Handmatig aanmaken
Gebruikers kunnen worden geïmporteerd, automatisch geprovisioneerd of handmatig gemaakt. SystemUser wordt niet zelfstandig aangemaakt maar vanuit een bestaand persoon- of organisatiecontact.
Niet elk contact heeft toegang nodig of wordt automatisch gebruiker, vanwege licentiekosten. Een leverancier kan alleen e-mails ontvangen terwijl de servicedesk systeemtaken uitvoert.
Maak voor handmatige aanmaak eerst een contact en schakel toegang in. Dit genereert een gekoppelde SystemUser. Contactgegevens zoals e-mail worden gebruikt voor inloggegevens.
Op een contact verschijnt Enable Access of Open User als al een account bestaat:
Alleen beheerders of gebruikersbeheerders zien deze opties.
Basisinstellingen
Na inschakelen verschijnt de nieuwe gebruiker:
Verschillende instellingen worden automatisch bepaald:
- Username: Username format onder Module settings → Masterdata → Users bepaalt de naam. Change username/password wijzigt deze.
- Default System group and Profile: Standaardgroepen en -profielen uit Users worden toegewezen. Ze bepalen toegang; zonder deze kan de gebruiker niet inloggen. Zie Gebruikers autoriseren
- Language: De gebruikerstaal is die van het contact, bepaald door de organisatie van degene die het contact aanmaakt.
- User License: De standaardlicentie komt uit Users. Wijzig via User Licenses. Zie Gebruikerslicenties . Alleen beschikbare licenties kunnen worden gekozen.
Zie overige basisinstellingen: Persoonlijke instellingen
Aanvullende instellingen
Settings bevat gedrag voor CSV/PDF-export, interface, debugging en beveiliging.
Standaardwaarden zoals CSV Field delimiter worden uit de klantinstellingen overgenomen en kunnen worden aangepast.
Debug access en Debug ondersteunen foutonderzoek.
Een beheerder kan deze inschakelen voordat die naar de gebruiker overschakelt. Schakel ze na onderzoek weer uit.
- Debug access: toont rechtsboven Access log voor rechten van functies, objecten en onderdelen op het scherm.
- Debug: toont uitgevoerde scripts en echo-informatie in een loggedeelte.
Een echo is scripttekst die tijdens uitvoering informatie over de logica aan de onderzoeker toont.
Inloggegevens e-mailen
Na correcte inrichting kunnen deze gegevens worden verzonden:
- Username: De gebruikersnaam op de pagina.
- Password: Automatisch gegenereerd; een vast wachtwoord zoals welcome2024 is niet instelbaar. Algemene instellingen bepalen eisen en wijziging bij eerste login. Zie Algemene wachtwoordvereisten .
- Login URL: De klantspecifieke URL uit Client settings → Authentication → Login.
Drie verzendmogelijkheden:
- Email to user: Via Change username/password → Email new password to user naar het gekoppelde contact.
- Email to yourself: Via Email new password to myself naar je eigen account, bijvoorbeeld wanneer je het gegenereerde wachtwoord wilt wijzigen.
- Scheduled Email: Plan voor één of meer gebruikers een datum, bijvoorbeeld livegang. Open Users op het beheerdersstartboard, selecteer gebruikers en gebruik Set password send date for selected users.
Single Sign-On
Bij SSO zijn geen inloggegevens nodig omdat gebruikers via hun identiteitsprovider, zoals Office 365, aanmelden. Andere instellingen gelden; zie SSO configuration for WPM (DOUBLE TO BE DELETED) voor meer informatie.
Automatisch aanmaken
Handmatige aanmaak kan veel werk zijn. De gebruikelijke automatische mogelijkheden:
Standaardimport via Excel
Importeer gebruikers via een sjabloon. Zie: Standaardimports.
Standaardmedewerkersinterfaces
Bij grote klanten en personeelswijzigingen voorkomt een standaardinterface veel handmatig accountbeheer.
Koppel de medewerkersapplicatie, zoals Okta of Azure, om via directorygegevens accounts automatisch aan te maken en archiveren. Zie: Gebruikersauthenticatie
Maatwerkinterfaces
Een SFTP-interface importeert bestanden automatisch vanaf FTP voor medewerkersbeheer. Zie: SFTP-import en -export instellen
Via Workplace Experience
Aanmelding op de Workplace App kan automatisch een contact en SystemUser aanmaken.
Zie de algemene handleiding voor gebruikersaanmaak: Gebruikers en groepen