Workplace Experience-integratie: activering en informatie over de reserveringsmodule

• 1. Integratie met Workplace Experience: reserveringsmodule algemeen
• 2. Waar gaat deze module over
  • 2.1 Welke gegevens worden geregistreerd in Asset?
• 3. Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt
• 4. Deze module activeren
  • 4.1 Algemene vereisten
    • 4.1.1 De omgeving initialiseren
  • 4.2 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd
  • 4.3 Module activeren
  • 4.4 Workplace Experience-knoppenbalk op het startbord van de beheerder
  • 4.5 De externe app configureren
  • 4.6 Gegevensimport
    • 4.6.1 Verplichte hiërarchie voor gebouwen en gebieden
  • 4.7 Systeemgroepen
  • 4.8 Navigatiemenu en opties op het startbord
• 5. Aanvullende rapporten
• 6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling
• 7. Aanvullende informatie
  • 7.1 Regimes koppelen
  • 7.2 Afbeeldingen van gebieden/werkplekken/assets/catering uploaden
  • 7.3 Service & Equipment later inschakelen
  • 7.4 Check-in-instellingen
  • 7.5 Groepsboekingen
• 8. Volgende stap: doorgaan met de configuratie van Workplace Experience
• 9. Gebruikershandleiding
• 10. V&A

1. Integratie met Workplace Experience: reserveringsmodule algemeen

Deze moduleactivering wordt gebruikt om de integratie tussen Asset en Workplace Experience voor de reserveringsmodule in te stellen, vanuit het perspectief van Asset.

De aanraakpunten van Workplace Experience (Go, de Workplace-app, vloerscherm, kiosk en ruimtescherm) kunnen door eindgebruikers worden gebruikt om reserveringen te maken. Asset is hierbij het achtersysteem dat wordt gebruikt voor het maken en beheren van alle relevante (stam)gegevens en voor het instellen van de relevante reserveringsworkflows en beperkingen.

Dit artikel richt zich uitsluitend op het instellen van deze integratie aan de kant van Asset. Zie voor de kant van Workplace Experience de relevante artikelen in Workplace Experience.

2. Waar gaat deze module over

Deze moduleactivering gaat over de integratie van de reserveringsmodule en relevante stamgegevens met Workplace Experience. Zie voor meer informatie over de inhoud van deze modules, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten, de volgende artikelen in het gedeelte Application Managers:

• Reserveringsmodule
• Stamgegevens: module Gebouwen en gebieden
• Stamgegevens: module Asset(van toepassing op basis van de instelling in de moduleactivering hieronder)
• Stamgegevens: catalogusitems (van toepassing op basis van de instelling in de moduleactivering hieronder)

2.1 Welke gegevens worden geregistreerd in Asset?

Wanneer een reservering wordt gemaakt of bekeken via een aanraakpunt van Workplace Experience, wordt op de achtergrond een reservering aangemaakt in Asset. De informatie die nodig is om reserveringen te maken of te bekijken, bevindt zich in Asset:

• Gebruikers (gebruikersgegevens bevinden zich zowel in Asset als in Workplace Experience en worden niet automatisch gesynchroniseerd)
• Gebouwen en gebieden (vergaderruimten, werkplekken, parkeren enzovoort), inclusief categorieën die voor de koppeling worden gebruikt
• Assets (apparatuur) en catalogusitems (services/catering)
• Beschikbaarheid van gebieden en vergaderruimten op basis van regimes en blokkeerdata
• De reserveringen zelf

3. Keuzes die binnen de module moeten worden gemaakt

Omdat deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie over de reserveringsmodule voor de relevante keuzes die in de reserveringsmodule moeten worden gemaakt.

4. Deze module activeren

Gebruik, zoals voor elke nieuwe module, de optie ‘Module activeren’ op het startbord van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en niveau 3). Zie Module activeren voor meer algemene informatie over deze opties.

