Doelgroep: IT van de klant, Google Workspace-beheerder, information security officer
- Voordat u begint
- 1. Een project maken en de API's inschakelen
- 2. Een serviceaccount maken
- 3. Domeinbrede bevoegdheid delegeren
- 4. Gebouwen en ruimtes maken
- 5. De gedelegeerde gebruiker instellen
- 6. Agenda delen toestaan
- 7. Elke ruimteagenda delen met de gedelegeerde gebruiker
- 8. Een sleutel maken
- 9. De inloggegevens delen met Spacewell
Reservation Sync heeft een serviceaccount nodig dat namens de ruimteagenda's (resources) in uw Google Workspace mag handelen, en een gedelegeerde gebruiker die toestemming heeft om afspraken in die agenda's te wijzigen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u dit instelt.
Voordat u begint
- U hebt beheerderstoegang tot Google Workspace nodig (Google Cloud Console en Google Admin Console).
- Plan vooruit: het delegeren van domeinbrede bevoegdheden en wijzigingen in extern delen kunnen maximaal 24 uur duren voordat ze van kracht worden.
1. Een project maken en de API's inschakelen
Open de Google Cloud Console (https://console.cloud.google.com/) en selecteer IAM en beheer > Een project maken. Voer een naam en locatie in en klik op Maken.
Ga naar API's en services > Ingeschakelde API's en services > + API's en services inschakelen.
Zoek naar "calendar", selecteer Google Calendar API en klik op Inschakelen.
Zoek naar "admin", selecteer Admin SDK API en klik op Inschakelen.
2. Een serviceaccount maken
Ga naar Inloggegevens > + Inloggegevens maken > Serviceaccount.
Noem het serviceaccount Asset en klik op Maken en doorgaan. Deze naam wordt weergegeven in het veld 'Gemaakt door' van Google-reserveringen.
Verleen toegang voor het gemaakte serviceaccount. Selecteer de rol Eigenaar en Doorgaan.
Klik op Gereed om het maken van het serviceaccount te voltooien.
3. Domeinbrede bevoegdheid delegeren
Open de Google Admin Console (https://admin.google.com/) en ga naar Beveiliging > Toegangs- en gegevensbeheer > API-beheer > Domeinbrede delegering beheren > Nieuwe toevoegen.
Voer de client-ID van het serviceaccount in (weergegeven op de pagina Serviceaccounts). (U vindt de client-ID van uw serviceaccount op de pagina Serviceaccounts.)
Voer bij OAuth-bereiken de twee onderstaande bereiken in (gescheiden door komma's) en klik op Autoriseren.
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendarhttps://www.googleapis.com/auth/calendarVoeg deze extra bereiken alleen toe als u ook gebruikers of domeinen moet beheren:
hhttps://www.googleapis.com/auth/admin.directory.domainhhttps://www.googleapis.com/auth/admin.directory.userHet serviceaccount kan nu namens een gebruiker in uw domein API-aanroepen uitvoeren ('imitatie'). Deze gebruiker kan een beheerder zijn of een niet-beheerder met een geldig e-mailadres in het domein.
Info
Gebruik een niet-beheerdersaccount als gebruiker namens wie de acties worden uitgevoerd, om ongewenste toegang tot andere onderdelen van het Google API-beheer te voorkomen.
Toegang wordt meestal binnen enkele minuten verleend, maar dit kan maximaal 24 uur duren.
4. Gebouwen en ruimtes maken
Ga in de Admin Console naar Directory > Gebouwen en resources > Resources beheren.
Selecteer Gebouwen en klik op Gebouw toevoegen. Voer de naam en verdiepingen in en klik op Gebouw toevoegen.
Selecteer Resources en klik op Nieuwe resource toevoegen. Voer de categorie, het gebouw, de verdieping, de resourcenaam en de capaciteit in en klik op Resource toevoegen (via de gele cirkel met +). Herhaal dit voor alle ruimtes.
Voer de Categorie, het Gebouw, de Verdieping, Resourcenaam en de Capaciteit in.
Klik op Resource toevoegen om de toegevoegde resource te bevestigen.
Voeg alle toepasselijke resources toe via bovenstaande stappen.
