarden
• Index met vaste waarden

1.4.2 Prijswijzigingen

Price changes werkt zonder indexbeheer en zonder instellingen per contract of regel.

Opties:

• Percentage: bijvoorbeeld +1,5%.
• Fixed price: bijvoorbeeld nieuwe prijs 1000.
• Price change: bijvoorbeeld oude prijs +100.

1.4.3 Indexering via indices

Indices bevatten percentages of waarden, vaak van een overheid of instantie, zoals de consumentenprijsindex voor huishoudelijke goederen en diensten.

Maak en onderhoud handmatig in Asset. Een aan de regel gekoppelde index wordt bij indexering meegenomen.

Contracts → Indices:

Drie typen:

• Percentage: prijsverandering met een percentage, zoals 1,5%.
• Value: percentage berekend uit twee waarden volgens indexperiode en vertraging.
• Fixed value: verhoging met vast bedrag, zoals 100.

1.4.4 Indexbrieven

Na indexering van ontvangende contracten informeren brieven over huidige prijs, nieuwe prijs en percentage.

Activeer via Contracts-instellingen.

1.5 Contractfacturatie

De ontvangende partij kan handmatig of automatisch periodieke facturen maken per maand, kwartaal of jaar voor de betalende partij.

Activeer en configureer factuurruns via Contracts.

Zie: Module Uitgaande facturen

1.6 Overige opties

1.6.1 Contracttypen

Er is één standaardcategorie. Beheer informatieve typen via Module settings → Contracts → Contract types.

Rapporten en filters kunnen typen gebruiken.

1.6.2 Btw-tabellen

Beheer via Contracts → VAT Tables. Een tabel bevat landtarieven voor selectie op regels.

1.6.3 Gebruikstypen

Voor ruimteregels zijn vooraf ingestelde contractcomponenten nodig die gegevens zoals aantal, prijs en bezetting overnemen.

Voorbeelden:

• Huur
• Servicekosten

Contracts → Use types:

Stel standaardprijs, btw, eenheid, prijsperiode en bezettingsinvloed in. Huur bezet bijvoorbeeld de ruimte; schoonmaak niet.

Afwijkende ruimte-instellingen worden als Services vastgelegd. ObjectService combineert ruimte en gebruikstype; deze instellingen vervangen de algemene defaults.

Beheerder en contractmanager beheren via Services op de ruimte:

2. Automatische workflow-e-mails

Contracten hebben geen workflow, maar wel e-mails volgens 1.3 Herinneringen en meldingenbij naderende opzegtermijnen.

3. Algemene instellingen

Module settings → Contracts; gebruik veldhulp:

4. Aanvullende informatie

Gerelateerde artikelen:

• Gebruikershandleiding: Contracten voor eindgebruikers
• Voor activering, groepen, imports, startboard en menu: Contracten: moduleactivering en informatie