Module voor correctieve werkopdrachten

• 1. Waar gaat deze module over
  • 1.1 Servicegroepen
  • 1.2 Servicetypen
  • 1.3 Kostenposten
  • 1.4 Voorkeursleveranciers
  • 1.5 Service Level Agreements (SLA)
  • 1.6 Offerteproces (offertes)
  • 1.7 Machtigingsgoedkeuring
  • 1.8 Planbord
  • 1.9 Leverancierstoegang
  • 1.10 Workflowproces voor correctieve werkopdrachten
  • 1.11 Andere relevante opties
• 2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden
• 3. Algemene instellingen van de module voor correctieve werkopdrachten
• 4. Aanvullende informatie over deze module

1. Waar gaat deze module over

De module voor correctieve werkopdrachten in Asset helpt serviceteams bij het aanmaken en beheren van werkopdrachten op basis van gebruikersverzoeken. Deze werkopdrachten kunnen worden toegewezen aan interne of externe aannemers om de problemen op te lossen.

Als bijvoorbeeld een toilet defect is en lekt, kan de facilitaire servicegroep mogelijk niet in staat zijn om dit te repareren. In dat geval kan een werkopdracht worden aangemaakt voor een externe aannemer, zoals een loodgieter, om de reparatie uit te voeren of een nieuw toilet te installeren. De aannemer kan de kosten registreren en de werkopdrachten kunnen achteraf intern worden beoordeeld.

In de volgende onderdelen worden enkele kernconcepten van deze module uitgebreider beschreven:

1.1 Servicegroepen

Net als bij verzoeken zijn servicegroepen ook van toepassing op correctieve werkopdrachten. De servicegroep van het verzoek en de intern verantwoordelijke gebruiker worden automatisch overgenomen in de correctieve werkopdracht. De verantwoordelijke gebruiker kan de werkopdracht plannen en handmatig doorsturen naar de betreffende aannemer.

Meer informatie over servicegroepen vindt u via de module Verzoeken.

1.2 Servicetypen

Het servicetype dat in het verzoek is geselecteerd, kan ook van invloed zijn op het gedrag van de correctieve werkopdracht. Per servicetype kan worden bepaald of een correctieve werkopdracht automatisch wordt aangemaakt, toegewezen en verzonden naar de betreffende aannemer op basis van de rol van de voorkeursleverancier.

Bijvoorbeeld:

• Gebouw: Spacewell Arnhem
• Leverancier X is de voorkeursleverancier voor Spacewell Arnhem met de rol ‘Toegangscontrole’

Servicetype: ‘Defecte hoofdingang’

• Correctieve werkopdracht automatisch aanmaken: Ja
• Servicegroep van werkopdracht: Facilitair
• Rol: ‘Toegangscontrole’
• Werkopdracht automatisch verzenden: Ja

Zodra een verzoek met gebouw ‘Spacewell Arnhem’ en het servicetype ‘Defecte hoofdingang’ wordt ingediend, wordt automatisch een correctieve werkopdracht aangemaakt, toegewezen aan de servicegroep ‘Facilitair’, toegewezen aan aannemer ‘Leverancier X’ en automatisch naar de aannemer verzonden.

Omdat er geen handmatige acties nodig zijn, kan er, als een werkopdracht via deze route automatisch wordt aangemaakt, een opmerking vooraf worden gedefinieerd. Ook kan in het servicetype een standaardkostenpost (catalogusitem) worden ingesteld, die automatisch aan de werkopdracht wordt toegevoegd. Een standaardkostenpost kan relevant zijn als er prijsafspraken zijn gemaakt voor specifieke soorten werkzaamheden (bijvoorbeeld ‘Een container legen’) en de standaardprijs (geplande prijs) automatisch kan worden opgenomen.

Meer informatie over servicetypen vindt u via de module Verzoeken.