Er zijn twee opties om de integratiemodule van Workplace Experience te activeren:

• Als complete oplossing (complete oplossingen kunnen alleen aanvankelijk worden uitgerold, als nog geen andere module is geactiveerd; alle relevante modules die bij deze oplossing horen, worden dan opgenomen).
• Als module (de integratiemodule van Workplace Experience wordt als aanvullende ‘module’ uitgerold naast andere reeds geactiveerde oplossingen of modules).

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de afzonderlijke module worden geactiveerd. Als al een andere oplossing of module is geactiveerd, kan de integratieoplossing van Workplace Experience niet meer worden geactiveerd.

4.1 Algemene vereisten

1. De eerste stap is het aanmaken van zowel een Asset- als een Workplace Experience-omgeving. Nadat deze omgevingen via het juiste kanaal zijn aangevraagd, worden ze aangemaakt door Workplace Support.
2. De integratie begint altijd met het instellen van de integratie aan de kant van Asset. Dit gebeurt via de volgende stappen in dit artikel.

4.1.1 De omgeving initialiseren

Zie voor meer informatie over de initialisatiewizard het artikel De omgeving aanvankelijk configureren.

Wat als de omgeving al is geïnitialiseerd?

Het is mogelijk dat een klant Asset al gebruikt, maar de integratie van Workplace Experience met de Workplace-app, Go en andere aanraakpunten nog niet gebruikt.

In dat geval kunnen gebruikers, gebouwen, gebieden en, indien van toepassing, assets (apparatuur), catalogusitems (services) en kostenplaatsen al in de omgeving aanwezig zijn.

• Deze moeten dan handmatig aan de Externe app* worden toegevoegd.
  Dit wordt uitgelegd in hoofdstuk 4 ‘De externe app configureren’ van dit artikel.
• Controleer ook of de huidige hiërarchie van gebouwen en gebieden correct is. De verplichte hiërarchie van gebouwen en gebieden wordt beschreven in het volgende artikel: Verplichte hiërarchie voor gebouwen en gebieden.

*Een Externe app wordt gebruikt om Asset aan andere applicaties te koppelen (in dit geval Workplace Experience). Zie voor meer informatie: Externe app

4.2 Vereisten voordat deze module wordt geactiveerd

De volgende vereisten gelden alleen voor het inschakelen van de module en niet voor de complete oplossing, omdat bij het activeren van de oplossing al rekening wordt gehouden met alle vereisten.

De volgende modules moeten zijn geactiveerd voordat de integratiemodule voor reserveringen van Workplace Experience kan worden geactiveerd:

• Stamgegevens: Gebouwen en gebieden
• Stamgegevens: Assets (alleen als assets (apparatuur) via Workplace Experience moeten kunnen worden gereserveerd)

Let op: Catalogusitems (services) kunnen ook via Workplace Experience worden gereserveerd, maar deze module heeft geen afzonderlijke moduleactivering en wordt automatisch ingeschakeld indien relevant.

4.3 Module activeren

Als complete oplossing

Als de oplossing wordt geactiveerd, worden automatisch de volgende modules geactiveerd:

• Reserveringsmodule
• Module Stamgegevens: Gebouwen en gebieden
• Indien van toepassing*: module Stamgegevens: Asset
• Indien van toepassing*: Stamgegevens: catalogusitems

*Van toepassing op basis van de instelling in de moduleactivering.

Voor deze specifieke oplossingactivering zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Vast te stellen instellingen

