Doelgroep: facilitair managers, projectleiders en klant-IT
Sync begint bij koppelen van een ruimte. Bestaande toekomstige reserveringen worden niet automatisch gekopieerd. Spacewell verplaatst deze vóór ingebruikname zodat beide gelijk starten.
Waarom gepland?
Graph verwerkt volgens deze bron slechts vier meldingen per ruimte op hetzelfde moment; nog te bevestigen. Bij eenvoudig koppelen met veel reserveringen worden extra meldingen geweigerd. Daarom gecontroleerd per ruimte buiten bedrijfsuren.
Migratie nodig?
Situatie |
Actie |
|---|---|
Nog geen ruimteboekingen in Outlook, alleen persoonlijke afspraken |
GEEN MIGRATIE. |
Nieuwe start of weinig toekomstige reserveringen |
GEEN MIGRATIE. GEBRUIKERS MAKEN OPNIEUW NA START. |
Toekomstige reserveringen in Workplace |
Workplace naar Outlook, uitgaand. |
Toekomstige in Outlook, ook bij eerdere andere synchronisatie |
Outlook naar Workplace, inkomend. |
Ander systeem zonder kalendersync |
Export/import naar Workplace, daarna Outlook, uitgaand. |
Nieuwe Workplace-/Asset-omgeving |
Naar nieuwe omgeving, daarna Outlook, uitgaand. |
Info
Per locatie één bron: Workplace of Outlook.
Werkwijze
Stap |
Actie |
Wie |
|---|---|---|
|
Consultant vraagt, Spacewell schat en stelt datum voor. Klant bevestigt uiterlijk twee weken vooraf; bij grote projecten langere doorlooptijd. |
Spacewell en klant |
|
Exchange/Azure en Workspace ingesteld, ruimtes gelijk en gekoppeld, Sync nog uit. |
IT en Spacewell |
|
Geen nieuwe reserveringen voor betrokken ruimtes tot klaar. E-mail uit om afzonderlijke migratiemeldingen te voorkomen. |
Klant |
|
Per ruimte buiten kantooruren/weekend. Enkele minuten tot meer dan één uur per ruimte volgens aantal. |
Spacewell |
|
Volgende werkdag per ruimte geslaagd/mislukt met reden. |
Spacewell |
|
Sync aan; nieuwe aanmaak, wijzigingen en annuleringen automatisch. |
Spacewell en klant |
|
Mislukte reserveringen samen oplossen. |
Klant en Spacewell |
Benodigde gegevens
- Aantal ruimtes en toekomstige reserveringen.
- Bron per locatie.
- Eenmalig/terugkerend, één/meerdere ruimtes.
- Regio’s en gewenste periode.
- IT vóór migratie gereed (Microsoft Exchange), met credentials en rechten.
- Bij uitgaand bevestigen dat Outlook-ruimtes geen reserveringen hebben.
- Tijdens freeze geen betrokken boekingen; ruimte-uitnodigings-/bevestigingsmails uit.
Opmerking
Minstens een maand vooraf aanvragen. Alleen Spacewell bevestigt, geen garantie. Meer ruimtes/reserveringen vraagt meer dagen.
Niet-verplaatsbare reserveringen
Rapport vermeldt redenen, vaak:
Reden |
Actie |
|---|---|
Overlappende reservering |
Eén conflict verwijderen |
Buiten Workplace-regime |
Beschikbaarheid afstemmen |
Reeks zonder einddatum of te veel afspraken |
Organisator annuleert en maakt opnieuw met einddatum |
Onvolledige Outlook-gegevens |
Overgeslagen; organisator maakt zo nodig opnieuw |
Zie eindgebruikersimpact: Reservation Sync: verwachtingen bij ingebruikname