Doelgroep: Spacewell-consultants; klantbeheerders (ter informatie – het Integration Platform is alleen beschikbaar voor Spacewell-consultants)
Een ruimtekoppeling koppelt één ruimte in Exchange/Google aan één reserveerbare ruimte in Asset. Alleen gekoppelde ruimtes worden gesynchroniseerd.
Wie doet dit?
- Spacewell-consultant: maakt ruimtekoppelingen aan, schakelt ze in, schakelt ze uit en schakelt ze opnieuw in het Integration Platform.
- IT van de klant: bereidt de ruimtemailboxen en ruimtelijsten (Microsoft Exchange) of resources (Google Workspace) voor.
- Klant: informeert de consultant welke ruimtes moeten worden gesynchroniseerd en wanneer ruimtes worden toegevoegd, hernoemd of verwijderd.
Een koppeling toevoegen
Info
- Het kan tot 48 uur duren voordat ruimtelijsten in het Integration Platform verschijnen.
- Elke koppeling moet één-op-één zijn: koppel dezelfde ruimte nooit twee keer.
- Het inschakelen van een koppeling maakt een observatie aan op de API Connector in Asset en start de synchronisatie voor die ruimte. Als toekomstige reserveringen eerst moeten worden gemigreerd, laat u de koppelingen uitgeschakeld – zie Bestaande reserveringen verplaatsen (Exchange-migratie)
Handmatig ruimtes koppelen
- Ga in het Integration Platform naar Reservation Sync > Mapping > Actions > Add new mapping.
- Selecteer de agendaruimtelijst, de agendaruitemailbox en de reserveerbare ruimte in Asset.
- Klik op Save. Herhaal dit voor elke reserveerbare ruimte.
Ruimtes bulksgewijs koppelen
- Ga in het Integration Platform naar Reservation Sync > Mapping > Actions > Auto mapping.
- Maak een selectie om te proberen
alle beschikbare resources (over alle agendaruimtelijsten heen) te koppelen, of
- selecteer specifieke ruimtelijsten om specifieke ruimteresources te koppelen
- Het platform stelt sterke overeenkomsten voor op basis van de ruimtenaam. Bevestig de agendaruimtemailboxen en reserveerbare ruimtes in Asset.
Opmerking
Koppelingen die in gebruik zijn (met reserveringen) kunnen niet worden verwijderd in het Integration Platform: om ze te verwijderen moeten reserveringsgegevens worden verwijderd (herhalingen, deelnemers, ruimtes). Indien nodig kan het Spacewell-ontwikkelingsteam ze verwijderen.
Nieuwe koppelingen zonder reserveringen kunnen door de Spacewell-consultant worden verwijderd.
Achtergrondcontroles
Reservation Sync gebruikt verschillende processen om ruimtekoppelingen correct te houden en koppelingen te identificeren die niet langer correct kunnen synchroniseren.
Er zijn twee soorten controles:
Proces |
Hoe het wordt geactiveerd |
Doel |
|---|---|---|
Mailbox valideren |
Optioneel; ingeschakeld in Integration Platform > Sync Settings |
Houdt bestaande koppelingen actueel wanneer een alias aan een ruimtemailbox wordt toegevoegd of de weergavenaam van de ruimte verandert |
Processor voor controle van de koppelingsgezondheid |
Automatisch, elk uur |
Detecteert koppelingen die niet langer kunnen synchroniseren en schakelt deze uit wanneer fouten aanhouden |
Mailbox valideren
Mailbox valideren is een optionele controle die de Spacewell-consultant kan inschakelen via Integration Platform > Sync Settings.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, controleert het Integration Platform periodiek gekoppelde Exchange-ruimtemailboxen op specifieke wijzigingen in hun e-mailadressen en weergavenamen. Wanneer een ondersteunde wijziging wordt gedetecteerd, worden de bijbehorende koppelingsgegevens bijgewerkt.
Deze controle is bedoeld om bestaande koppelingen actueel te houden in de volgende situaties:
- Alias toegevoegd aan een ruimtemailbox: de alias wordt in de koppeling opgeslagen, zodat meldingen die vanaf de alias worden verzonden, worden herkend. Zonder deze stap worden die meldingen mogelijk niet verwerkt.
- Weergavenaam gewijzigd: de opgeslagen naam wordt bijgewerkt. De naam wordt gebruikt wanneer Reservation Sync reserveringen aanmaakt in Exchange.
- Deze controle verwerkt geen beschikbaarheid van mailboxen, machtigingen of andere synchronisatiefouten – daarvoor is de processor voor controle van de koppelingsgezondheid bedoeld.
Processor voor controle van de koppelingsgezondheid
Wordt elk uur automatisch uitgevoerd; er hoeft niets te worden geconfigureerd. Als er een probleem wordt gedetecteerd, wordt de koppeling opnieuw gevalideerd en worden bij fouten zoals verlopen tokens, gewijzigde machtigingen of abonnementsfouten maximaal vijf pogingen gedaan. Als het probleem blijft bestaan, wordt de koppeling automatisch uitgeschakeld en wordt een foutmelding verzonden naar de adressen in Sync Settings.
Een koppeling kan worden uitgeschakeld wanneer:
- de Exchange-mailbox is verwijderd;
- het authenticatietoken is verlopen;
- de machtigingen van de mailbox zijn gewijzigd of verwijderd;
- Exchange of Asset de vereiste abonnementen niet kan bijwerken;
- een ander aanhoudend probleem de synchronisatie verhindert.
Meldingen
Wanneer een ruimtekoppeling wordt uitgeschakeld, verzendt het Integration Platform per e-mail een foutmelding naar de beheerders die in Sync Settings zijn geconfigureerd om Failure Notifications te ontvangen.
Zorg ervoor dat de juiste beheerders zijn geconfigureerd in Sync Settings, zodat zij actie kunnen ondernemen wanneer een koppeling aandacht vereist.
Opmerking
Een uitgeschakelde koppeling wordt niet automatisch opnieuw ingeschakeld. Nadat de oorzaak is opgelost, moet de Spacewell-consultant de koppeling controleren en opnieuw inschakelen (of opnieuw aanmaken).
Zolang een koppeling is uitgeschakeld, worden er geen meldingen opgehaald, waardoor sommige wijzigingen verloren gaan.
Zie Problemen met Reservation Sync oplossen bij problemen.