• Alleen reserveringen maken in Workplace Experience: Als deze instelling op Ja staat, worden de opties in Asset om reserveringen te maken en aanvullende opties, zoals periodieke reserveringen en de kalender, verborgen. Hierdoor krijgen key users overzichtelijkere schermen voor het beheren van gebouwen, ruimten en gebruikers en kunnen zij reserveringen maken via aanraakpunten van Workplace Experience.
• Referentie van de Workplace Experience-tenant: Voer de tenantreferentie van Workplace Experience in. De referentie is in Workplace Studio te vinden als prefix van de gebruikersnaam. Bijvoorbeeld axxprod1.username.
• Nieuwe gebouwen naar Workplace Experience: Bepaal of alle nieuwe gebouwen automatisch naar Workplace Experience worden geëxporteerd of dat de gebouwen handmatig aan de externe app worden toegevoegd.
• Nieuwe gebieden naar Workplace Experience: Bepaal of alle nieuwe gebieden automatisch naar Workplace Experience worden geëxporteerd of dat de gebieden handmatig aan de externe app worden toegevoegd.
• Nieuwe gebruikers naar Workplace Experience: Bepaal of alle nieuwe systeemgebruikers automatisch naar Workplace Experience worden geëxporteerd of dat de systeemgebruikers handmatig aan de externe app worden toegevoegd.
• Assets reserveren (apparatuur): Bepaal of assets kunnen worden gereserveerd. Als dit wordt ingeschakeld, wordt ook de optie ingeschakeld om deze instelling per reserveerbaar type in te stellen (als reserveringen via Asset worden gemaakt) of om nieuwe assets automatisch aan de externe app van Workplace Experience toe te voegen.
• Nieuwe reserveerbare assets naar Workplace Experience: Bepaal of alle reserveerbare assets automatisch naar Workplace Experience worden geëxporteerd of dat de reserveerbare assets handmatig aan de externe app worden toegevoegd.
• Catering reserveren (services): Bepaal of catalogusitems kunnen worden gereserveerd. Als dit wordt ingeschakeld, wordt ook de optie ingeschakeld om deze instelling per reserveerbaar type in te stellen (als reserveringen via Asset worden gemaakt) of om nieuwe reserveerbare catalogusitems automatisch aan de externe app van Workplace Experience toe te voegen.
• Nieuwe reserveerbare catalogusitems naar Workplace Experience: Bepaal of alle reserveerbare catalogusitems automatisch naar Workplace Experience worden geëxporteerd of dat de reserveerbare catalogusitems handmatig aan de externe app worden toegevoegd.
• Nieuwe kostenplaatsen naar Workplace Experience: Bepaal of alle kostenplaatsen automatisch naar Workplace Experience worden geëxporteerd of dat de kostenplaatsen handmatig aan de externe app worden toegevoegd (indien relevant).

• Fallback-reserveringstype (optioneel): Voor reserveringen die via een van de aanraakpunten van Workplace Experience worden gemaakt, wordt het toepasselijke reserveringstype automatisch bepaald op basis van de aan de reservering toegevoegde reserveerbare items en de beschikbare reserveringstypen. Als geen reserveringstype automatisch kan worden bepaald, wordt het fallback-reserveringstype gebruikt.
  

  Het reserveringstype wordt automatisch geselecteerd volgens de volgende controles, in deze volgorde:

  • 1: Gebiedsreservering – Als de reservering een gebied bevat, worden typen toegestaan die gebiedsreserveringen met dezelfde of geen categorie toestaan.

  • 2: Catalogusitem-/cateringreservering – Als catalogusitems zijn opgenomen, worden typen toegestaan die catalogusreserveringen met dezelfde of geen cataloguscategorie toestaan.
  • 3: Asset-reservering – Als assets zijn gekoppeld, worden typen toegestaan die assetreserveringen met dezelfde of geen assetcategorie toestaan.
    

    Als precies één reserveringstype overeenkomt, wordt dit automatisch toegepast.
    Als meerdere typen overeenkomen, wordt het eerst beschikbare type gebruikt.
    Als geen overeenkomend type wordt gevonden, valt het systeem terug op het geconfigureerde fallback-reserveringstype.

Automatisch aangemaakte gebruikersprofielen:

Bij het activeren van de oplossing worden standaardgebruikersprofielen automatisch gegenereerd (in tegenstelling tot moduleactivering, waarbij de relevante gebruikersprofielen handmatig moeten worden aangemaakt of bijgewerkt via de optie voor gebruikersprofielbeheer op het startbord van de beheerder).
Via deze oplossing worden de volgende twee gebruikersprofielen automatisch gegenereerd en kunnen ze aan gebruikers worden toegewezen:

• Eindgebruikersprofiel (reserveringen): Dit profiel wordt gebruikt door eindgebruikers die reserveringen maken (in Asset of Workplace Experience)
• Algemeen beheerder: Dit profiel wordt gebruikt door de beheerder van een Workplace Experience-omgeving (gebruikersbeheer, gebouwbeheer en systeemgroepen voor reserveringscoördinatoren)

Zie Gebruikers autoriseren voor meer informatie over gebruikersprofielen en het autoriseren van gebruikers.

Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verzonden (bijvoorbeeld de bevestigingsmail aan de aanvrager of een nieuwe reservering wanneer een nieuwe reservering wordt gemaakt), worden ook gegenereerd en weergegeven in het gedeelte Include bij het activeren van de module of oplossing nadat de moduleactivering is gestart. Het is mogelijk om sommige of al deze e-mails te verwijderen als ze niet moeten worden gebruikt. Zie Standaard workflow-e-mails voor meer informatie over workflow-e-mails.

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden de Reserveringsmodule in het gedeelte ‘Application Managers’.

Als moduleactivering

Als de moduleactivering wordt gestart, wordt alleen de reserveringsmodule geactiveerd (als deze nog niet actief is). Voor de moduleactivering gelden dezelfde vast te stellen instellingen als voor de hierboven beschreven oplossingactivering, met uitzondering van de eerste instelling ‘Alleen reserveringen maken in Workplace Experience’. Er worden geen gebruikersprofielen automatisch gegenereerd. De toepasselijke reserveringssysteemgroepen moeten via de optie voor gebruikersprofielbeheer op het startbord van de beheerder aan nieuwe of bestaande gebruikersprofielen worden toegevoegd. Als de reserveringsmodule al in gebruik was in Asset, hebben de gebruikers waarschijnlijk al de juiste systeemgroepen in hun gebruikersprofiel. Zie hoofdstuk ‘4.4 Systeemgroepen’ hieronder voor meer informatie.

4.4 Workplace Experience-knoppenbalk op het startbord van de beheerder

Nadat de module is geactiveerd, wordt de module-instelling ‘Workplace Experience gebruiken’ automatisch ingesteld op ‘Ja’ en wordt een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de beheerder. Op deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar:

• Informatie: Algemene informatie over de integratie.
• Rapport: Overzicht van de rapporten die door de API’s voor de integratie worden gebruikt.
• Gebruikersexport: Deze export kan worden gebruikt om Asset-gebruikers te exporteren en rechtstreeks in Workplace Experience te importeren.
• Externe apps: Snelkoppeling naar de configuratie van de externe app. Zie hieronder voor meer informatie.
• Analytics: Dit dashboard kan worden gebruikt om de integratie-instellingen te debuggen en klantspecifieke aanpassingen in de integratierapporten weer te geven. Zie hieronder voor meer informatie.
• QR-codes gebieden: Overzicht en optie om QR-codes van gebieden/werkplekken te bekijken en af te drukken. Zie hieronder voor meer informatie.
• Afbeeldingen van gebieden: De eenvoudigste manier om afbeeldingen in bulk naar één of meerdere gebieden te uploaden/koppelen. Zie hieronder voor meer informatie.
• Afbeeldingen van Asset: De eenvoudigste manier om afbeeldingen in bulk naar één of meerdere assets te uploaden/koppelen. Zie hieronder voor meer informatie.
• Afbeeldingen van catering: De eenvoudigste manier om afbeeldingen in bulk naar één of meerdere cateringitems te uploaden/koppelen. Zie hieronder voor meer informatie.

Lees Dashboard van Workplace Experience in WPM voor meer informatie.

4.5 De externe app configureren

Een object Externe app wordt gebruikt om de verbinding met een ander systeem te configureren en te bewaken. De externe app die voor de integratie met Workplace Experience wordt gebruikt, wordt door Customer Support aangemaakt wanneer Workplace Experience ook door de klant is aangeschaft. De app is te vinden via de knoppenbalk van Workplace Experience op het startbord van de beheerder (of via Clientinstellingen → tabblad Authenticatie).

