Asset en integratieplatform voor Reservation Sync configureren

Doelgroep: consultants, partners alleen Asset-stappen

Inrichting van de verbinding tussen Asset en Exchange/Google.

• Vooraf
• 1. Asset
  • 1.1 Activeren
  • 1.2 Connector-mappings
  • 1.3 Ruimtes koppelen
  • 1.4 Sleutel tonen/maken
  • 1.5 Overige onderdelen
  • 1.6 Eigen workflow
• 2. Integratieplatform
  • 2.1 Asset verbinden
  • 2.2a Microsoft verbinden
  • 2.2b Google verbinden
  • 2.3 Sync Settings
  • 2.4 Ruimtes koppelen
• 3. Inzicht en onderzoek
  • Asset
  • Integratieplatform

Vooraf

• Klant heeft afgerond: Microsoft Exchange en Azure configureren of Google Workspace configureren en gegevens gedeeld.

• Asset-omgeving.

• Platformtenant met client-ID/secret; zie https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4522999812/Integration+platform+tenant+creation+SW+internal?search_id=11fe0121-1087-420c-aa92-2793b362dfac&additional_analytics=queryHash---eb92cc52a766c500e001d02f1eaa78784da47f8c96b019ce874d3e3c205b4e3c&xpis=eyJicmlkZ2UiOiJxdWlja0ZpbmQiLCJpZCI6IjE3OTE0NTkxNjE4NjUiLCJzb3VyY2UiOiJjb25mbHVlbmNlIn0%3D)

1. Asset

1.1 Activeren

Kalendermodule activeren via: Kalenderintegratie (Outlook/Google): activering

1.2 Connector-mappings

Ga naar Client settings → Authentication → API Connectors en open kalenderconnector. Het onderdeel Mappings opent standaard.

grant_type', ‘token_urlenwebhookworden door activering ingevuld.

Vulclient_idenclient_secretuit platformtenant in

1.3 Ruimtes koppelen

Open Reservables en Search voor gekoppelde ruimtes.

Klik Search voor bestaande objecten.

Klik Assign, zoek naam/referentie en kies synchronisatieruimtes.

1.4 Sleutel tonen/maken

Open Trust relation en Key link.

Klik Reveal key bij bestaande, anders Generate key . Alleen partners.

Kopieer voor stap 2.1.

1.5 Overige onderdelen

• Workflow interaction: processen voor kalenderbron. Zonder klantoverride standaard Asset Baseline; maatwerk aanpassen volgens 1.6.

• Observations: bij actieve mapping automatisch, vanaf dan synchronisatie en meldingen.

• Event log (24 hours): laatste 24 uur voor onderzoek.

1.6 Eigen workflow

Ook FMB-maatwerk aanpassen voor juiste statussen/meldingen:

• Alle connectoren naar Cancel: postsetter syncActionCode = Cancel.
• Handmatige taak Cancel via Exchange voor Integration external owner:

  • Display in task list en Display task description = No

  • Cancel group van reservation confirmed tot reservation ended
  • Naar Cancelled: function cancel, pre-setter reservationStatusCode = Cancelled, datum cancelTime

• Handmatige taak Change via Exchange voor Integration external owner:

  • Display in task list en Display task description = No

  • Cancel group van reservation confirmed tot reservation ended
  • Naar Change: function change, pre-setter reservationStatusCode = Change
• Alle connectoren van eerste taak: post-setter syncActionCode = Synchronize.
• Eerste taak naar confirmed: pre-setter reservationStatusCode = Confirmed, conditie syncDirectionCode = Incoming.
• Script op handmatige Change dat inbound-wijziging verhindert.

Reeksen

1. Uitgaand in FMB via Schedule.scheduleGenerationStatusCode = Ready na generatie; zet syncActionCode op Sync voor Outlook.
2. Scripts op Reservation.approveDate, closeTime en cancelTime werken ReservationSchedule bij:

• • Alles goedgekeurd: reeks goedgekeurd;
  • Alles geannuleerd: reeks geannuleerd;
  • Alles gesloten: reeks gesloten;
  • Alles geannuleerd maar sommige gesloten/niet annuleerbaar: reeks gesloten.

Neem mee bij eigen reeksworkflow. Vraag Product bij twijfel.

2. Integratieplatform

Instellingen voor kalender en Asset.

Log in op Spacewell-integratieplatform en kies tenant. Zie Integratieplatform (intern Spacewell)

2.1 Asset verbinden

Ga naar Reservation Sync > Connectors. Onder ActionskiesAdd voor connector:

Type AXXERION en gegevens:

Vervolg volgens Microsoft/Google:

2.2a Microsoft verbinden

Reservation Sync > Connectors > Actions > Add, type MICROSOFT:

Klik Add. Pop-up voor Sync Settings. Eén Microsoft-connector per Exchange-omgeving.

2.2b Google verbinden

Reservation Sync > Connectors > Actions > Add, type GOOGLE:

2.3 Sync Settings

Ga naar Reservation Sync-> Sync Settings:

2.4 Ruimtes koppelen

Zie Ruimtekoppeling en koppelstatus

3. Inzicht en onderzoek

Asset

Na activering: Calendar integration knoppen op Integrations-startpagina, Calendar op beheerstartboard:

• Information – documentatie
• API Connector – directe toegang
• Event Logs – elke API-aanroep, zoeken per reserveringsupdate
• Debugging – overzichten:

  • Ontbrekende verplichte mappingwaarden zoals secret;

  • Wel gekoppeld maar geen platformmapping/Observation;
  • Reserve in advance until afstemmen op Exchange.

Integratieplatform

Onder Logsexporteer GCP .txt/.log voor 6/12/24 uur of eigen periode tot zeven dagen, maximaal 90 dagen terug.