Gebruikers beheren

• Gebruikers activeren en deactiveren
• Wachtwoord resetten
• Overschakelen naar een specifieke gebruiker
• Archiveren
• Anonimiseren
• Taken
• Partnergebruikers

Gebruikers activeren en deactiveren

In Asset kunnen gebruikers worden geactiveerd of gedeactiveerd. Wanneer een gebruiker actief is, kan deze inloggen. Gedeactiveerde gebruikers hebben geen toegang tot de applicatie. Het deactiveren van gebruikers is essentieel om ongeautoriseerde toegang te voorkomen van personen die geen toegang meer nodig hebben.

Een gebruiker kan op de volgende manieren worden gedeactiveerd:

• Handmatig deactiveren: Dit kan worden gedaan door de systeembeheerder* of de gebruikersbeheerder via de pagina van de gebruiker.
• Automatisch deactiveren: Gebruikers kunnen onder bepaalde omstandigheden automatisch worden gedeactiveerd:
  • Als de gebruiker drie keer een onjuist wachtwoord invoert.
  • Als de vervaldatum van de gebruiker is bereikt.

Neem contact op met de systeembeheerder of gebruikersbeheerder om een gebruiker (opnieuw) te activeren. Zij zijn bevoegd om gebruikers indien nodig opnieuw te activeren.

Wachtwoord resetten

De onderstaande tekst is alleen van toepassing als de gebruiker niet inlogt via SSO Gebruikers aanmaken

Wachtwoord vergeten:

Gebruikers kunnen de optie 'Wachtwoord vergeten' op het inlogscherm gebruiken als ze hun wachtwoord zijn vergeten. De gebruiker moet de gebruikersnaam en het bijbehorende e-mailadres opgeven. Vervolgens ontvangt de gebruiker een e-mail met instructies om een nieuw wachtwoord in te stellen. De e-mail bevat een verificatietoken dat op het scherm 'Wachtwoord vergeten' moet worden ingevoerd om een nieuw wachtwoord op te geven.

Handmatig resetten door de gebruiker:

Als de gebruiker is ingelogd, kan deze het wachtwoord handmatig wijzigen via de gebruikersinstellingen. Door op de knop 'Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen' op de gebruikerspagina te klikken, kan de gebruiker het huidige wachtwoord invoeren en vervolgens een nieuw wachtwoord instellen (dat twee keer moet worden bevestigd).

Handmatig resetten door een systeembeheerder of gebruikersbeheerder:

De systeembeheerder of gebruikersbeheerder kan ook een nieuw wachtwoord aan een gebruiker verstrekken. Door op de knop ‘Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen' op de gebruikerspagina te klikken, kunnen zij de optie 'Nieuw wachtwoord naar gebruiker e-mailen' selecteren. Hierdoor ontvangt de gebruiker een e-mail met een nieuw gegenereerd wachtwoord.

Overschakelen naar een specifieke gebruiker

Een systeembeheerder kan overschakelen naar een specifieke gebruiker. Dit kan via de gebruikerspagina. Klik op de knop 'Overschakelen naar de momenteel weergegeven gebruiker' om naar een specifieke gebruiker over te schakelen.

Deze functie wordt vaak gebruikt voor testdoeleinden en om onder andere te controleren of de gebruiker de juiste toegangsrechten heeft.

Wanneer de systeembeheerder overschakelt naar een bepaalde gebruiker en acties of taken uitvoert, worden in het logboek altijd de gegevens van de systeembeheerder weergegeven en niet die van de gebruiker naar wie de systeembeheerder is overgeschakeld.

Om terug te schakelen naar de gebruiker van de beheerder, gaat u als gebruiker opnieuw naar het gebruikersprofiel en gebruikt u de functie ‘Naar een andere gebruiker overschakelen’ om de gebruiker van de beheerder opnieuw te selecteren.

Archiveren

Als een gebruiker geen toegang tot de applicatie meer nodig heeft, kan de gebruiker worden gearchiveerd door de systeembeheerder of de gebruikersbeheerder.

Door een gebruiker te archiveren komt diens gebruikerslicentie vrij, zodat deze aan een nieuwe gebruiker kan worden toegewezen.

Een gearchiveerde gebruiker kan niet meer worden geselecteerd in verschillende selectievelden. Het gekoppelde contact dat aan de gearchiveerde gebruiker is gekoppeld, wordt echter nog steeds weergegeven in alle relevante rapporten met historische gegevens.

Anonimiseren

Raadpleeg Gegevens anonimiseren voor meer informatie over het anonimiseren van gegevens.

Taken

Taken zijn specifieke stappen of acties binnen workflows die gebruikers moeten uitvoeren, zoals het indienen van een verzoek of het goedkeuren van een werkopdracht.

Ga naar de pagina van een gebruiker en klik op de knop 'Taken' om de aan een bepaalde gebruiker toegewezen taken te bekijken. Hiermee worden alle actieve taken weergegeven die aan die gebruiker zijn toegewezen. U kunt filters gebruiken om de weergegeven taken te beperken door criteria op te geven, zoals een specifiek object of een bepaalde periode.

Workflowtaken worden automatisch gegenereerd voor relevante gebruikers wanneer de taak actief wordt. Als er echter een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt en een gebruikersprofiel wordt toegewezen, ontvangt deze niet automatisch taken voor alle actieve workflows op basis van diens systeemgroepen.

Om taken voor een nieuwe gebruiker te genereren op basis van diens systeemgroepen, klikt u op de knop 'Taken vernieuwen' op de gebruikerspagina. Hierdoor worden taken gegenereerd voor alle actieve workflows die aan de toegewezen systeemgroepen van de gebruiker zijn gekoppeld.

Partnergebruikers

Partnergebruikers zijn ook gebruikers binnen de applicatie (maar bij wie de instelling ‘Partner user’ op de gebruikerspagina op ja staat) die specifiek zijn aangewezen voor implementatieconsultants van Spacewell of partners. In tegenstelling tot reguliere gebruikers nemen deze partnergebruikers geen gebruikerslicentie in beslag die aan de klant beschikbaar is gesteld.

Ga voor meer gedetailleerde informatie over partnergebruikers naar: Partnergebruikers (Opmerking: toegang is beperkt tot medewerkers van Spacewell)