Doelgroep: IT-medewerkers van klanten, facilitair managers en projectleiders; Spacewell-consultants en partners (als implementatiechecklist)
Sommige instellingen voor Reservation Sync worden geconfigureerd in het Spacewell Integration Platform. Het Integration Platform is alleen beschikbaar voor Spacewell-consultants. Klanten kunnen deze instellingen daarom niet bekijken of wijzigen.
Op deze pagina wordt samengevat wat er kan worden geconfigureerd en wat elke keuze betekent, zodat een beoordeling met de Spacewell-consultant eenvoudiger is.
- Wie configureert wat
- Synchronisatie-instellingen
- Conflictresolutie en reconciliatie (Microsoft Exchange)
- Ruimtekoppelingen
- Checklist voor de implementatie (Spacewell-consultants)
Wie configureert wat
Waar |
Wat |
Wie |
|---|---|---|
Microsoft Exchange en Azure, of Google Workspace |
Ruimtemailboxen of -resources, ruimtelijsten, ruimte-instellingen, app-registratie en machtigingen |
IT van de klant. Zie Microsoft Exchange of Google Workspace |
Asset |
Activering van de module, API Connector, aan Reservation Sync gekoppelde ruimtes, reserveringsworkflow |
Meestal een Spacewell-consultant of partner; klantbeheerders met de juiste Asset-rechten kunnen dit ook doen. Configureer Asset en het Integration Platform voor Reservation Sync (Spacewell-consultants) |
Workplace |
Bijvoorbeeld automatiseringen, zoals het vrijgeven van een ruimte na een no-show met bezettingssensoren |
Meestal een Spacewell-consultant of partner. |
Integration Platform |
Connectors, synchronisatie-instellingen, ruimtekoppelingen, conflictresolutie en reconciliatie |
Alleen een Spacewell-consultant. |
Synchronisatie-instellingen
Instelling |
Wat dit voor u betekent |
Standaard |
|---|---|---|
Synchronisatiemodus |
Reserveringen worden gesynchroniseerd
|
Bidirectioneel |
E-mailmeldingen bij fouten |
Wie een e-mail ontvangt over synchronisatiefouten en uitgeschakelde ruimtekoppelingen. Zorg ervoor dat iemand van IT of facilitair beheer in de lijst staat. Deze adressen zijn ook nodig voor het reconciliatierapport. |
– |
Organisator/verantwoordelijke informeren bij fout |
De organisator van de vergadering (en de beheerder) ontvangt een e-mail wanneer een realtime synchronisatie mislukt. |
– |
Max. aantal exemplaren |
Terugkerende reserveringen met meer exemplaren worden niet gesynchroniseerd. Asset heeft een vast maximum van 180. |
180 |
Max. aantal updates |
Een technische beveiliging die een eindeloze updatelus voor één reservering voorkomt. |
50 |
Tijdzone |
Wordt gebruikt wanneer er geen tijdzone is geconfigureerd in Asset of in Exchange/Google. Verplicht. |
– |
Mailbox valideren |
Houdt ruimtekoppelingen actueel wanneer een ruimtemailbox een nieuwe alias of weergavenaam krijgt. Zie Ruimtekoppeling en koppelingsstatus |
Aan |
Altijd online hosten / Conferentieprovider |
Voegt een link naar een online vergadering toe aan elke reservering die in Workplace wordt aangemaakt: Teams (Exchange), Google Meet (Google) of Zoom. Zie Links naar online vergaderingen (Teams, Google Meet, Zoom) |
Aan (Teams of Google Meet) |
Conflictresolutie en reconciliatie (Microsoft Exchange)
Instelling |
Wat dit voor u betekent |
Standaard |
|---|---|---|
Realtime conflictresolutie |
Dubbele reserveringen worden opgelost zodra ze ontstaan: de reservering die het eerst is aangemaakt, blijft behouden; de latere wordt geannuleerd of geweigerd. Zie Conflicten en reconciliatie voor Microsoft Exchange |
Aan |
Reconciliatie: Uit, Rapport of Automatisch oplossen |
|
Uit |
Reconciliatievenster |
Hoeveel dagen vooruit de reconciliatie controleert: 10 tot 90 dagen. Reserveringen die verder vooruit liggen, worden niet gecontroleerd. |
– |
Planning |
Wanneer de reconciliatie wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld elke dag om 02.00 uur. |
– |
Drempelwaarden voor afwijkingen |
Veiligheidslimieten. Als de reconciliatie te veel verschillen vindt, wordt deze voor die ruimte of voor de volledige uitvoering gestopt, om massale wijzigingen door een probleem elders te voorkomen. Een lagere waarde zorgt ervoor dat het proces eerder stopt; met een hogere waarde worden meer correcties doorgevoerd. Zie de onderstaande tabel. |
Zie hieronder |
Drempelwaarde |
Wat wordt gecontroleerd |
Aanbevolen waarde |
|---|---|---|
Detected Deviation Threshold |
Aandeel reserveringen met een andere begin- of eindtijd, voordat de reconciliatie start |
15–20% in stabiele omgevingen; 50–60% tijdens de configuratie of wanneer veel wijzigingen worden verwacht |
Reconciled Deviation Threshold |
Aandeel reserveringen met een verschil (tijd, onderwerp, deelnemers, …), per ruimte |
15–20% in stabiele omgevingen; hoger tijdens vroege tests |
Global Resource Failure Threshold |
Aandeel ruimtes dat mag mislukken voordat de volledige uitvoering stopt |
50–60% in productie |
Een reconciliatie-uitvoering – start, vergelijking, veiligheidslimieten en modus
Hoe verschillen worden gecorrigeerd en escalatie wanneer ruimtes mislukken
Ruimtekoppelingen
- Alleen gekoppelde ruimtes worden gesynchroniseerd. De klant bepaalt welke ruimtes worden gekoppeld. Zie Ruimtekoppeling en koppelingsstatus
- Als bestaande toekomstige reserveringen eerst moeten worden verplaatst, blijven de koppelingen uitgeschakeld tot de migratie. Zie Bestaande reserveringen verplaatsen (Exchange-activering of migratie)
- Een koppeling die is uitgeschakeld (bijvoorbeeld na het verlopen van een clientgeheim) moet opnieuw worden ingeschakeld door de Spacewell-consultant. Zie Problemen met Reservation Sync oplossen
Checklist voor de implementatie (Spacewell-consultants)
- Synchronisatiemodus, ontvangers van foutmeldingen en tijdzone zijn afgesproken.
- Mailbox valideren is in- of uitgeschakeld.
- Provider voor online vergaderingen (Altijd online hosten) is afgesproken.
- Voor conflicten en synchronisatieverschillen (alleen voor Microsoft Exchange):
Realtime conflictresolutie in- of uitgeschakeld
- Reconciliatiemodus (alleen rapporteren of ook reserveringen annuleren), venster, planning en drempelwaarden zijn afgesproken.
- Welke ruimtes worden gekoppeld en wanneer (voor of na een migratie).