Moeilijkheidsgraad: beginner
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel kun je:
- Mogelijkheden en beperkingen begrijpen
Met de juiste rechten maak je reserveringen terugkerend op:
- GO-webportaal: https://onespacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/4357489537/GO+-+Confirm+Location+Reservation+screen#Reservation-Details
- Workplace-app
- Outlook, zie Exchange Sync en Outlook
Een reeks maken
Begin met passende tijd en beschikbare locatie voor de eerste afspraak.
Naast From-To Date & Time gebruik je Make recurring voor dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks herhalen.
Goed om te weten
- Geen bezoekers toevoegen aan de hele reeks, wel Afzonderlijk via wijzigen van iedere afspraak.
- Een gewijzigde afspraak is een uitzondering maar blijft deel van de reeks. Latere reekswijzigingen werken ook uitzonderingen bij, die daarna niet meer uitzonderlijk zijn.
- Oude afspraken worden verwijderd bij een nieuw herhalingspatroon.
- Bij reserveren door een ander krijgt de verantwoordelijke geen indienings-/voltooiingsmeldingen voor wijzigen of annuleren.
- Bij begin-/eindtijdwijziging verdwijnen afspraken die niet meer aan minimum-/maximumvooruitboektijd voldoen. Andere wijzigingen, zoals titel, deelnemersaantal, verantwoordelijke, opmerkingen, genodigden, bezoekers, diensten/apparatuur, verwijderen geen afspraken ongeacht tijdsgrenzen.
- Instellingen van locatie, dienst en apparatuur gelden. Op-/afbouw en vooruitboektijden van diensten/apparatuur gelden dus voor de hele reservering, ook zonder zulke locatiegrenzen. Bij conflict geen aanmaak.
- Bij maximaal aantal afspraken en minimumvooruitboekinstelling, advance until: Never End of te lange reeksen maken alleen het toegestane aantal.
Voorbeeld uit de bron: twee weken vooraf; op 1 januari dagelijks 1–30 januari boeken geeft alleen 1–14 januari. 15–30 januari worden niet verwerkt.
- Aantal afspraken:
Zonder einddatum tot standaardmaximum.
- Het standaardmaximum is ingesteld op 180, en geldt voor alle reserveerbare ruimtes. Configureerbaar naar 2 tot 1080, eveneens voor alle ruimtes
- Alleen ondersteund met IWMS Axxerion als achterliggend systeem.
Wat gebeurt bij aanmaak?
Eerst melding dat de reeks is ingediend.
Workplace maakt op de achtergrond aan; je kunt verder werken.
Na alle pogingen een overzicht van geslaagde afspraken en fouten. Bij mislukking kun je
- Ander tijdvak kiezen
- Andere locatie kiezen