Categorieën onderscheiden verschillende typen binnen één objectklasse. Je kunt ze zien als subklassen van dat object. De objectklasse ‘Area’ heeft bijvoorbeeld standaard meerdere categorieën:
Als je een object aanmaakt waarvoor meerdere categorieën beschikbaar zijn, selecteer je eerst de gewenste categorie uit een lijst, zoals hierboven getoond. Niet elk object heeft een categoriekeuze. Verzoeken worden bijvoorbeeld altijd in de standaardcategorie aangemaakt, behalve bij maatwerk.
Het gebruik van meerdere categorieën binnen één objectklasse heeft verschillende doelen. De belangrijkste zijn:
Verschillende pagina’s voor dezelfde objectklasse
Objecten van dezelfde klasse, zoals Area, kunnen verschillende gegevens vereisen. Met categorieën kun je verschillende pagina’s gebruiken. Voor ‘Meeting room’ zijn capaciteit en reserveerbaarheid relevant. Voor ‘Floor’ niet; deze velden zijn daarom niet zichtbaar op de pagina voor die categorie.
Verschillende workflowprocessen
Aan verschillende categorieën kun je verschillende workflows koppelen. Objecten van dezelfde klasse, zoals facturen, kunnen afhankelijk van hun categorie een ander proces nodig hebben. Een uitgaande factuur volgt een ander proces dan een inkomende factuur. Verschillende workflows kunnen verschillende taken bevatten die door andere gebruikers worden uitgevoerd.
Filteren bij zoeken en rapporteren
Gebruikers kunnen op specifieke velden filteren, waaronder soms de categorie, in uitgebreide zoekschermen en rapporten. Filter bijvoorbeeld op assets van de categorie ‘Laptops’ voor een overzicht van alle gebruikte laptops. De categorie werkt hierbij als een label.
Categorieën kunnen ook worden gebruikt voor maatwerk. Voor de meeste objectklassen kun je via maatwerk eigen categorieën aanmaken.
Hieronder staat een korte beschrijving van maatwerk met categorieën. Zie voor meer informatie de betreffende artikelen in Maatwerk
- Een ander sjabloon per categorie gebruiken: Je kunt een sjabloon aan een categorie koppelen om velden vooraf in te vullen bij het aanmaken van een object. Bij een nieuw verzoek in een eigen categorie kan het veld ‘concerns’ (servicetype) bijvoorbeeld automatisch een specifiek servicetype krijgen.
- Verschillende autorisaties: Met categorieën kan een beheerder via maatwerk verschillende autorisaties instellen. Een eigen contractcategorie kan bijvoorbeeld zo worden ingesteld dat slechts een deel van de contractbeheerders de contracten in die categorie mag bekijken of wijzigen.