1.3 Kostenposten

In tegenstelling tot bij verzoeken is het bij correctieve werkopdrachten mogelijk om kostenposten te registreren. Kostenposten (werkopdrachtitems) kunnen algemeen zijn of gebaseerd zijn op catalogusitems (dit moet worden ingeschakeld via ‘Module-instellingen’ → ‘Correctieve werkopdrachten’ → ‘Catalogusitems gebruiken in correctieve werkopdrachten’). Het is ook mogelijk om kostenposten op basis van voorraaditems toe te voegen, maar in dat geval moet de module ‘Voorraadbeheer’ zijn ingeschakeld. Meer informatie over voorraadbeheer vindt u in de module Voorraadbeheer.

Voordat de werkopdracht aan een aannemer wordt toegewezen, kunnen werkopdrachtitems worden toegevoegd om de geschatte kosten voor het uitvoeren van de werkopdracht te registreren. Als de gebruiker een algemeen werkopdrachtitem aanmaakt, kunnen de beschrijving, geplande hoeveelheid, prijs en het btw-tarief handmatig worden ingevoerd. Als de gebruiker een werkopdrachtitem toevoegt op basis van een catalogusitem, worden de naam van het catalogusitem, de referentie van de leverancier en de inkoopprijs automatisch overgenomen in het werkopdrachtitem. Catalogusitems die in werkopdrachten worden gebruikt, kunnen hulpmiddelen of apparatuur zijn die eerst moeten worden aangeschaft, zoals rubberen handschoenen, spijkers enzovoort.

De geplande hoeveelheid en prijs van de werkopdrachtitems worden gebruikt om de geschatte kosten te bepalen. Zodra de werkopdracht door de aannemer in behandeling is genomen, kunnen de werkelijke hoeveelheid en prijs afwijken en worden geregistreerd. De werkelijke hoeveelheid en prijs bepalen uiteindelijk de werkelijke kosten van de werkopdracht. Inzichten in de geplande en werkelijke kosten van werkopdrachten kunnen van invloed zijn op toekomstige kostenramingen of op de aannemers die worden gebruikt, bijvoorbeeld als de geplande kosten veel lager zijn dan de werkelijke kosten.

1.4 Voorkeursleveranciers

Door gebruik te maken van voorkeursleveranciers kunnen verzoeken en correctieve werkopdrachten automatisch worden toegewezen aan een voorkeursleverancier op basis van de rol die is opgegeven in het aan het verzoek gekoppelde servicetype.

Meer informatie over voorkeursleveranciers vindt u in: Voorkeursleveranciers.

Meer informatie over verzoeken en servicetypen vindt u in: module Verzoeken.

1.5 Service Level Agreements (SLA)

Meer informatie over SLA’s in verzoeken en correctieve werkopdrachten vindt u via Service Level Agreements voor verzoeken en correctieve werkopdrachten.

1.6 Offerteproces (offertes)

Als niet duidelijk is aan welke aannemer de correctieve werkopdracht moet worden toegewezen, kan er een offerteproces worden aangemaakt om de juiste aannemer te vinden. Via een offerteproces kunnen bij meerdere leveranciers offertes worden opgevraagd.

Offerteprocessen worden gebruikt als er geen voorkeursleveranciers zijn of als er veel leveranciers zijn om uit te kiezen. Een offerteproces is een goede manier om de leverancier te vinden met de beste prijs, de snelste reactie om het werk zo vroeg mogelijk uit te voeren enzovoort. Het gaat hierbij om de leverancier die het beste past bij het werk dat in de correctieve werkopdracht moet worden uitgevoerd.

Een offerteproces kan in Asset rechtstreeks vanuit een correctieve werkopdracht worden aangemaakt, of volledig buiten de applicatie worden uitgevoerd.

Via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Algemene instellingen voor werkopdrachten’ → ‘Offerteproces via afzonderlijke workflow’ kan de instelling op Ja worden gezet als het offerteproces in Asset wordt uitgevoerd. In dat geval gaat de correctieve werkopdracht bij het aanmaken van een offerteproces vanuit de correctieve werkopdracht naar de status ‘Offerteproces’ en wordt deze automatisch voortgezet zodra een van de offertes is geaccepteerd. De leverancier van de geaccepteerde offerte wordt automatisch aan de correctieve werkopdracht toegewezen.

