Taken
In Asset kunnen gebruikers van een module of proces taken krijgen om uit te voeren. Een taak kan bijvoorbeeld het goedkeuren van een reservering, het afhandelen van een verzoek of het registreren van de aankomst van een bezoeker zijn. Deze taken worden toegewezen aan gebruikers met de juiste rechten en verschijnen in hun takenlijst.
Info
Voor de meeste key users worden taken uit de processen waarmee zij werken ook getoond in specifieke overzichten per module op het bijbehorende startboardtabblad. Baliemedewerkers hebben bijvoorbeeld voor de bezoekersmodule toegang tot het tabblad Front desk, met overzichten van bezoekers die vandaag worden verwacht. Deze overzichten zijn vaak nuttiger dan de algemene takenlijst, waarin alle taken in één lange lijst staan in plaats van in aparte overzichten per taaktype. Zie voor meer informatie over deze tabbladen: Navigatie en startboard.
Delegatie
Als een gebruiker afwezig is of geen taken in Asset kan uitvoeren, kun je via delegatie een andere gebruiker de rechten geven om de taken namens de afwezige gebruiker uit te voeren. Hiermee voorkom je dat taken niet of niet op tijd worden uitgevoerd. Zie het onderdeel ‘Taakdelegatie beheren’ in het artikel over persoonlijke instellingen voor het instellen van delegatie voor een gebruiker.
Enkele belangrijke kenmerken van delegatie:
- De gebruiker aan wie taken worden gedelegeerd, krijgt tijdelijk dezelfde rechten binnen het proces om de taak correct uit te voeren
- Vanaf het moment dat de delegatie actief is tot het einde ervan worden taken aangemaakt die de gedelegeerde gebruiker kan uitvoeren
- E-mails binnen een proces worden ook naar de gedelegeerde gebruiker verzonden
- Zodra de gedelegeerde gebruiker de taak uitvoert, verdwijnt deze ook uit de takenlijst van de afwezige gebruiker, en omgekeerd
- In de takenlijst blijft bij elke taak zichtbaar aan welke afwezige gebruiker deze oorspronkelijk is toegewezen
Info
Gebruikers kunnen de delegatie-instellingen voor hun eigen account beheren. Een beheerder kan de delegatie-instellingen voor alle gebruikers beheren.