Google Workspace configureren (klant-IT)

Doelgroep: klant-IT, Google Workspace-beheerder en informatiebeveiliging

• Vooraf
• 1. Project en API’s
• 2. Serviceaccount
• 3. Domeinbrede delegatie
• 4. Gebouwen en ruimtes
• 5. Gedelegeerde gebruiker
• 6. Kalenderdelen
• 7. Iedere ruimteagenda delen
• 8. Sleutel maken
• 9. Veilig delen met Spacewell

Sync vereist serviceaccount voor resourceagenda’s en gedelegeerde gebruiker met wijzigingsrechten. Hieronder inrichting.

Vooraf

• Nodig: Beheerderstoegang tot Cloud- en Admin-console.

• Delegatie en externe deelinstellingen kunnen tot 24 uur nodig hebben.

1. Project en API’s

Open Cloud-console (https://console.cloud.google.com/) en kies IAM & Admin > Create a Project. Naam en locatie, dan Create.

Ga naar APIs & Services > Enabled APIs & Services > + Enable APIs and Services.

Zoek calendar en kies Google Calendar API en Enable.

Zoek admin en kies Admin SDK API en Enable.

2. Serviceaccount

Ga naar Credentials > + Create Credentials > Service account.

Naam Asset en Create and Continue. Naam verschijnt bij Created by op Google-reserveringen.

Geef account de rol Owner en Continue.

Klik Done voor afronding.

3. Domeinbrede delegatie

Open Admin-console (https://admin.google.com/) en Security > Access and data control > API Controls > Manage Domain-Wide Delegation > Add new.

Voer de Client ID van het account in, te vinden op Service accounts pagina.)

Onder OAuth scopesde twee onderstaande scopes kommagescheiden invoeren en Authorise.

Extra scopes alleen voor gebruikers-/domeinbeheer:

Account kan nu namens een domeingebruiker handelen, impersonation, beheerder of niet-beheerder met geldig e-mailadres.

4. Gebouwen en ruimtes

Admin-console: Directory > Buildings and resources > Manage resources.

Kies Buildings en Add building. Naam/verdiepingen en Add Building.

Kies Resources en Add new resource. Categorie, gebouw, verdieping, naam, capaciteit en Add Resource via gele plus. Herhaal.

Vul in: Category, Building, Floor, Resource name en Capacity.

Klik Add Resource voor bevestiging.

Herhaal alle resources.

5. Gedelegeerde gebruiker

Google staat wijzigingen toe namens een geldige organisatiegebruiker met e-mail. Alle aanmaak/wijziging/verwijdering gebeurt namens deze gebruiker.

Nieuwe gebruiker: In de Admin-consoleopen Directory > Users > Add new user. Voornaam, achternaam, e-mail, organisatie-eenheid, wachtwoord en Add New User. Primaire e-mail kopiëren.

Bestaande gebruiker: Open Directory > Users, gebruiker en kopieer e-mail.

Kopieer het e-mailadres voor latere configuratie.

6. Kalenderdelen

Beheer bepaalt externe kalenderinformatie.

Admin-console: Apps > Google Workspace > Calendar > General Settings.

Onder External Sharing options for Secondary Calendarskies Share all information, and outsiders can change calendarsen Save.

7. Iedere ruimteagenda delen

Log in op Google Calendar (https://calendar.google.com/) als admin. Open Other calendars > + > Browse resources en kies betrokken ruimtes per gebouw. Ze verschijnen onder My calendars. Hier beheer voor serviceaccount toestaan.

Per ruimte drie puntjes > Settings and sharing.

Onder Share with specific people or groupskies + Add people and groups, gedelegeerde gebruiker en Make changes to events en Send.

Herhaal handmatig voor alle betrokken resources en Delegate users (impersonate) .

8. Sleutel maken

Cloud-console (https://console.cloud.google.com/), open IAM & Admin > Service accounts en account uit stap 2.

Ga naar Keys > Add key > Create new key, kies JSON en Create.

Bestand lokaal gedownload; sleutel in overzicht. Veilig opslaan.

9. Veilig delen met Spacewell

Gebruik bijvoorbeeld een eenmalige verlopende link, zoals Onetime Secret, stuur link, wachtzin en gegevens aan consultant met organisatienaam als onderwerp. Andere goedgekeurde veilige kanalen zijn mogelijk.