Als het offerteproces buiten Asset wordt uitgevoerd, wordt de correctieve werkopdracht ook naar de status ‘Offerte(s) aanvragen’ verplaatst. De correctieve werkopdracht moet handmatig worden doorgestuurd naar de gekozen aannemer op basis van het offerteproces dat buiten de applicatie is uitgevoerd (bijvoorbeeld uitsluitend via e-mail).

Offerteprocessen kunnen ook afzonderlijk worden aangemaakt en niet alleen binnen een correctieve werkopdracht. Meer informatie over het proces vindt u in: module Offerteproces (offertes).

1.7 Machtigingsgoedkeuring

In het proces van een correctieve werkopdracht kan een stap voor machtigingsgoedkeuring worden toegevoegd. Een machtigingsgoedkeuring is een stap in de workflow waarin een specifieke bevoegde gebruiker of een gebruiker met een specifieke systeemgroep het totale bedrag van de werkopdracht moet controleren en de werkopdracht kan goedkeuren of afwijzen voordat deze naar een aannemer wordt doorgestuurd. De stap voor machtigingsgoedkeuring voorkomt dat werkopdrachten met een (onbevoegd) hoog totaalbedrag worden aangemaakt en naar aannemers worden verzonden.

Machtigingsgoedkeuring kan worden ingeschakeld via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Correctieve werkopdrachten’ → ‘Machtigingsgoedkeuring correctieve werkopdrachten’:

Opties voor machtigingsgoedkeuring:

Door manager (op basis van persoonlijk machtigingsbedrag):

Als de machtigingsgoedkeuring wordt uitgevoerd op basis van een persoonlijk (maximaal) machtigingsbedrag, wordt de optie ‘door manager’ gebruikt. Iedere gebruiker die correctieve werkopdrachten aanmaakt, heeft een persoonlijk machtigingsbedrag en kan correctieve werkopdrachten goedkeuren tot het maximale totaalbedrag dat overeenkomt met het persoonlijke machtigingsbedrag.

Als het totale bedrag van de correctieve werkopdracht hoger is dan het persoonlijke machtigingsbedrag van de gebruiker, moet de manager van de gebruiker de correctieve werkopdracht vervolgens goedkeuren. Als het totale bedrag van de correctieve werkopdracht ook hoger is dan het persoonlijke machtigingsbedrag van de manager, moet de volgende manager de correctieve werkopdracht goedkeuren totdat het persoonlijke machtigingsbedrag toereikend is.

Om machtigingsgoedkeuring door een manager te gebruiken, moeten alle toepasselijke gebruikers die correctieve werkopdrachten aanmaken een manager en een persoonlijk machtigingsbedrag hebben. Registreer dezelfde informatie ook voor iedere manager. De manager en het persoonlijke machtigingsbedrag kunnen worden geregistreerd op de contactpagina van de gebruiker.

Als het totale bedrag van de correctieve werkopdracht hoger is dan het persoonlijke bedrag van de gebruiker, is de manager van de gebruiker de volgende gebruiker die de correctieve werkopdracht moet goedkeuren, totdat het machtigingsbedrag van de goedkeurder hoger is dan het totale bedrag van de correctieve werkopdracht.

Door een specifieke groep (vanaf een specifiek bedrag):

Als de machtigingsgoedkeuring altijd door specifieke gebruikers of een specifieke afdeling wordt uitgevoerd, kan een systeemgroep worden toegevoegd om de machtigingsgoedkeuring af te handelen en het totale bedrag van de correctieve werkopdracht goed te keuren. Als het totale bedrag van de correctieve werkopdracht alleen moet worden goedgekeurd als het een bepaald bedrag overschrijdt, is het ook mogelijk om het bedrag te registreren vanaf wanneer de machtigingsgoedkeuring door de specifieke systeemgroep van toepassing is.

