Doelgroep: implementatieconsultants van Spacewell; partners (alleen de stappen voor Asset)
Deze handleiding beschrijft de configuratie in Asset en in het Spacewell Integration Platform, dat Asset verbindt met Microsoft Exchange of Google Agenda.
- Voordat u begint
- 1. Asset
- 2. Configuratie van het Integration Platform
- 3. Inzichten en foutopsporing
Voordat u begint
- De klant heeft Microsoft Exchange en Azure configureren of Google Workspace configureren voltooid en de aanmeldgegevens gedeeld.
- Een Asset-omgeving.
- Een tenant van het Integration Platform, met de client-ID en het clientgeheim (zie Een tenant voor het Integration Platform aanmaken (intern SW))
1. Asset
1.1 De module activeren
Activeer de agenda-integratie via de moduleactivering: Moduleactivering en informatie over de agenda-integratie (Outlook/Google)
1.2 De API Connector-toewijzingen invullen
Info
Zie API Connector voor meer informatie over het hieronder beschreven object API Connectors.
Ga naar Clientinstellingen → tabblad Authenticatie → API Connectors en open de API Connector voor de agenda-integratie. De include Mappings wordt standaard geopend.
De toewijzingen grant_type', ‘token_url’ en ‘webhook’ worden ingevuld door de moduleactivering.
Vul 'client_id' en 'client_secret' van de tenant van het Integration Platform in.
1.3 De reserveerbare ruimten koppelen
Open in de API Connector de include Reservables en klik op Search om de al gekoppelde ruimten te bekijken.
Klik op Search om de al gekoppelde reserveerbare objecten weer te geven.
Klik op Assign, zoek op naam of referentie en selecteer de ruimten die moeten worden gesynchroniseerd.
1.4 De sleutel weergeven of genereren
Open in de API Connector de include Trust relation en klik op de link Key.
Info
Een sleutel kan alleen door partnergebruikers worden weergegeven en gegenereerd.
Klik op Reveal key als er al een sleutel bestaat, of op Generate key als dat niet het geval is. Alleen partnergebruikers kunnen dit doen.
Kopieer de sleutel; u hebt deze nodig in stap 2.1.
1.5 Andere API Connector-includes
- Workflow interaction: de workflows die worden gebruikt voor reserveringen en terugkerende reserveringen die in Outlook/Google zijn aangemaakt en met Asset worden gesynchroniseerd. Als er geen workflow op klantniveau is gedefinieerd, worden de standaard Asset Baseline-workflows gebruikt. Als er andere (aangepaste) workflows worden gebruikt, werkt u deze bij zoals beschreven in 1.6 Aangepaste reserveringsworkflow.
- Observations: worden automatisch aangemaakt wanneer een ruimtetoewijzing in het Integration Platform wordt ingeschakeld. Vanaf dat moment wordt de ruimte gesynchroniseerd; observaties verwerken de meldingen tussen Asset en Exchange/Google.
- Event log (24 hours): alle gebeurtenislogboeken van de API Connector van de afgelopen 24 uur, nuttig voor foutopsporing.
1.6 Aangepaste reserveringsworkflow
Als de omgeving een aangepaste reserveringsworkflow gebruikt (in elke omgeving, ook FMB), moet de workflow worden aangepast zodat de juiste statussen worden gebruikt en meldingen op het juiste moment worden verzonden. Breng deze wijzigingen aan:
- Alle connectors naar status Cancel: post-setter syncActionCode = Cancel.
- Handmatige taak Cancel via Exchange voor groep "Integration external owner":
- "Display in task list" en "Display task description" = No
- Annuleergroep van "reservation confirmed" naar "reservation ended"
- Connector van de taak naar status Cancelled: functie cancel, pre-setter reservationStatusCode = Cancelled, datum cancelTime instellen
- Handmatige taak Change via Exchange voor groep "Integration external owner":
- "Display in task list" en "Display task description" = No
- Annuleergroep van "reservation confirmed" naar "reservation ended"
- Connector van de taak naar status Change: functie change, pre-setter reservationStatusCode = Change
- Alle connectors van de eerste taak in de workflow: post-setter syncActionCode = Synchronize.
- Connector van de eerste taak naar status "reservation confirmed": pre-setter reservationStatusCode = Confirmed, voorwaarde syncDirectionCode = Incoming.
- Een script op de handmatige connectors "Change" dat wijzigingen aan inkomende reserveringen voorkomt.
Terugkerende reserveringen
- In Asset (FMB) wordt de synchronisatie voor uitgaande terugkerende reserveringen geactiveerd door het veld ‘Schedule.scheduleGenerationStatusCode’. Zodra dit veld is ingesteld op 'Ready' (alle voorkomens zijn aanvankelijk gegenereerd), wordt syncActionCode ingesteld op Sync (waardoor de communicatie met Outlook wordt geactiveerd).
- In Asset (FMB) werkt een script op Reservation.approveDate, Reservation.closeTime en Reservation.cancelTime de ReservationSchedule bij:
- alle voorkomens goedgekeurd: het schema is goedgekeurd;
- alle voorkomens geannuleerd: het schema is geannuleerd;
- alle voorkomens gesloten: het schema is gesloten;
- alle voorkomens geannuleerd, maar sommige al gesloten of niet meer annuleerbaar: het schema is gesloten.
Als de klant een aangepaste workflow voor reserveringsschema's gebruikt, moet u hiermee rekening houden. Neem bij twijfel contact op met Product.