Bij het configureren van de externe app bepaalt u feitelijk welke Asset-objecten beschikbaar komen in Workplace Experience. De meeste stappen voor het configureren van deze externe app worden automatisch uitgevoerd tijdens de module- of oplossingactivering. Sommige stappen moeten echter nog handmatig worden uitgevoerd. Lees de volgende informatie: Externe app, en dan met name het gedeelte over Workplace Experience.

4.6 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module komen enkele gegevensimports beschikbaar. Hiermee kunnen relevante gegevens snel in het systeem worden geïmporteerd, in plaats van deze handmatig in te voeren, wat ook mogelijk is.

Relevante gegevensimports worden beschikbaar in de moduleactivering nadat deze is gestart. Standaardgegevensimports zijn ook te vinden op het startbord van de beheerder (alleen voor beheerders van niveau 2 en niveau 3).

Zie Gegevensimports voor meer algemene informatie over gegevensimports.

Beschikbare gegevensimports voor de integratie met Workplace Experience

Als de integratie met Workplace Experience als oplossing wordt geactiveerd, komen de volgende standaardimportconnectoren beschikbaar (sommige afhankelijk van de instelling in de moduleactivering):

Let op: Als de integratie als module wordt geactiveerd, zijn slechts enkele imports rechtstreeks beschikbaar in de moduleactivering. De meeste stamgegevensimports zijn beschikbaar via het standaardimportoverzicht en de activeringen van de gerelateerde stamgegevensmodules.

4.6.1 Verplichte hiërarchie voor gebouwen en gebieden

Hoofdgebied

Voor elk gebouw dat in Asset wordt aangemaakt, wordt een hoofdgebied aangemaakt met de categorie ‘Hoofdgebied’. Breng geen wijzigingen aan in het hoofdgebied! Alle verdiepingen en gebieden die voor dit gebouw worden aangemaakt, worden hiërarchisch onder dit hoofdgebied geplaatst.

Locatiekoppeling

Hieronder worden de vereisten in Asset uitgelegd. Zorg er bij het importeren of handmatig aanmaken van gebouwen en gebieden in Asset voor dat u de volgende regels voor de hiërarchie volgt:

¹ Wanneer een aangepaste gebiedscategorie wordt aangemaakt, bevindt deze zich in 95% van de gevallen op hetzelfde hiërarchische niveau als werkplekken, ruimten of parkeerplaatsen. Voorbeelden van aangepaste gebiedscategorieën zijn een concentratiehub of gebedsruimte. Zie voor meer informatie over het koppelen van aangepaste categorieën het artikel Locatiekoppeling in Studio.

4.7 Systeemgroepen

Wanneer een module wordt geactiveerd, kunnen systeemgroepen aan gebruikersprofielen worden toegewezen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een deel van) de opties in het navigatiemenu, tabbladen op het startbord en taken in de relevante workflow(s).

Zie Gebruikersbeheer voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard voor gebruikersprofielen.

Omdat deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie over de reserveringsmodule voor de relevante systeemgroepen.

4.8 Navigatiemenu en opties op het startbord

Omdat deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie over de reserveringsmodule voor de relevante opties in het navigatiemenu en op het startbord in Asset.

5. Aanvullende rapporten

Omdat deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie over de reserveringsmodule voor de aanvullende rapporten in Asset.

6. Aanvullende instellingen en opties na inschakeling

Omdat deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie ook Activering en informatie over de reserveringsmodule voor de aanvullende instellingen en opties na inschakeling in Asset.

Algemene reserveringsinstelling

Sommige algemene reserveringsinstellingen zijn ook van toepassing op het maken en bewerken van reserveringen via Workplace Experience. Deze instellingen zijn te vinden via ‘Module-instellingen’ > tabblad ‘Reserveringen’.

Algemene reserveringsinstellingen die ook van toepassing zijn op Workplace Experience:

*Zie ook Reserveringsbeperkingen voor meer informatie over reserveringsbeperkingen.