5. De gedelegeerde gebruiker instellen
Google Workspace staat wijzigingen aan resourceagenda's alleen toe via een geldige gedelegeerde gebruiker: een gebruikersaccount met een geldig e-mailadres in uw organisatie. Alle toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen in resourceagenda's worden namens deze gebruiker uitgevoerd.
Nieuwe gedelegeerde gebruiker: ga in de Admin Console naar Directory > Gebruikers > Nieuwe gebruiker toevoegen. Voer de voornaam, achternaam, het primaire e-mailadres en de organisatie-eenheid in, stel een wachtwoord in en klik op Nieuwe gebruiker toevoegen. Kopieer het primaire e-mailadres.
Bestaande gedelegeerde gebruiker: ga naar Directory > Gebruikers, open de gebruiker en kopieer het e-mailadres.
Open de gewenste gedelegeerde gebruiker en kopieer het e-mailadres van dit scherm. Dit e-mailadres is nodig voor de configuratie in een later hoofdstuk.
6. Agenda delen toestaan
Beheerders kunnen bepalen hoeveel agendagegevens worden gedeeld met gebruikers buiten de organisatie.
Ga in de Admin Console naar Apps > Google Workspace > Agenda > Algemene instellingen.
Selecteer onder Opties voor extern delen voor secundaire agenda's de optie Alle informatie delen, en externen kunnen agenda's wijzigen en klik op Opslaan.
Info
Wijzigingen in extern delen kunnen maximaal 24 uur duren.
7. Elke ruimteagenda delen met de gedelegeerde gebruiker
Meld u als beheerder aan bij Google Agenda (https://calendar.google.com/). Ga naar Andere agenda's > + > Resources bekijken en selecteer alle ruimtes (per gebouw) die beschikbaar moeten zijn voor reserveringen. Ze worden weergegeven onder Mijn agenda's. Hier kunt u het serviceaccount toestaan om afspraken voor elke resource te beheren.
Ga voor elke ruimte met de muis over de ruimte, klik op de drie puntjes > Instellingen en delen.
Klik onder Delen met specifieke personen of groepen op + Personen en groepen toevoegen, selecteer de gedelegeerde gebruiker, kies Wijzigingen aan afspraken aanbrengen en klik op Verzenden.
Herhaal bovenstaande stappen voor alle beschikbare/benodigde resources door de agenda handmatig te delen met alle gedelegeerde gebruikers (imitatie) .
Opmerking
Als de gedelegeerde gebruiker ontbreekt of de verkeerde rechten heeft voor een ruimte, kan de synchronisatie voor die ruimte gedeeltelijk of volledig mislukken. Controleer elke ruimte.
8. Een sleutel maken
Ga in de Google Cloud Console (https://console.cloud.google.com/) naar IAM en beheer > Serviceaccounts en open het serviceaccount uit stap 2.
Ga naar Sleutels > Sleutel toevoegen > Nieuwe sleutel maken, selecteer JSON en klik op Maken.
Het JSON-bestand wordt naar de lokale computer gedownload en de sleutel wordt weergegeven in het overzicht van serviceaccountsleutels. Bewaar het bestand veilig.
Info
Sla het gedownloade JSON-bestand met de sleutel op een veilige/beveiligde locatie op.
Opmerking
Dit bestand is de enige kopie van de privésleutel. Als u het bestand kwijtraakt, moet u een nieuwe sleutel maken (en stap 7–8 herhalen).
9. De inloggegevens delen met Spacewell
Deel de sleutel op een veilige manier, bijvoorbeeld via een eenmalige link die verloopt (bijvoorbeeld Onetime Secret) en stuur de link, de wachtwoordzin en de overige gegevens naar de Spacewell-consultant met de naam van uw organisatie in het onderwerp. U kunt elk ander veilig kanaal gebruiken dat binnen uw beleid past.
| Wat | Waar u het hebt gevonden |
|---|---|
| client_email | JSON-sleutelbestand (stap 8) |
| private_key | JSON-sleutelbestand (stap 8) |
| E-mailadres van de gebruiker namens wie de acties worden uitgevoerd | De gedelegeerde gebruiker (stap 5) |
| E-maildomeinen | Uw e-maildomein(en) |
| Vervaldatum van het geheim | JSON-sleutelbestand (stap 8) |