Om machtigingsgoedkeuring door een specifieke systeemgroep te gebruiken, registreert u deze systeemgroep via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Correctieve werkopdrachten’ → ‘Groep voor machtigingsgoedkeuring’.

Om het bedrag op te geven vanaf wanneer de machtigingsgoedkeuring van toepassing is, registreert u dit via ‘Module-instellingen’ → ‘Onderhoud’ → ‘Correctieve werkopdrachten’ → ‘Machtigingsgoedkeuring vanaf bedrag’. Als deze instelling op 0 is ingesteld, is de machtigingsgoedkeuring altijd van toepassing.

Afhankelijk van servicetype:

Als de machtigingsgoedkeuring per servicetype wordt bepaald, kan de machtigingsgoedkeuring afzonderlijk worden geconfigureerd in elk servicetype waarop deze van toepassing is.

Beide hierboven genoemde opties voor machtigingsgoedkeuring kunnen ook op het niveau van het servicetype worden geconfigureerd.

1.8 Planbord

De module voor correctieve werkopdrachten heeft ook een planbordoptie. Reeds geplande correctieve werkopdrachten kunnen worden geraadpleegd in een kalenderweergave (dagelijks, wekelijks en maandelijks) en nog niet toegewezen correctieve werkopdrachten kunnen via het planbord aan aannemers worden toegewezen. Meer informatie over het planbord vindt u in: Planbord voor werkopdrachten.

1.9 Leverancierstoegang

Nadat de correctieve werkopdracht naar de (interne of externe) aannemer is doorgestuurd, moet de werkopdracht door de interne of externe aannemer worden afgehandeld. Als de aannemer geen gebruikersaccount in Asset heeft om de werkopdracht af te handelen, wordt de verantwoordelijke servicegroep of de werkopdracht toegewezen om de werkopdracht namens de aannemer af te handelen.

Als de aannemer een gebruiker in de applicatie heeft, moet de aannemer de werkopdracht zelf afhandelen. Leverancierstoegang kan worden ingeschakeld om aannemers een gebruiksvriendelijk overzicht te bieden van alle af te handelen werkopdrachten.

Meer informatie over leverancierstoegang vindt u in: Leverancierstoegang.

1.10 Workflowproces voor correctieve werkopdrachten

In het volgende onderdeel wordt de workflow van een correctieve werkopdracht op hoofdlijnen beschreven. Raadpleeg voor een gedetailleerde beschrijving de gebruikershandleiding Module voor correctieve werkopdrachten voor (eind)gebruikers.

Een correctieve werkopdracht aanmaken
Een nieuwe correctieve werkopdracht kan handmatig vanuit een verzoek worden aangemaakt (als correctieve werkopdrachten in het algemeen of voor dit servicetype zijn ingeschakeld), of de correctieve werkopdracht kan automatisch worden aangemaakt op basis van de instellingen van het servicetype. Veel velden worden automatisch overgenomen uit het verzoek (onderwerp, beschrijving, servicegroep, interne verantwoordelijke enzovoort). De gebruiker kan algemene items, catalogusitems en/of voorraaditems toevoegen (afhankelijk van de instellingen), met geplande hoeveelheden en prijzen.

Correctieve werkopdracht indienen of rechtstreeks doorsturen
Nadat de correctieve werkopdracht volledig is ingevuld, kan de werkopdracht worden ingediend of rechtstreeks naar de aannemer worden doorgestuurd.

• Als de aannemer bij het aanmaken van de werkopdracht nog niet is bepaald, kan de werkopdracht worden ingediend. De aannemer kan tijdens de volgende stap handmatig of via een offerteproces aan de werkopdracht worden gekoppeld.
• Als de aannemer bij het aanmaken van de werkopdracht automatisch via voorkeursleveranciers wordt bepaald, kan de werkopdracht rechtstreeks naar de aannemer worden doorgestuurd.