Standaardreserveringstype

Er kan een standaardreserveringstype worden geselecteerd voor reserveringen die vanuit Workplace Experience of Outlook/Google Agenda worden gemaakt. Dit standaardreserveringstype kan worden gebruikt om specifieke reserveringsopties automatisch in of uit te schakelen voor reserveringen die vanuit Workplace Experience of Outlook/Google Agenda zijn gemaakt, wanneer de reserveringen in Asset worden beheerd.

Zie Reserveringstypen voor meer informatie over reserveringstypen.

7. Aanvullende informatie

7.1 Regimes koppelen

Optioneel kunnen regimes worden aangemaakt en aan de tenant in het algemeen of aan specifieke gebouwen en/of gebieden worden gekoppeld om twee redenen:

• Gebruikers beperken bij het reserveren van bepaalde resources (ruimten, werkplekken enzovoort) buiten specifieke (kantoor)tijden (bijvoorbeeld alleen tussen 9:00 en 17:00 uur). Gebruik dit alleen als het echt nodig is, omdat de controle of een regime een reserveerbare resource blokkeert ervoor zorgt dat plattegronden langzamer laden in Workplace Experience.
• Wanneer de tenant gebouwen heeft in landen met verschillende tijdzones, MOET u regimes gebruiken die aan de gebouwen zijn gekoppeld, omdat u met een regime een tijdzone kunt instellen die afwijkt van de tijdzone die u in de clientinstellingen hebt ingesteld.

Enkele opmerkingen:

• Het koppelen van een regime is optioneel en mag alleen worden gebruikt als dat nodig is. Als er geen regimes aan reserveerbare objecten zijn gekoppeld, kunnen er 24/7 reserveringen worden gemaakt.
• Voeg geen regime zonder beschikbaarheid toe. Zorg ervoor dat ten minste één beschikbaarheid wordt toegevoegd.
• Als u de optie ‘Meerdaagse boekingen’ in de Workplace-app wilt gebruiken, zorg er dan voor dat u geen regimes met beperkte beschikbaarheid gebruikt (bijvoorbeeld 9:00–17:00 uur). Meerdaagse boekingen zijn dan namelijk niet mogelijk, omdat een reservering na 17:00 uur niet wordt toegestaan.
• Wanneer u een regime alleen gebruikt om een specifieke tijdzone aan een gebouw te koppelen zonder de beschikbaarheid van reserveerbare resources te beperken, kunt u een 24/7-beschikbaarheid toevoegen:

• Als regimes niet worden gebruikt om de beschikbaarheid van resources te beperken, zorg er dan voor dat u de regimecontroles ook overslaat via de externe app van Workplace Experience. Hierdoor laden de reserveerbare resources en plattegronden sneller in Workplace Experience. Zie voor meer informatie Externe app: Workplace Experience: controles overslaan.

Zie Regimes beheren voor alle informatie over het aanmaken en koppelen van regimes.

7.2 Afbeeldingen van gebieden/werkplekken/assets/catering uploaden

Afbeeldingen van gebieden, assets en catering kunnen via een eenvoudig overzicht worden geüpload. Dit overzicht is te vinden op het startbord van de beheerder, in de knoppenbalk van Workplace Experience. Via dit overzicht kunnen afbeeldingen rechtstreeks worden geüpload, zonder elk gebied/asset/cateringitem afzonderlijk te openen. Afbeeldingen kunnen ook in één keer aan meerdere reserveerbare objecten worden gekoppeld. Zo kan bijvoorbeeld één stockafbeelding voor alle werkplekken worden gebruikt. De afbeelding kan één keer worden geüpload en vervolgens aan alle andere werkplekken worden gekoppeld.

Zie Dashboard van Workplace Experience in WPM – vanaf hoofdstuk 7 voor meer informatie.

7.3 Service & Equipment later inschakelen

Als de integratiemodule/-oplossing van Workplace Experience al eerder volledig is geactiveerd zonder gebruik van Services (catalogusitems) en/of Equipment (assets), kan dit altijd worden ingeschakeld via de ‘Module-instellingen’ voor Workplace Experience:

Via deze instellingen (dezelfde als in de moduleactivering) kan worden bepaald dat elk nieuw reserveerbaar asset, reserveerbaar catalogusitem en/of elke nieuwe kostenplaats automatisch aan de externe app wordt toegevoegd. Als een van deze objecten al bestaat en beschikbaar moet worden gemaakt in Workplace Experience, moeten ze handmatig aan de externe app van Workplace Experience worden toegevoegd. Zie Externe app voor meer informatie over de externe app.

