Moeilijkheidsgraad: beginner
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel kun je:
- de informatie op het scherm Reservering bevestigen gebruiken om te bevestigen dat dit de ideale locatie voor je is
- je reservering bevestigen
Er zijn verschillende manieren om op het scherm Reservering bevestigen terecht te komen (dat onder de functionaliteit Reservering maken in het Workplace-webportaal GO valt):
- via GO live-plattegrond - locatieselectie, waar je een ruimte/werkplek op de plattegrond hebt geselecteerd
- via GO - Reservering maken, waar je direct een favoriete locatie hebt geselecteerd of de krachtige zoekfunctie hebt gebruikt om de ideale locatie voor jouw behoeften te selecteren
- via GO - Agenda, waar je een ruimte of Workplace hebt geselecteerd
- door een favoriete locatie te selecteren in GO - Favorieten
- …
Locatiegegevens
- afbeelding van de locatie (kan schermvullend worden vergroot)
- markering voor favoriete locatie (door deze te selecteren wordt deze locatie toegevoegd aan GO - Favorieten)
- naam van de locatie
- verdieping + gebouw van de locatie
Ruimtedetails
- Laatste sensorwaarden, afhankelijk van de gegevens die op die locatie zijn vastgelegd
- Bezetting, met de volgende aanduidingen:
- “Niet bezet”
- “Bezet” + infoballon “Bezetting gedetecteerd X minuten geleden”
- Capaciteit (alleen voor ruimtes; capaciteit voor werkplekken = 1)
- Gekoppelde zone(s)
Datum- en tijdselectie
Als je eerder datum- en tijdgegevens in een zoekopdracht hebt ingevoerd, komen deze natuurlijk overeen met de zoekparameters.
Selecteer de datum en tijd aan de rechterkant of in het paneel “Reservering maken” (maakt reserveringen voor meerdere dagen mogelijk)
- De datum wordt automatisch ingesteld op Vandaag, maar je kunt een datum selecteren via de kalenderknop
- Selecteer het relevante tijdsbestek in de kalender aan de rechterkant of gebruik (vooraf gedefinieerde) snelle tijdvakken
Reservering maken
Reserveringsgegevens
- Voer de titel van de reservering in
-
Van-totdatum en -tijd nemen een eventuele selectie aan de rechterkant over of maken reserveringen voor meerdere dagen mogelijk
- Gebruik de knop “Herhalend maken” om een herhaling van de reservering op dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse basis te configureren (zie Terugkerende reserveringen voor meer informatie)
-
Aantal deelnemers (alleen beschikbaar voor ruimtes) geeft het verwachte aantal mensen aan dat de ruimte zal gebruiken.
- Gebruik de schuifregelaar of voer het aantal in het nummerveld in
- Per ruimte komt het maximale aantal deelnemers overeen met de capaciteit
- Als je reserveringen voor andere personen mag maken*, kun je hun naam hier invoeren
- Kostenplaats**-veld
- Voer opmerkingen in (alleen beschikbaar als het veld door je beheerder is ingeschakeld)
- Markeer de reservering als “Vertrouwelijk” als je de reserveringsgegevens voor anderen wilt verbergen
Info
* Met “Reservering voor” kun je een reservering maken namens iemand anders. Dit betekent technisch dat de reactie op de reservering in het betreffende IWMS wordt gewijzigd. Wanneer je namens iemand anders boekt, worden de beperkingen van het reserveringsbereik (locaties, zones) toegepast op basis van de geselecteerde reserveringsverantwoordelijke.
Info
** Voor reserveringen van ruimtes of werkplekken is het kostenplaatsveld altijd optioneel. Het kan alleen verplicht worden wanneer aanvullende diensten of apparatuur worden toegevoegd (en het kostenplaatsveld daarvoor als “verplicht” is gemarkeerd via Workplace User Management)
Het kostenplaatsveld wordt automatisch ingevuld als er op contactniveau, organisatieniveau of bovenliggend niveau in Asset een kostenplaats is toegewezen. Als op geen enkel niveau een kostenplaats is geconfigureerd, blijft het veld leeg.
Voor optimaal gebruik van Kostenplaats zoeken: voer ten minste de eerste 3 tekens van de naam van de kostenplaats in (er wordt alleen in namen gezocht en er wordt gekeken naar “Begint met” (NIET “bevat”)
Deelnemers
Op dit tabblad kun je collega's of externe bezoekers aan je reservering toevoegen.
Collega's toevoegen
- Selecteer contacten via Zoeken of selecteer ze uit de lijst met favoriete collega's of uit Recente geschiedenis
- Je collega's ontvangen een melding in Workplace
- Als er een Exchange-integratie is ingesteld tussen Workplace en Microsoft Outlook, ontvangen je collega's je reservering als e-mailuitnodiging.
- voor een reservering die in Outlook is gemaakt: alle antwoorden (accepteren/voorlopig accepteren/weigeren) worden weergegeven in Workplace.
- voor een reservering die via een Workplace-touchpoint is gemaakt: antwoorden die via Outlook zijn gegeven, worden niet weergegeven in Workplace.
Bezoekers toevoegen
- voeg bezoekers handmatig toe door de gevraagde informatie te verstrekken
- upload een lijst met bezoekers in één keer; deze kan in Excel-indeling worden voorbereid
Info
Je ziet de bezoekersfuncties pas nadat je beheerder de betreffende toestemming heeft toegewezen.
Extra's
Op dit tabblad kun je diensten of apparatuur aan je reservering toevoegen
- Selecteer in het rechterdeelvenster het benodigde aantal diensten of apparaten dat je aan je reservering wilt toevoegen
Info
Gebruik de zoekfunctie of het filter om de lijst te beperken
- Bevestig om een overzicht van je selectie te krijgen
- Voor elk object kun je specifieke opmerkingen toevoegen, zoals dieetwensen.
- Voor elke dienst kun je een afzonderlijke starttijd toevoegen, omdat je je lunch misschien pas rond het middaguur wilt ontvangen, ook als de reservering 's ochtends begint.
Info
Als het kostenplaatsveld verplicht is, vul je dit in op het tabblad “Reserveringsgegevens”
Voor optimaal gebruik van Kostenplaats zoeken: voer ten minste de eerste 3 tekens van de naam van de kostenplaats in (er wordt alleen in namen gezocht en er wordt gekeken naar “Begint met” (NIET “bevat”)
Reservering bevestigen
Op het scherm Reservering bevestigen kun je je reservering delen met je collega's. Zij zien deze verschijnen in hun GO - Meldingscentrum.
Terugkerende reserveringen bevestigen
Wanneer je een terugkerende reservering maakt, ontvang je eerst een melding dat je terugkerende reservering is ingediend.
Terwijl Workplace deze reserveringen op de achtergrond maakt, kun je doorgaan met je werk!
Zodra Workplace heeft geprobeerd alle reserveringen te maken, ontvang je nog een melding. Deze vermeldt of het mogelijk was om alle exemplaren te boeken of voor welke exemplaren er een probleem was. Als het niet mogelijk was om een exemplaar te boeken, biedt Workplace de mogelijkheid om
- een ander tijdvak te selecteren
- een andere locatie te selecteren