2. Configuratie van het Integration Platform
Het Integration Platform synchroniseert externe agenda's (Exchange of Google) met Asset. U kunt instellingen voor zowel de externe agenda als Asset configureren in het Integration Platform.
Meld u aan bij het Spacewell Integration Platform en selecteer de tenant. Zie Integration Platform (intern SW)
2.1 Asset verbinden
Ga naar Reservation Sync > Connectors. Selecteer onder Actions “Add” om een nieuwe connector aan te maken:
Selecteer het type AXXERION en voer de volgende informatie in:
| Veld | Waarde | Opmerking |
|---|---|---|
| display name | Vrije tekst: een naam die u elders in het Integration Platform herkent | Geen waarde uit Asset nodig. |
| appId | Referentie van de API Connector voor de agenda-integratie (bijv. FMB-EA-001) | |
| encryptionKey | De Access ID van de vertrouwensrelatie van de API Connector | Verborgen na het opslaan |
| name | De tenantnaam (klantreferentie) | |
| presharedKey | De sleutel uit stap 1.4 | Verborgen na het opslaan |
| url | De URL van de klant (bijv. spacewell.axxerion.com) |
Afhankelijk van of u een connector voor Microsoft of Google Mail wilt instellen, volgt u verschillende instructies:
2.2a Microsoft Exchange/Outlook verbinden
Reservation Sync > Connectors > Actions > Add, type MICROSOFT:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| directoryId | Directory (tenant)-ID die door de klant is verstrekt |
| clientId | Application (client)-ID die door de klant is verstrekt |
| clientSecret | Clientgeheim dat door de klant is verstrekt |
| domains | De e-maildomeinen van de klant, door komma's gescheiden |
| version | v1.0 |
Klik op Add. In een pop-up wordt aangeboden om Sync Settings te openen. Als u meerdere Exchange-omgevingen wilt verbinden, maakt u één MICROSOFT-connector per omgeving aan.
2.2b Google Agenda verbinden
Reservation Sync > Connectors > Actions > Add, type GOOGLE:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| domains | De e-maildomeinen van de klant, door komma's gescheiden |
| impersonation | E-mailadres van de gedelegeerde gebruiker dat door de klant is verstrekt |
| issuer | E-mailadres van het serviceaccount (client_email) |
| key | De privésleutel die door de klant is verstrekt |
| version | v3 |
2.3 Synchronisatie-instellingen
Ga naar Reservation Sync-> Sync Settings:
| Instelling | Wat deze doet |
|---|---|
| Sync Mode | Bidirectioneel (beide richtingen), Inbound (Exchange/Google naar Spacewell) of Outbound (Spacewell naar Exchange/Google) |
| Failure Notifications via Email | E-mailadressen (door komma's gescheiden) die worden geïnformeerd over synchronisatiefouten en uitgeschakelde ruimtetoewijzingen. Adressen zijn ook nodig voor reconciliatie, zelfs als deze optie is uitgeschakeld. |
| Notify organizer/responsible on failure | Verstuurt een foutmelding per e-mail naar de organisator van de vergadering (en de beheerder) wanneer een realtime synchronisatie mislukt |
| Max Occurrences |
Standaard 180. Terugkerende reserveringen met meer voorkomens worden niet gesynchroniseerd. Zorg ervoor dat “Max occurrences” in IPAAS overeenkomt met “max scheduled occurrences” in Asset. |
| Max Updates | Standaard 50. Voorkomt een eindeloze updatelus voor één reservering |
| Time Zone | Verplicht. Wordt gebruikt wanneer er geen tijdzone is geconfigureerd in Asset of Exchange/Google |
| Validate mailbox | Werkt toewijzingen periodiek bij wanneer e-mailadressen (aliassen) of namen van ruimten veranderen. Zie Ruimtetoewijzing en toewijzingsstatus |
| Always host online / Conference provider | Voegt een link naar een online vergadering toe aan reserveringen die in Workplace zijn aangemaakt. Zie Links naar online vergaderingen (Teams, Google Meet, Zoom) |
Opmerking
Als u meer dan één Microsoft-connector hebt, configureert u Sync Settings voor elke connector.
2.4 De ruimten toewijzen
Zie Ruimtetoewijzing en toewijzingsstatus
3. Inzichten en foutopsporing
In Asset
Na de moduleactivering is de knoppenbalk Calendar integration beschikbaar op de landingspagina Integrations (de knop Calendar op het startbord van de beheerder):
- Information – link naar deze documentatie.
- API Connector – snelle toegang tot de API Connector(s) voor de agenda-integratie.
- Event Logs – logboeken van elke integratie-API-aanroep, doorzoekbaar per reserveringsupdate.
-
Debugging – overzichten van:
- API Connector-toewijzingen waarvoor verplichte waarden ontbreken (bijv. clientgeheim);
- reserveerbare objecten die aan een API Connector zijn gekoppeld maar niet in het Integration Platform zijn toegewezen (geen observatie);
- reserveerbare objecten met instellingen voor "Reserve in advance until", om de afstemming met Exchange te controleren.
In het Integration Platform
Exporteer onder Logs logbestanden van Google Cloud Platform voor Reservation Sync (.txt of .log) van de afgelopen 6, 12 of 24 uur, of van een aangepast bereik van maximaal 7 dagen binnen de afgelopen 90 dagen.