7.4 Check-in-instellingen

Om het ruimtegebruik te optimaliseren en spookboekingen te verminderen (zonder sensoren te gebruiken), kunt u de check-in-functionaliteit gebruiken. Wanneer deze is ingeschakeld, moet een gebruiker een reservering enkele minuten voordat deze plaatsvindt via de Workplace-app bevestigen. Als de check-in niet wordt uitgevoerd, wordt de reservering automatisch geannuleerd.

Volg de volgende stappen om de check-in-functionaliteit in te schakelen:

• Open de externe app van Workplace Experience (via de knoppenbalk van Workplace Experience op het startbord van de beheerder)
• Ga naar het gedeelte ‘Categorie-instellingen’

U kunt de check-in-instellingen per gebiedscategorie bepalen. Druk op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe instelling toe te voegen.

Nadat u op de knop ‘Nieuw’ hebt gedrukt, kunt u een nieuwe ‘Check-in’-instelling maken.
Kies per combinatie van gebiedscategorie en gebouw de gewenste check-in-instellingen.

7.5 Groepsboekingen

Het is mogelijk om groepsboekingen te maken in Workplace Experience. De instelling moet worden ingeschakeld in ‘Apparaatbeheer’ in Workplace Experience om groepsboekingen te activeren.

Controleer ook of de volgende instelling in Asset is ingeschakeld:
‘Module-instellingen’ → tabblad ‘Workplace Experience’ → ‘Standaard namens iemand anders reserveren’.

8. Volgende stap: doorgaan met de configuratie van Workplace Experience

Wanneer de integratie aan de kant van Asset is voltooid, is de volgende stap het instellen van de integratie aan de kant van Workplace Experience (het instellen van Workplace Studio, apparaatbeheer, hardware enzovoort).
Zie dat gedeelte van de kennisbank voor meer informatie: Workplace Experience.

9. Gebruikershandleiding

Omdat deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie de gebruikershandleiding voor reserveringen voor een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers voor het gedeelte over Asset. Zie voor eindgebruikers in Workplace Experience: Workplace-app Snelgids voor eindgebruikers.

10. V&A

V: Is het mogelijk om specifieke services (catalogusitems) en/of apparatuur (assets) alleen voor een specifiek gebouw te reserveren?
A: Ja, het is mogelijk om het betreffende gebouw aan het asset te koppelen of het betreffende gebouw aan het reserveerbare catalogusitem te koppelen. De service en/of apparatuur wordt dan alleen weergegeven als een reservering voor dat gebouw wordt gemaakt.

V: Is het mogelijk om specifieke apparatuur alleen voor een specifieke ruimte of een type ruimte te reserveren?
A: Nee, het is niet mogelijk om specifieke apparatuur alleen in specifieke ruimten of typen ruimten te laten reserveren. Het gebied dat aan een asset is gekoppeld, is in Asset alleen informatief en geeft aan waar een specifiek item gewoonlijk wordt opgeslagen of kan worden opgehaald.

V: Is het mogelijk om specifieke services alleen voor een specifieke ruimte of een type ruimte te reserveren?
A: Nee, het is niet mogelijk om specifieke services alleen in specifieke ruimten of typen ruimten te laten reserveren. Het is wel mogelijk om bij een reserveerbare ruimte op te geven dat het niet is toegestaan om services (catering) te reserveren in combinatie met die specifieke ruimte. Dit geldt dan voor alle services.

V: Is het mogelijk om services en/of apparatuur alleen met een specifieke systeemgroep te reserveren?
A: Standaard is het niet mogelijk om services en/of apparatuur alleen via een specifieke systeemgroep te reserveren. Dit is alleen mogelijk met aangepaste toegangsaanpassingen op de reserveerbare objecten.