Optioneel: Offerteproces starten
Er kan een offerteproces worden gestart als een aannemer moet worden geselecteerd uit een lijst met potentiële aannemers. Het offerteproces kan een nieuw proces in Asset zijn of volledig buiten de applicatie worden uitgevoerd. De aannemer met de beste offerte kan worden geselecteerd en aan de werkopdracht worden toegewezen.

Optioneel: Machtigingsgoedkeuring
Als machtigingsgoedkeuring van toepassing is, moet de goedkeurder van de machtiging het totale bedrag van de werkopdracht goedkeuren of afwijzen voordat de werkopdracht naar de aannemer wordt verzonden.

Correctieve werkopdracht in behandeling
De correctieve werkopdracht is in behandeling en de aannemer moet het in de werkopdracht beschreven werk uitvoeren. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkopdracht rechtstreeks in de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, moet de interne verantwoordelijke de werkopdracht namens de aannemer afhandelen. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die tijdens de afhandeling van de correctieve werkopdracht worden gebruikt, kunnen worden geregistreerd.

Optioneel: Intrekken of opnieuw plannen

Als een correctieve werkopdracht in behandeling is maar naar een andere datum moet worden verplaatst, kan de interne verantwoordelijke de werkopdracht opnieuw plannen en deze opnieuw naar de aannemer doorsturen. Als de correctieve werkopdracht aan een andere interne verantwoordelijke moet worden toegewezen, kan de correctieve werkopdracht worden ingetrokken en opnieuw aan de volledige servicegroep worden toegewezen, zodat deze kan worden opgepakt en aan een aannemer kan worden toegewezen.

Werk beëindigen en beoordelen

Nadat de werkopdracht is afgehandeld, kan de interne verantwoordelijke het uitgevoerde werk beoordelen. De beoordeling kan ook automatisch worden uitgevoerd (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afwijst, gaat de werkopdracht terug naar de aannemer met aanvullende informatie over de afwijzing. De aannemer moet het werk opnieuw afhandelen.

Optioneel: Financiële administratie
Als het uitgevoerde werk is goedgekeurd, kan de financiële administratie rond deze werkopdracht als taak in de workflow worden uitgevoerd (afhankelijk van de instelling). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.

1.11 Andere relevante opties

Financiële administratie

Via een algemene instelling voor werkopdrachten kan een stap ‘Financiële administratie’ aan de workflow worden toegevoegd (die van toepassing is op correctieve, preventieve en LTMP-werkopdrachten). Zodra de facturen van de aannemer zijn verwerkt (gecontroleerd en betaald), kan de correctieve werkopdracht handmatig worden gesloten. Binnenkomende facturen kunnen ook automatisch worden gekoppeld en de correctieve werkopdracht kan automatisch worden gesloten zodra de bijbehorende binnenkomende facturen zijn verwerkt. Meer informatie over binnenkomende facturen vindt u in: Binnenkomende facturen

2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden

Workflows kunnen automatisch e-mails verzenden nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of nadat een workflow gedurende een bepaalde tijd een bepaalde status heeft gehad. De standaard-e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow-e-mails vindt u in Workflow-e-mails.

Voor de module voor correctieve werkopdrachten vindt u een overzicht van de standaard workflow-e-mails in de gebruikershandleiding: Workflow-e-mails voor correctieve werkopdrachten

3. Algemene instellingen van de module voor correctieve werkopdrachten

Ga naar Module-instellingen → tabblad correctieve werkopdracht om naar alle algemene modelinstellingen voor correctieve werkopdrachten te navigeren. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie over een specifieke instelling:

4. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module voor correctieve werkopdrachten vindt u in de volgende gerelateerde artikelen:

• Raadpleeg voor een gebruikershandleiding voor (eind)gebruikers: Module voor correctieve werkopdrachten voor (eind)gebruikers
• Raadpleeg voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (waaronder hoe u de module inschakelt, welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over de startpagina en opties van het navigatiemenu): Activering en informatie over de module voor correctieve werkopdrachten